論網絡時代高校檔案管理工作的創新

范宏

摘 要：近年來隨著網絡時代的到來，檔案的信息化進程也不斷的加快。網絡時代的到來，使的信息傳播的途徑發生了變化，信息傳播的多元化、實時化，以及檔案使用者的個性化需求，都為新時期的高校檔案管理工作帶來了新的挑戰。該文分析了網絡時代對高校檔案管理帶來的挑戰，并提出了網絡時代高校檔案管理工作創新的途徑。

關鍵詞：網絡時代 高校檔案管理 創新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2010）06（c）-0191-01

高校檔案作為保存高校的教育教學、學術研究、行政管理等方面最原始資料的載體，具有不可估量的開發利用價值。近年來，隨著網絡時代的到來，檔案的信息化進程也不斷的加快。網絡時代的到來，使的信息傳播的途徑發生了變化，信息傳播的多元化、實時化，以及檔案使用者的個性化需求，都為新時期的高校檔案管理工作帶來了新的挑戰。因此，實現高校檔案管理工作的創新，成為擺在我們面前的重要課題。

1 網絡時代對高校檔案管理帶來的挑戰

網絡時代的來臨，使得信息的傳播方式更加方便，容量得到了無限的擴大，為傳統的檔案管理也帶來了巨大的挑戰。一是信息傳播的多元化。網絡的出現，使得信息的傳播的領域更加寬泛，互聯網在人們溝通方面的優勢，使得計算機在檔案管理中占有了重要的位置，已逐漸取代了紙制檔案，對檔案信息的收集、整理、保管等基礎工作的手段提出了更高的要求。“紙制+數字化”的檔案管理，成為高校檔案工作的多元化新格局。二是信息傳播的實時化。傳統的紙制檔案管理，受時間與空間的制肘較為嚴重，檔案的管理與利用都是手工的。而在網絡條件下，信息的傳播更加快速，檔案的收集、分類、存貯和管理都可以“實時”獲得，網絡時代是一個信息交換、傳輸異常頻繁、迅速的時代，檔案用戶之間、檔案館之間、檔案用戶與檔案館之間的地理距離已消失，要求新時期的檔案管理工作必須與計算機和網絡進行銜接，才能夠“與時俱進”，為快速、準確和有效提高檔案信息創造條件。三是公眾需求的個性化。在網絡時代，檔案利用者對檔案的要求更高，許多資料檔案利用者都可以通過網絡的搜索引擎輕松的獲得。對檔案部門的檔案質量的要求更高，要求檔案部門必須考慮到使用者的現實需求，進行“量身定制”，充分考慮不同用戶對信息的特殊要求，才能夠適應新時期的需要。

2 絡時代高校檔案管理工作創新的途徑

2.1 案管理工作的主動性

高校檔案管理工作必須突出主動性，主動與網絡對接，才能夠獲得檔案使用者的青睞。高校要積極建立檔案管理網站，通過網站平臺將檔案的“收集、分類、存貯、利用”集成化。為學校的各部門分配用戶名與密碼，賦予一定的權限，相關的檔案資料可以通過網站直接上傳到高校的檔案數據庫中，積極組織各單位上傳檔案資料，通過檔案的“自動上傳“，提高收集工作的效能。同時，要推進檔案信息的網上檢索，在保證密級的前提下，在網站上公開部分檔案的目錄，使使用者能夠直接下載，使網絡背景下檔案的利用更加方便。要積極利用先進的網絡技術，對傳統的檔案工作進行改造。檔案管理工作要積極與“云計算”相結合，與“云服務器”代理商進行合作，將高校的檔案上傳到服務商的“云服務器”中，利用代理商的API（應用程序接口），來對檔案資料進行共享，為用戶提供更加便捷的服務。

2.2 案管理工作的精細化

網絡時代的檔案管理要更加精細化、專業化，對相關的資料進行細分，使每個檔案使用者都能夠精確的找到自己所需要的資料。檔案的精細化管理的內涵就是企業在規范化和標準化的基礎上，對其收集、存儲、利用的過程進行科學細化和合理優化的過程，以實現檔案管理的專業化、工作方式標準化、管理制度化、職工職業化。在實際工作中，高校可以利用“云計算”的精確定位功能，建立精確搜索矩陣（Matrix），滿足檔案使用者的特定需求。要積極開辟“在線服務”功能，通過細分化的信息服務系統，提供高校的日常教學、行政管理、學術研究等模塊的數據訓查詢，契合網絡時代下信息實時化傳播的需要。

2.3 案管理工作的互動性

在網絡環境下，要進一步突出檔案工作的互動性，使得檔案管理部門與使用者能夠實現及時的溝通，了解檔案使用者的所想，以便對檔案工作進一步改進。要利用好論壇、QQ群、微博、微信等形式，積極與使用者進行溝通，積極建立讀者信息反饋機制。在網絡環境中，要廣泛應用推廣OPAC（聯機公共目錄）系統服務，為檔案使用者打造互動的平臺。同時，要進一步與其它檔案館進行聯動，實現檔案資源的充分共享。充分利用好校園網、高校校域網、城域網，增強與其它學校檔案館的協作、相互整合，形成更大的檔案資源，提高為檔案使用者服務的實效性。

2.4 案管理工作的市場化

在信息化社會的今天，從信息資源開發與使用的角度看，高校檔案館的職能不斷發生著變化，不再是單純的資料收藏機構，而是高校各類信息的聚集中心和交流中心。因此，有必要利用信息化的優勢，創造性的探索高校檔案管理的市場化運作模式，為高校的檔案館發展提供更強大的活力。可以將傳統的高校檔案使用過程進行商業化運作，實施“人性化+商業化+趣味化”的管理模式，針對用戶需求在互聯網上建立一個集“檢索查詢、特色服務、在線資料商店”為一體的網站，打造檔案產業服務實體。高校的檔案館要深入的進行市場挖掘，研究自身特色，將自身的特色作為檔案市場化運作的“亮點”。將傳統高校的檔案服務范圍，擴大到整個社會。可以為全社會的檔案使用者提供“有償”服務。要把傳統的信息采集、編目、使用、咨詢等業務擴展到社會活動中來，通過一系列社會活動，增強高校檔案館的影響范圍。例如：高校可以利用自己的學科優勢，結合海量的檔案資料，開展經濟、法律、管理待方面的咨詢，廣泛吸納全社會的檔案使用者。

總之，近年來隨著網絡時代的到來，檔案的信息化進程也不斷的加快。網絡時代的到來，使的信息傳播的途徑發生了變化，信息傳播的多元化、實時化，以及檔案使用者的個性化需求，都為新時期的高校檔案管理工作帶來了新的挑戰。在未來的發展中，只有進一步突出檔案管理工作的主動性、精細化、互動性、市場化，才能夠不斷滿足網絡時代對高校檔案管理工作的要求，提高檔案管理工作效能。

參考文獻

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