高校數(shù)字迎新系統(tǒng)應(yīng)用研究

葉得學(xué)

摘 要：數(shù)字迎新作為數(shù)字化校園建設(shè)中的重要組成部分，在高校服務(wù)系統(tǒng)中的作用日趨重要。文章以文獻(xiàn)研究的方式，對(duì)高校數(shù)字迎新系統(tǒng)的意義、基本架構(gòu)與應(yīng)用優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了詳細(xì)闡述。

關(guān)鍵詞：數(shù)字迎新 數(shù)字化校園 應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）05（c）-0022-01

近年來(lái)，隨著教育信息化發(fā)展的推進(jìn)，數(shù)字化校園的建設(shè)得到了越來(lái)越多高校的關(guān)注。作為數(shù)字化校園建設(shè)中的重要組成部分—— 數(shù)字迎新系統(tǒng)，更是得到了大力的推廣。不僅因?yàn)樗菍W(xué)校提升管理水平、教學(xué)水平的重要保證，是高校信息化發(fā)展的重要體現(xiàn)；更是因?yàn)殡S著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量急劇增加，每年新生報(bào)到人數(shù)的增加，相應(yīng)導(dǎo)致報(bào)到工作中信息驗(yàn)證和信息處理量的成倍增長(zhǎng)。面對(duì)龐大的信息量，就需要在校內(nèi)各個(gè)部門(mén)間搭建一個(gè)面向迎新的協(xié)同工作平臺(tái)，通過(guò)規(guī)范迎新工作流程，有效地進(jìn)行迎新信息的管理，使用和共享，從而提高工作效率，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

1 數(shù)字迎新系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)意義

“數(shù)字迎新”的概念，是由清華大學(xué)最早提出的。清華大學(xué)于2001年開(kāi)始研究，如何利用信息技術(shù)改革傳統(tǒng)的迎新模式，以全面地提升迎新工作效率和質(zhì)量。2002年新生報(bào)到之際，由清華大學(xué)自主研發(fā)的“清華大學(xué)迎新系統(tǒng)”于正式投入使用，獲得了學(xué)生、家長(zhǎng)和社會(huì)的一致好評(píng)。在清華大學(xué)推出“數(shù)字迎新”概念之后，國(guó)內(nèi)許多高校也都開(kāi)始了建設(shè)本土化“數(shù)字迎新系統(tǒng)”的探索之路，如浙江大學(xué)、復(fù)旦大學(xué)、西北工業(yè)大學(xué)等高校，都在數(shù)字迎新工作上不斷探索，自2011年以來(lái)，更是在各大高校盛行推廣。

因此，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)數(shù)字迎新系統(tǒng)，對(duì)迎新工作進(jìn)行信息化改進(jìn)，在此平臺(tái)上將參加迎新工作的各部門(mén)進(jìn)行整合，對(duì)新生信息進(jìn)行高效的集成與共享，規(guī)范新生報(bào)到程序，實(shí)現(xiàn)新生一站式報(bào)到，成為近年來(lái)高校改進(jìn)迎新工作的重要任務(wù)。

1.1 理論意義

高校迎新工作有三個(gè)“集中”，即時(shí)間集中、業(yè)務(wù)量集中、服務(wù)集中。傳統(tǒng)的迎新工作往往是各部門(mén)的辦公人員臨時(shí)整合，協(xié)作辦理學(xué)生的各項(xiàng)報(bào)到手續(xù)，不僅協(xié)調(diào)性差，且經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)冗余和數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象。但通過(guò)數(shù)字迎新系統(tǒng)，可以為學(xué)校各部門(mén)提供一個(gè)全面整合的數(shù)據(jù)交流與共享平臺(tái)，高效快捷地實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)各部門(mén)對(duì)迎新工作的聯(lián)動(dòng)。

1.2 實(shí)踐意義

數(shù)字迎新系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)內(nèi)不僅可以工作流程，提高迎新工作效率，促進(jìn)部門(mén)間的信息共享，提高工作的透明度，而且可以優(yōu)化資源配置和管理，推進(jìn)“節(jié)約型校園”的建設(shè)；對(duì)外通過(guò)數(shù)字化的方式改善新生和家長(zhǎng)的體驗(yàn)，體現(xiàn)學(xué)校對(duì)新生無(wú)微不至的關(guān)懷。

1.3 現(xiàn)實(shí)意義

數(shù)字迎新系統(tǒng)的實(shí)施，為新生及迎新工作人員了提供快捷和便利的系統(tǒng)支持，能夠極大程度地提高高校迎新的工作效率，并且通過(guò)信息化的方式，提升高校的社會(huì)影響力；同時(shí)，數(shù)字迎新系統(tǒng)收集的新生基本信息，也成為數(shù)字校園的其它系統(tǒng)有效地?cái)?shù)據(jù)支持。

2 數(shù)字迎新系統(tǒng)基本架構(gòu)

新生報(bào)到涉及包括招就處、財(cái)務(wù)處、公寓管理科、保衛(wèi)處、教務(wù)處、卡務(wù)中心等多個(gè)部門(mén)，在傳統(tǒng)的迎新工作中，大多數(shù)工作依靠手工完成，如報(bào)到單采用提前打印，現(xiàn)場(chǎng)手工挑揀的方式、新生繳費(fèi)信息半人工輸入、學(xué)生宿舍人工分配等。因此，每年新生開(kāi)學(xué)前，高校都要投入大量的人力物力進(jìn)行迎新工作準(zhǔn)備，而繁雜的報(bào)道流程，常常使新生忙碌的穿梭在各個(gè)報(bào)到點(diǎn)之間，報(bào)到高峰時(shí)更需要排長(zhǎng)對(duì)，使得新生疲憊不堪，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)辦、漏辦的情況；在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方面，很多高校對(duì)于每年的新生報(bào)到采用分區(qū)域性的手工統(tǒng)計(jì)模式，這種相對(duì)獨(dú)立的手工統(tǒng)計(jì)使得各部門(mén)之間的數(shù)據(jù)可能不一致，為緊張的迎新工作增加更多障礙；領(lǐng)導(dǎo)需要實(shí)時(shí)監(jiān)控新生的報(bào)到情況、交費(fèi)情況等數(shù)據(jù)需要人工統(tǒng)計(jì)，工作量大且容易出現(xiàn)差錯(cuò)。

數(shù)字迎新系統(tǒng)基于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)共享理念，以明確各職能部門(mén)在迎新過(guò)程中的職責(zé)和業(yè)務(wù)管理范圍，實(shí)現(xiàn)迎新業(yè)務(wù)中各數(shù)據(jù)的整合和共享為主要目標(biāo)，優(yōu)化工作流程，使新生入學(xué)數(shù)據(jù)與學(xué)校其他相關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)無(wú)縫連接，對(duì)新生入學(xué)報(bào)到、公寓分配、財(cái)務(wù)收費(fèi)、信息統(tǒng)計(jì)查詢等業(yè)務(wù)，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理和一站式服務(wù)，為新生提供全新、高效的報(bào)到方式和服務(wù)。

數(shù)字迎新系統(tǒng)是涉及新生入學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)，面向高校各部門(mén)和全體新生的綜合管理信息系統(tǒng)，結(jié)合高校的實(shí)際工作需要，數(shù)字迎新系統(tǒng)工作可分為“報(bào)到前、報(bào)到中”和“報(bào)到后”三部分。報(bào)到前主要為新生數(shù)據(jù)導(dǎo)入、錄取通知書(shū)二維碼的生成、錄取通知書(shū)的打印、新生數(shù)據(jù)導(dǎo)出等；報(bào)道中主要為報(bào)到信息采集、報(bào)到單打印，收費(fèi)管理、宿舍分配及報(bào)道情況統(tǒng)計(jì)等；報(bào)道后主要包括學(xué)號(hào)分配，報(bào)道信息統(tǒng)計(jì)分析等功能。整個(gè)系統(tǒng)對(duì)用戶授予不同類型的角色，每個(gè)用戶根據(jù)權(quán)限對(duì)自身工作范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。對(duì)數(shù)據(jù)而言是整合的統(tǒng)一，對(duì)用戶操作而言彼此具有透明性。

3 數(shù)字迎新系統(tǒng)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

數(shù)字迎新系統(tǒng)規(guī)劃與分清了學(xué)生報(bào)到注冊(cè)的相關(guān)系統(tǒng)與處室，確定了迎新數(shù)據(jù)的權(quán)威來(lái)源；采用離散式的客戶端，分散現(xiàn)場(chǎng)迎新的風(fēng)險(xiǎn)壓力，并進(jìn)行了報(bào)到單現(xiàn)場(chǎng)打印的創(chuàng)新，以適應(yīng)大量集中注冊(cè)，實(shí)現(xiàn)宿舍分配一次完成，操作方便，簡(jiǎn)單快捷；提高了現(xiàn)場(chǎng)人流周轉(zhuǎn)效率，避免現(xiàn)場(chǎng)大量人群辦理各種手續(xù)的混亂與麻煩；實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)場(chǎng)迎新各項(xiàng)具體手續(xù)的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)采集、實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，當(dāng)前迎新進(jìn)度實(shí)時(shí)可見(jiàn)，使校領(lǐng)導(dǎo)把握迎新現(xiàn)狀，并免除院系、部門(mén)迎新老師、志愿者的手工統(tǒng)計(jì)；可按時(shí)段統(tǒng)計(jì)報(bào)到高峰低谷，直觀地反應(yīng)了現(xiàn)場(chǎng)迎新的實(shí)際狀態(tài)，方便對(duì)迎新人力的安排調(diào)度進(jìn)行優(yōu)化。

數(shù)字系統(tǒng)給新生、家長(zhǎng)和工作人員提供了一種全新的入學(xué)報(bào)到方式。新生除了享受這種高效、便捷、一站式的服務(wù)外，還可以在有線網(wǎng)與無(wú)限局域網(wǎng)結(jié)合的校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中潛移默化地接受科技創(chuàng)新與服務(wù)社會(huì)的教育；同時(shí)，數(shù)字迎新系統(tǒng)也將工作人員從繁重，雜亂的工作中解放出來(lái)，讓他們體驗(yàn)了管理信息化帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于推動(dòng)整個(gè)高校的信息化工作起到積極的示范作用；日后的工作中，還將為數(shù)字校園的其它系統(tǒng)提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字迎新系統(tǒng)的實(shí)施不僅優(yōu)化了迎新工作流程，提高迎新工作的效率，而且可以及時(shí)準(zhǔn)確地收集新生的各類信息，為今后的各項(xiàng)工作提供數(shù)據(jù)支持，更是將高校工作的信息化，數(shù)字化推向了更高的發(fā)展階段。

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