機關檔案登記工作的基本形式探討

李茉

[摘 要]機關檔案登記就是對檔案的收進、移出以及整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用等情況，通過簿冊、單等形式加以記載，以揭示其過程、現狀和變化的檔案統計調查方法。檔案登記工作就是對檔案管理活動中所有重要的事實、行為和數據進行隨時隨地記錄的一項工作。其內容總體上可分為檔案狀況登記和檔案工作登記兩部分。

[關鍵詞]機關檔案；登記工作；基本形式

一、機關檔案狀況登記

機關檔案狀況一般可分解為檔案的數量、存在與保管狀態(tài)及其變化情況三個基本方面。對檔案數量、存在與保管狀態(tài)及其變化情況進行登記的具體形式主要有以下幾種。

（一）卷內文件目錄和案卷目錄

卷內文件目錄是對卷內文件按順序進行的登記。它是檔案管理工作中的一種編目，同時又對卷內文件起著固定順序和統計數量的作用。案卷目錄是登記每一案卷標題及卷內文件的起止日期、保管期限的簿冊，是統計已整理編目檔案的基礎材料。

（二）檔案收進登記簿

收進登記簿是檔案館記載檔案增長情況的一種總登記冊。基本登記方法是以收進檔案的次數為單位進行登記，即每收進一批檔案，無論其數量及全宗所屬情況如何，都要在收進登記簿上登記為一個條目，主要登記項目有收到日期、移交機關、移交數據、全宗名稱、檔案所屬年度、檔案數量、檔案狀況、全宗號等。

（三）全宗名冊

全宗名冊是登記檔案館所保存的每一個全宗的名冊。它是檔案館登記全宗和固定全宗排列順序及共號數所用的一種工具。主要登記項目有全宗號、全宗初次入館日期、全宗名稱、卷宗移出說明等。

（四）全宗卡片

全宗卡片是檔案行政管理部門要求檔案館報道的一種登記形式。目的是為了隨時掌握各檔案館所存檔案全宗的基本情況。登記項目主要有：檔案館名稱；全宗名稱及其塵化情況；立檔單位的性質及主要職能；全宗初次入館日期、檔案數量及統計日期等。

（五）檔案成分和數量變化情況報道表

它是檔案館按要求向檔案行政管理部門報道的一種檔案登記形式，旨在隨時報告所管檔案（以全宗為單位）的變化情況。檔案行政管理部門根據其報道內容.隨時在全宗卡片上進行補充登記。主要登記項目有全宗號、全宗名稱、新收進和調出檔案情況、年終全宗內檔案總數等。

（六）案卷目錄登記簿

它的主要作用是在固定案卷目錄順序號和統計檔案館各個全宗內案卷目錄的數量兩個方面。編制方法是按全宗以目錄的收進和編制次（冊）數為單位進行登記，每一全宗內的每一本目錄各編一個順序號。主要登記項目有順序號、全宗號、目錄號、目錄名稱、所屬年度、案卷數量、目錄頁數、目錄份數、移出說明、保管期限、備考等。

二、機關檔案工作登記

檔案工作登記是記錄檔案工作過程中發(fā)生的一些重要情況和一些平常的工作行為、事實、數字。其中提供利用工作是其登記的重點內容。一般的登記形式有以下幾種。

（一）工作日志

工作日志是許多行業(yè)中普遍采用的一種基本的工作登記形式，目的在于逐步記錄每—天的工作內容和進程以及存在的問題，積累詳盡的工作原始記錄，為日后的查考和總結提供素材。檔案工作日志一般是以每一位工作人員每天所進行的業(yè)務活動為基本登記內容，同時兼顧非業(yè)務方面。

（二）人員進出庫房登記

工作人員及其他人員每次進出庫房均應在登記薄上登記，登記項目有進出庫房人員姓名、日期、進入庫房時間（時刻）、進庫理由、出庫時間（時刻）等。

（三）檔案出入庫登記

它是庫房管理的一種手段。登記本應放在庫房入口處或庫房中固定位置。無論何種原因，只要從庫房中調出庫外或最終歸入庫房時，均應登記。具體的登記項目有檔案出庫的日期、時間（時刻）、檔號及數量、原因（用途）、歸入日期（時刻）、經手人等。

（四）檔案清點、檢查登記

它是對檔案進行定期或不定期的清點、檢查過程中及清點、檢查完畢之后進行的登記。登記項目有清點、檢查的日期、原因，清點檢查過程所發(fā)現的情況及問題，清點檢查的結果（結論），參加清點、檢查的工作人員姓名。

（五）庫房溫濕度登記

這是庫房管理必須進行的一項登記。登記采取表格式，主要登記項目有登記日期、溫度、濕度、采取措施等。有條件的單位采用了“溫濕度控制系統”，計算機自動控制庫房溫濕度和定時記錄溫濕度的度數，代替了手工操作，非常方便，使庫房的管理上了一個臺階。

（六）檔案利用登記簿

一種全面、系統地記錄檔案提供利用情況的綜合性登記形式。它既是檔案館、檔案室記錄、掌握提供利用情況的一種登記形式，同時也是檔案館、檔案室向利用者具體提供檔案時履行交接手續(xù)的一種交接憑據。檔案室往往將其作為唯一的檔案利用登記手段使用。近年來，為了減少檔案室工作人員的勞動量，簡化利用程序，有將利用登記和利用效果登記合并在一起的趨勢，即在檔案利用登記簿上增加一欄“利用效果”就達到了一舉兩得的目的。具體登記項目有日期、利用者姓名、工作單位、職務、利用目的、利用方式、檔號、數量（卷）、利用者簽名、歸還日期、經手人等。

（七）利用者登記卡

這是檔案館對利用者進行記錄、掌握利用情況的一種登記形式。具體登記項目有利用者姓名、性別、年齡、閱覽證號、工作單位、職務、印鑒或簽字、填卡日期等。

（八）檔案借出登記薄

用于對檔案被借出檔案館、檔案室之外的情況進行登記的一種登記形式。具體登記項目有借出日期、借閱單位、利用目的、數量、全宗號、目錄號、案卷號、借閱期限、借出人簽字、歸還日期、簽字、備注等。

（九）檔案復制、摘抄登記

用于對檔案在利用中被復制、摘抄情況進行登記的一種登記形式。同時具有提出復制、摘抄申請、履行批準手續(xù)和確認復制、摘抄事實的憑據性質。具體登記項目有利用者姓名、單位、職務、擬復制摘抄文件標題、核號、份數、用途、審批意見、審批人、日期、復制摘抄人簽名等。

參考文獻：

[1]張小玲.機關檔案管理基礎工作存在的問題及對策[J].山西檔案，2011（S1）.

[2]劉艷霞.加快檔案管理現代化的步伐[J].蘭臺內外，2010（02）.