探討如何做好高校二級學院行政秘書工作

徐永明

摘 要：行政秘書工作在高校行政管理中起著重要的作用，是行政管理的基層崗位，行政秘書是一線管理者，地位比較獨特，在行政管理中起到助手、組織、協調、服務的作用。行政秘書承擔了二級學院辦公室當中的各項工作內容，能夠保障二級學院的正常運轉。該文介紹了高校二級學院行政秘書工作的特點，行政秘書的職責以及行政秘書應該具備的素質，并且對如何做好行政秘書工作提出了一些建議和方法。

關鍵詞：高校 二級學院 行政秘書

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）05（a）-0181-02

高校辦公室是重要的職能部門，是學校正常運轉的紐帶，協調和溝通上下級，行政秘書是學院領導的助手，是領導和教職工的潤滑劑。中國的高等教育正在迅速發展，高等教育已經從精英教育轉換為大眾教育，高校的規模不斷擴大，教學形式多元化，這使得高校在教學質量、學術水平以及辦學效益方面不斷提高，隨著高校管理體制改革的深入，高校正在大力開展與社會和其他高校的交流合作，高校二級學院行政秘書工作面臨著挑戰，所以，提高行政秘書的工作能力能夠提高學院的管理水平，促進學校健康發展。

1 行政秘書的工作特點

教學管理在高校管理中有很重要的作用，教學質量的管理是教學管理的核心，也是人才培養的保證，教學秘書是教務管理的執行者，教學活動的組織者，是教師與學生、教師與教師、上級和下級的紐帶，行政秘書工作滲透到教學的各個環節當中，有不可忽視的作用。

1.1 輔助性

行政秘書的工作主要是協助學院領導完成工作任務，學院領導不僅要做好行政工作，還要完成教學和科研的任務，不可能做到面面俱到，因此，行政秘書要完成領導布置的工作內容，還要進行跟蹤以及督促，把工作中出現的任何問題都要回饋給領導。

1.2 繁瑣性

行政秘書每天都有大量繁雜的工作要處理，很多時候都是好幾件事情一起辦，要與不同的人員接觸，解決他們提出的問題，實際工作內容特別繁瑣。經常有需要反復辦理的事情，每天都要收文件，并且把有關文件上傳學院的網站，把應該辦理的事物一一通知，教職工職稱的申報以及考核都要一步步辦理。

1.3 服務性

行政秘書首先要服務與師生，這是最基本的職能，要為師生營造一個和諧的工作學習環境，其次要服務于教學和科研，要及時傳達學校的科研信息，為教師和科研工作人員的工作提供方便，再次，行政秘書還要服務于學院的決策，為了確保領導決策的科學性，要及時并且準確的給領導提供調查和統計的信息，收集整理資料，提供決策的建議，做好領導的助手。行政秘書要維持學院正常的教學秩序，保證教學任務順利完成，加強與師生的溝通，把服務落實到工作的方方面面，為日常教學活動提供保障。

1.4 組織協調性

教學管理涉及到很多方面，行政秘書在管理工作中負責組織和落實教學工作，比如排課、調課、訂教材、落實教學計劃、安排考試、成績管理、畢業生資格審查、考核教師等等。由于很多行政管理的活動呈現網絡的關系，教學任務是由多個部門共同完成的，行政秘書要做好溝通、組織和協調的作用，如果行政秘書的協調工作沒有做好，會產生矛盾、混亂，嚴重影響教學質量。

2 行政秘書的職責

二級學院行政秘書工作的主要職責是協助學院辦公室主任做好各項行政工作，工作內容涉及到很多方面，第一，日常工作，負責學院的文件、信息以及資產管理等工作。文件管理主要是進行文件的登記、傳達、反饋和歸檔。信息管理工作主要收集教職工的個人詳細信息。資產管理工作主要是保管和發放辦公用品，采購辦公設備和辦公家具等固定資產，并且配合資產管理部門進行資產的盤點和清查。第二，文字工作，起草并下達學院通知，起草各類會議的材料，協助領導制定規章制度和工作的規劃。第三，人事工作，做好本院教職工的招聘和考核，向新員工講解規章制度，做好新員工的培訓工作。第四，外聯工作，他人來學院咨詢或者調研的話，要做好接待工作。

3 行政秘書應具備的素質

3.1 思想政治素質

思想政治素質是高校行政人員的靈魂所在，行者秘書直接為教學科研工作和廣大師生服務，他們的政治素質顯得尤其重要，必須遵守高校制定的各項規章制度，貫徹黨的方針路線。要有堅定的思想覺悟，加強政治理論的水平，還要具備良好的工作作風，有強烈的事業心和責任心，為人政治，有奉獻精神，要時刻端正自己的態度。

3.2 文化素質

高校里人才濟濟，如果行政秘書的文化素質不高，在實際的工作過程中會遇見很多問題，所以二級行政學院的秘書要具備一定的文化素質。要有行政管理學的知識，掌握先進的管理理念，使得管理工作合理規范；具備心理學知識，由于行政秘書所接觸的人員很廣泛，一定的心理學知識能夠提高工作的效率；具備檔案學的知識，行政秘書的常規工作就是檔案管理，規范的檔案管理可以減少查找資料的時間；具備計算機知識，由于現代化水平逐漸提高，行政秘書要不斷提高計算機操作的水平，趕上時代的發展。還要有自己的興趣愛好，拓寬自己的視野，提高文化素養。

3.3 良好的心理素質

由于行政秘書工作瑣碎繁雜，行政秘書要具有良好的心理素質才能從容應對，要保持樂觀的情緒，對自己的工作充滿興趣，能夠適應環境，發揮自己的潛能，還要營造和諧的人際關系，經受住挫折，把消極變作積極，把被動變作主動。

3.4 個人能力素質

所謂能力素質，指的是擔任某一角色所具備的能力，行政秘書應該具備的個人能力的素質有：文字功底以及口頭表達能力，要具備一定的書面表達能力和寫作的能力，熟知各種文書的格式和寫法，吃透上級的文件精神，做到筆能成文。語言表達應該清楚明白，簡明扼要，注意用詞，做到文思敏捷，對領導如實反映事情真相，向下級準確表達領導意思。要提高普通話水平，英語口語水平，平時說話多加注意，勤于練習。組織協調能力，善于協調領導與師生的關系，巧妙解決各方矛盾。安排時間的能力，對雜亂的工作內容要給出合理的安排，有計劃分配自己的時間，提高工作效率。還有具備學習能力，要貫徹終身學習的思想，拓寬學習領域，讓自己的知識儲備更豐富。endprint

4 做好高校二級學院行政秘書工作的建議

4.1 加強創新理念

創新理念指的是行政秘書要沖破長期以來的偏見，熱愛本職工作，一些行政秘書放棄了自己的專業，把主要的經歷都放在教學管理方面，他們付出了更多的努力，但是一些高校的領導缺乏對行政秘書工作的正確認識，輕視他們在教學管理中所發揮的重要作用，在崗前培訓、工作待遇以及評定職稱方面不夠重視，這使得一些行政秘書工作人員不熱愛自己的工作，尋找機會離開自己的工作崗位去尋求新的發展。這就要求高校行政秘書有較高的政治覺悟，有強烈的責任感，加強全心全意為教學服務的精神，勇于奉獻，通過出色的工作來實現自身價值。

4.2 加強合作精神

任何新事物的出現和先進的工作方法都會隨著時間的推移而落伍，行政秘書只有不斷改變工作方法，積極探索新思路，更好履行自己的職責。辦公室的工作方法比較多，但是通常采用分工合作的方式，過細的分工使得協調工作變的復雜，而且妨礙創造力的發揮，協力合作能夠使得協調工作變得簡單化，團隊的形式來完成工作，能夠發揮個人所長，提高工作質量。比如，舉辦新生開學典禮，可以把辦公室人員組成一個團隊，有美術功底的人員可以負責藝術大字和布置會場，有公關能力的人員做好外聯工作，有文字功底的人員撰寫發言稿，通過團隊合作，能夠有條不紊的完成各項工作。

4.3 創新工作方法

科學的工作方法是行政秘書順利完成行政管理工作的重要條件，也是行政秘書工作能力強弱的重要體現，有了科學的工作方法，行政秘書工作才能收到事半功倍的效果。從行政秘書工作的特點看，配合新時期高校行政管理改革和發展的需要，其工作方法必須實現創新。第一，行政秘書要有開拓創新的精神，在做好服務性、輔助性、協調性工作的基礎上，充分發揮自己的主觀能動性，積極思考，敢于突破條條框框，努力探索行政管理的新途徑、新方法和新思路，做到與時俱進，不斷提高。第二，在掌握行政管理規律的基礎上，實現行政管理的科學化、制度化、規范化。第三，理清頭緒，分清主次，集中匯報，重點處理。第四，必須有嚴謹求實的工作作風，任何時候都不可有絲毫的疏漏和懈怠，做到靜心、耐心、細心。第五，要深入教師和學生中，一方面了解他們的工作和學習情況，幫助他們排憂解難；另一方面有些常規性的工作可以交給他們去做，這樣既可以充分調動師生工作的積極性，又減輕行政秘書的工作壓力；第六，在行政管理各環節上要充分利用計算機和網絡技術，實行“電子教務”，即一些臨時性的事務通知，及一些行政管理文件，完全可以通過網絡發布出去，師生都養成從校園網上查看行政管理信息的習慣，使行政管理工作更快捷、更高效。

總之，做一名高校辦公室的行政秘書，要履行好工作職責，勝任工作崗位，就必須提高自身的素質，在公與私、名與利、苦與樂等諸多落差面前，守得住清貧，耐得住寂寞，經得起考驗，挑得起重擔。

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