疾病預防控制中心檔案管理工作存在的問題及解決的途徑

姜偉紅

疾病預防控制檔案管理工作是疾病控制工作者在防治疾病傳播流行、增進人民身心健康的科學技術活動中長期積累的具有保存價值的各種文字、圖像及其他不同形式的歷史記載資料，對于開展疫情預測預報、流行病學分析、疫情流行規律研究、保障公共衛生安全等具有重要意義，為發現或分析疫情流行規律提供重要依據。疾控檔案工作是疾病預防控制工作的重要組成部分。因此，疾病預防控制中心必須做好檔案管理工作。隨著衛生疾控事業的不斷發展，加強疾控中心檔案管理工作是疾控檔案工作者所面臨的現實問題。當前，疾控中心檔案管理工作還存在一些問題，如何對疾控檔案進行管理呢？筆者粗淺的談談對疾控檔案管理工作的一些看法。

一、疾控檔案工作存在的問題

1、檔案收集的范圍不夠廣泛

疾病預防控制檔案大致有文書、業務、會計、設備、聲像、實物等。目前，疾控中心檔案收集的范圍有的還僅局限于文書檔案的收、發文件，從而忽視了大量的業務檔案的收集。一些基層檔案人員與業務科室沒有更好的銜接，所收集的檔案數目較少、缺少內容，這些都是造成檔案收集范圍較小的原因。

2、歸檔材料不完整

案卷的完整性直接影響檔案的利用效果及價值。疾控中心有許多個職能部門（科室），每個部門（科室）的職能不同，產生的文件材料數量不一，往往有一些有較高價值的材料被本部門（科室）保存起來，檔案管理人員收集文件材料時難以回收，給檔案的完整性帶來了影響。還有一些具有價值的科技檔案存檔的機率較小，在收集過程中，往往存下來的是文件檔案，有的附件檔案也是該文件的核心，缺少了附件的檔案讓檔案的保存缺少了實質意義。對于缺乏專業知識的檔案員來說，有時容易將疾控內容、形式和作用等方面都具有相似之處的文件資料混雜，致使檔案資料重復或信息冗余；有時則造成了文件缺失，將具有內在聯系的檔案分置，影響了檔案的完整性。另外，疾控中心的攝像、照相設備都較完整，但對于聲像檔案歸檔意識淡薄，缺乏長遠的保存觀念，使得一些聲像資料遺失，這也是形成檔案材料不完整的原因之一。

3、歸檔案卷質量低

檔案案卷質量高低直接影響檔案管理工作的順利開展。有的檔案工作者在檔案歸檔工作中疏忽大意，對檔案的管理和利用都將起到了不利因素。盡管現在規定了公文歸檔的要求和方法，在歸檔文件中，有些檔案管理人員對卷內目錄內文件的編號、責任者、日期、頁次等項紀錄的不詳，有的對案卷頁數標記不清楚等，這些都將影響到檔案案卷的質量。目前，要求檔案歸檔文件的目錄要使用辦公用紙打印出來，但仍有些歸檔的文件或目錄是書寫而成的，在書寫的這些檔案中還會有些字跡不規范字跡不清晰等問題。這些都是影響檔案歸檔案卷質量低的原因。

4、對檔案工作人員重視程度不夠

一些疾控中心的檔案人員幾乎都是兼職的，一個人身兼數個職位。部分領導對檔案工作缺乏應有的重視和關注，對檔案法律法規缺乏了解，檔案意識淡薄。還有些單位檔案人員變換頻繁，沒有足夠時間從事檔案工作，有的單位一年換幾個檔案員，使得一年一度的文件不能按時歸檔整理，容易造成檔案積壓甚至流失，對檔案工作者重視程度不夠也是疾控檔案工作存在的問題之一。

二、解決的途徑

1、加強檔案制度建設

完善的制度體系是實現疾控檔案有效管理的重要保障。加強檔案制度建設，要以《檔案法》和《檔案法實施辦法》為依據，建立一個符合疾病預防控制工作實際的檔案管理制度。制定完善的各項規章制度，并要建立健全疾病預防控制檔案管理制度，統一規范檔案的收、歸納、保管、利用等操作流程，建立切合實際的業務檔案管理制度，建立由分管領導、專（兼）職檔案人員為具體責任人的檔案管理隊伍，形成以檔案室為中心，各科室為主體，檔案人員為輻條的檔案工作模式。規范檔案管理行為，做到有法可依、有章可循，促進檔案工作的管理。

2、提高案卷質量

案卷是檔案的基本保管單位，案卷質量提高了，檔案資源才能得到開發，才能最大限度的發揮作用，使檔案產生應有的社會效益。那么，如何提高案卷的質量呢？首先，要做好收集工作，在做好日常的疾控檔案收集歸檔工作外，還要拓展疾控檔案的收集范圍，豐富疾控檔案內容。將那些反映主要業務工作總體水平的資料及監測數據，且有一定學術價值、保管時限長的資料確定為中心級檔案。針對在日常開展的長期性、連續性工作中所形成的文件材料進行收集，另外還要將年度所產生的科技檔案相關資料分類歸檔，以保證疾控檔案的完整性和系統性。對所疾控中心所產生的聲像資料整理并進行歸檔，要利用相應的設備，對聲像資料采取定期檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。其次，做好檔案的立卷、歸檔工作。提高案卷的質量要在立卷、歸檔等方面下功夫，以便于分類和檢索。要按文件材料的來源，按綜合和具體業務的性質區分開來，分類立卷，避免案卷內容交叉現象發生。案卷內的文件材料的制成和書寫要符合檔案保存的要求。檔案管理人員要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成立卷和歸檔任務，明確歸檔重點，要認真細致地接收、征集、整理、鑒定、保管各種門類（或載體）檔案，以保證檔案的完整性，提高案卷質量。

3、對檔案管理人員加強培訓

疾病預防控制檔案工作專業性強，加之疾控機構的衛生防病工作針對著各種日益復雜的公共衛生事件及不斷變化的新型傳染病，更需要疾控機構檔案管理者要有一定的專業知識、全面掌握檔案業務技能。因此，要培養復合型人才以適應疾控檔案的管理。各個疾控中心的兼職檔案人員大多熟悉本部門（科室）業務，檔案知識相對貧乏。所以，要對檔案管理人員進行檔案管理技能、疾病預防控制專業知識及疾病預防控制相關一些學科知識的培訓，通過學術討論、征集論文等形式來提高其業務水平。另外，檔案管理人員還要具備計算機、外語、網絡技術等相關學科知識，以更好的提高疾控檔案人員的綜合素質。疾控檔案人員的自身素質提高了，才能有效地開發利用檔案信息資源，充分實現其利用價值。