事業單位檔案管理規范化的對策研究

[摘 要]檔案管理工作在事業單位中普遍存在，一般而言檔案管理工作主要是對事業單位內部人員的檔案進行統一的收集與整合，以方便事業單位對企業內部人員的控制與管理。事業單位檔案規范化建設首先要完善管理制度，然后要強化責任意識和執行意識，才能不斷提高規范化水平。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；規范化

檔案管理是事業單位管理工作中的組成部分，就目前我國事業單位檔案管理的情況來看其在規范化方面存在一定的不足，因此如何有效的促進事業單位檔案規范化建設一直是有關事業單位需要不斷努力攻克的問題。在對事業單位檔案進行規范化建設的過程中，事業單位應積極的從多個方面入手，結合事業單位檔案管理的實際情況進行合理的規劃。這對于促進事業單位檔案管理的規范化，提高事業單位內部管理質量都有著重要的意義。

一、完善管理制度，建立網絡系統

檔案管理工作在事業單位中普遍存在，一般而言檔案管理工作主要是對事業單位內部人員的檔案進行統一的收集與整合，以方便事業單位對企業內部人員的控制與管理。在進行事業單位檔案規范化建設的過程中建立起有效的管理制度是關鍵，具體而言包括以下幾個方面：（1）完善管理制度。檔案管理工作在事業單位中一般缺乏有效的發展空間，很少有事業單位會關注單位內部檔案管理制度的創新與完善，因此大部分事業單位的檔案管理工作在制度上都存在缺失。鑒于此，有關工作人員應積極的對事業單位檔案管理制度進行一定的完善，使得有關工作人員可以在制度的規范下進行具體的工作。這是事業單位檔案規范化建設的基礎。（2）建立網絡系統。隨著現代科技的發展，網絡技術也融入到了社會生活的方方面面。因此在進行檔案管理的過程中，有關人員也應將網絡技術應用其中建立起有效的網絡檔案管理體系，將檔案管理部門與單位其他管理部分有機的聯系到一起，提高事業單位檔案管理與應用的效率。

二、搞好管理分類，做好檔案歸檔

檔案在進行管理的過程中要進行一系列的工作，而檔案分類是其中最主要的工作之一。在實際的工作過程中有關工作人員應搞好檔案的分類管理，做好檔案的歸檔工作。檔案的分類管理一般要按照檔案的內容，檔案的先后順序，檔案的實際情況等進行分類，這些分類有利于檔案的查詢，對于檔案的提取與應用有著一定的幫助作用。因此在進行檔案分類的過程中，有關人員應對檔案的分類進行嚴格的規定，并采取科學的分類方法確定具體的檔案類型。除了檔案的分類外，檔案的歸檔也是檔案管理中的重要環節。因此為了保障檔案歸檔的質量，防止檔案在借閱的過程中丟失，有關事業單位應針對檔案的歸檔建立起有效的規章制度，以明確檔案調取與歸檔的程序，減少檔案歸檔過程中問題的出現。

三、嚴格檔案整理，堅持科學管理

檔案在進行存放的過程中，要進行一定的整理針對不同的需要對檔案的存放地點，存放方式等進行更改，同時還要對一些受損檔案進行修復，對一些過期檔案進行集中處理。因此為了有效的搞好檔案的整理工作，有關工作人員應嚴格檔案整理工作，對檔案管理工作進行細化，針對檔案管理工作中出現的問題進行有效的修正，采用更加科學的方式進行檔案的管理。并針對檔案的重要程度以及檔案的時間順序等進行合理的整理。

四、加強法律宣傳，搞好保密工作

檔案中涉及到了事業單位工作人員的各項隱私信息，因此事業單位在對檔案進行管理的過程中，應對檔案的管理工作給予足夠的重視，避免因檔案管理不善而造成事業單位員工隱私信息外泄的情況。首先，事業單位應加強法律的宣傳，使得檔案管理人員可以對檔案管理的重要性產生認識，提高檔案管理的規范程度。其次，檔案管理人員應在檔案保密工作上下工夫，制定出有效的檔案保密條款，對于檔案的取閱，檔案信息的公布等進行嚴格的控制，以此減少檔案信息外泄的情況。最后，有關檔案管理人員在對檔案進行銷毀的過程中，應保障銷毀的徹底性，要在多人監督的情況下進行粉碎銷毀或者燃燒銷毀，杜絕一切可能造成檔案信息外流的機會。

五、完善檔案室建設，注重服務質量

紙質檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時由于紙質檔案容易受到外界因素影響，經常會產生發霉，受潮的現象。因此有關事業單位應對檔案的存放地點進行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設，避免檔案因存放不當造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質量有著密切的關系，因此有關檔案管理人員應積極的學習檔案管理知識，吸取周圍工作人員的工作經驗，注重提高服務的質量，使得事業單位檔案管理工作可以取得長足的進步。

六、建立電子檔案，實現信息管理

紙質的檔案在存放以及查閱等方面都存在著一定的局限性，因此隨著現代科技的發展，建立電子檔案成為了事業單位檔案管理的主要工作。在進行工在的過程中，有關管理人員通過信息錄入的方式，將紙質檔案轉化為電子檔案存放在計算機中，并利用網絡技術與各部分進行連通，方便各部分的查閱，有效的提高了檔案管理工作的速度，促進了事業單位檔案規范化建設的進程。

七、總結

綜上所述，事業單位檔案規范化建設應從事業單位工作實際出發，結合現代思想理念，將檔案管理向著科學化，合理化的方向推進，通過加強檔案管理，完善保密制度，建立電子檔案等方式，使事業單位檔案管理工作可以更加的高效，便捷，符合現代社會發展的需要，促進事業單位檔案管理質量的提高。

參考文獻：

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作者簡介：李潔華（1963-），女，漢，廣西容縣人，館員，主要從事檔案管理工作