計算機在醫院檔案管理應用

張麗紅

[摘 要]醫院檔案工作是醫院管理的重要組成部分，隨著科學技術的飛速發展，深化醫療改革，檔案再次被人們所認識。如何加強計算機在醫院檔案管理中的應用，實現醫院檔案科學化、規范化、標準化，使其更好的服務于科研、醫療、教學工作，是擺在我們面前的新任務的一個新課題。

[關鍵詞]計算機；醫院檔案管理；應用

隨著計算機技術的不斷更新與普及應用，網絡時代已經到來，信息成為無形的共享資源在人們的社會生活、生產中起著越來越重要的作用。檔案作為一種信息資源也不例外，近10年來不斷邁入現代化信息資源共享的軌道，為社會經濟各領域服務并發揮著不可估量的作用。本文對近年來醫療衛生檔案應用計算機管理的有利條件和規范化管理進行分析和探討，力求促進醫院檔案計算機管理機利用走向網絡化的進程。

一、醫院實行檔案管理計算機化的有利條件

醫院檔案管理工作是醫院的檔案室工作的基礎，是檔案室管理的一個重要組成部分。機關是計算機管理的第一個執行機構，可為檔案室打下堅實的基礎。市場經濟條件下，醫院檔案室需要快速、及時、準確地提供信息，豐富的檔案信息，為實現計算機管理機關創造有利的外部環境和機遇。社會發展的需要，辦公自動化程度的不斷提高，加快了機關工作質量和工作效率。檔案的數量少，持續時間短，實時性強，實用性強，可在任何時間分類標引、編目、輸入，為實現計算機管理創造了有利條件。只要領導重視現代意識強，配備計算機設備只是舉手之勞。

目前，醫院的目標管理，檔案管理中有長期和短期目標，有具體的內容，詳細的計劃和實施措施。醫院檔案管理實行全面質量管理，是要做到心中有數，逐步實現檔案管理的規范化、標準化，為醫院實現計算機管理創造有利條件。

二、檔案管理中使用計算機的優勢

（一）檔案計算機管理的使用不僅能幫助檔案檢索、統計，而且也有助于檔案的整理，分類、編制各種目錄，其速度和效果是人工所不能相比的。

（二）計算機檢索詞庫時，檔案人員或利用者不需要按類別搜索系統的代碼，只需要將主題詞進行組配的輸入電腦，很快就能得出結果。因為我們大部分室藏檔案是按問題立卷的，所以在主題檢索時，再設職能部門名稱加以限制，在這種方式中，將大大提高檢索的速度。

（三）計算機管理可以使文件訪問實現查找方便，直觀性強。該系統采用菜單形式，利用者把借閱單位、借閱人和檔案號輸入計算機，靈活組配輸入，可以立即得到結果。借閱文件到期沒有歸還時，也不需要檔案人員逐頁核對和填寫催還單，只要通過計算機便可以打印，節省了管理人員和借閱人員的時間，方便管理，提高了檢準率。對于那些不熟悉計算機檢索表達式或檔案分類方法的利用者，計算機檢索是比較容易接受的。

三、計算機檔案管理規范化

（一）注重法律法規的建設，確立計算機管理檔案的法律效用。計算機管理檔案的法律效力是否被承認，是檔案管理的前提。我們之所以要對文件進行收集、整理、分類、歸檔的管理，是以備后人查看利用。然而，查考使用的前提必須是這些文件具有法律效力，即對法律程序范圍內可以作為接受證據的材料。如果文件沒有公認的法律效力，對檔案實行計算機管理也就失去意義。我認為，確認和保證文件的原始性，可以通過法律途徑解決，應盡快加強法律法規建設。

（二）檔案管理人員應具備必要的軟件和硬件及外語應用能力。檔案管理人員應具備檔案管理的基礎知識，不了解檔案管理的基本知識就無法了解檔案保護的必要性和重要性，我們就不能采取一切必要的措施管理和保存好電子檔案，最終使真實記錄遭受損失。而不懂計算機硬件和軟件技術就無法對文檔的整理和歸檔文件進行有效的管理，是無法達到長期保存和開發利用檔案的目的。具有必要的外語應用能力，不僅可以直接從國外出版物或者其他信息渠道獲取計算機信息管理的先進技術，還可以促進檔案管理人員更好地了解計算機硬件和軟件技術。這三個方面（基礎知識，軟件和硬件技術，外語應用能力）條件并重，可以成為檔案管理模式的復合型人才。

（三）醫院應重視計算機在檔案管理中的作用，沒有檔案管理的自動化，就沒有檔案管理的現代化，提高檔案管理的自動化程序，就是計算機技術在檔案管理中的廣泛應用，這需要得到單位領導的重視，才能保證實施。

（四）領導重視是關鍵，檔案綜合管理是醫院現代化管理的重要組成部分，盡管只是醫院主體醫療業務管理的輔助部分，但卻是醫院領導決策所依據的信息體系。在科學家技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經不適應當前的檔案信息化建設。這就需要領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識，調整檔案管理模式，使檔案管理模式從單純的紙質收費、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只有領導重視和支持，通過檔案人員的學習和努力，醫院當那管理計算機網絡化完全可以實現。

（五）加大網絡系統在計算機檔案管理中的應用。對于一些小型醫院來說，由于人力物力財力等各種因素的制約，最好采用目前應用較普及而性能與價格比又十分優良的微機，逐步建立具有各單位特色的檔案管理微機網絡系統。

（六）建立利用的反饋制度。醫院檔案的計算機系統管理工作也需要通過反饋利用者的滿意程序和檔案被利用后產生的效果來提高和完善自身的服務。

（七）重視對計算機系統的維護。任何一個計算機系統都要進行硬件和軟件的維護。因此系統維護對計算機檔案管理也是十分重要的。檔案工作者肩負著歷史的職責，我們有義務將接收的所有檔案運用計算機管理，使它記錄我院發展的歷史、豐富科技信息資源、推動我院的科研事業發展，也促進管理工作進一步向科學化、系統化和規范化方向發展，成為主方位服務的堅實基礎。

參考文獻：

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