有關高校檔案管理存在的問題及措施的研究

王劍

[摘 要]高校檔案管理工作具有十分重要的意義，其能對學校處于各個階段的教學科研、編史修志以及行政管理進行全面概述并真實反映獲得的成效。本文對高校檔案管理現存問題進行分析，探討出有效的解決方法。

[關鍵詞]檔案管理；高校；推進

檔案的形成需依據兩個關鍵的決定因素，即某人參與社會活動且同時伴有原始記錄的生成。無論是對于我國國家機構、單位或社會團體，還是對于個人，我們每天都在參與社會活動，與自己活動相關的語言、圖像甚至聲音作為原始記錄成為個人檔案形成的主要內容。近年來，隨著檔案工作在高校日常管理工作中的地位不斷上升，高校檔案管理水平與質量直接影響了辦學，為此，工作進展中出現的一系列問題應得到管理者的重視，從而為有效推進檔案管理工作的進程探討出相適應的方法。

1.高校檔案管理工作的重要意義

據有關文獻指出，高校的教學、管理以及科學研究均為檔案形成的條件，這三項活動對高校檔案管理工作的發展具有尤為深遠的現實意義。此三項活動為高校檔案管理工作的持續進行奠定了基礎，在其影響之下，高校的教學研究有數據可依，且為教學改革提供必要依據，因此，高校檔案的形成離不開教學、管理及科學研究。

基于高校檔案管理能為編史修志提供符合實際的材料，為教學評估與評價提供原始數據，為教職員工宣傳教學教育提供有力素材，因此，高校檔案管理的正常運作是高校教學教育得以持續發展的先決條件，具有促進作用。回顧性分析，隨著我國進入法治社會后，社會制度得意進步與發展，人們的法制意識及觀念得到加強，人們為解決問題不再使用隨意且無科學依據的處理手段，漸漸養成依據規章制度辦事、解決社會問題的良好觀念。對于高校而言，檔案真實反映高校教學研究與依法治理學校，為教職員工定期商討辦學治理提供依據，對工作的進行具有查看并考究的價值，意義十分巨大。檔案就好比如會計憑證，具有權威性、真實性，為高校教學建設、科學研究、教學質量評估與評價、師生管理等各個管理項目的開展提供參考數據。高校檔案管理工作是否得以正常運轉，需同時滿足：高校所有項目的管理工作中產生的有關文件需符合實際，文件的建立需規范，內容需真實，這是檔案形成的最基本要求。高質量的高校管理工作是高成效檔案管理質量的主要保障，檔案管理工作的不斷優化，能加快高校管理工作進程，提升辦學水平與質量。學生檔案作為高校檔案管理工作中的一部分，為學生畢業走向社會尋找工作提供原始數據信息，是最言簡意賅的自我介紹，能在短時間內讓面試單位抓住個人信息的要點，為盡快做出擇員奠定基礎。

2.我國高校檔案管理工作普遍存在的問題

隨著我國高校檔案管理工作發展迅速，規模不斷擴大，進而獲取了卓有成效的效益。展望我國高校檔案管理的發展趨勢，因其接受西方先進管理理念的沖擊，發展進程日新月異，在高校各項管理工作中都充分體現了自己巨大的影響力，但同時也出現了一些限制發展的問題。經我國高校檔案管理工作研究者多年來的探討，總結出幾個尤為突出的問題，即：高校沒有重視檔案管理工作、管理手段缺乏創新且應用信息利用率有礙于提高、管理人員的管理素質與水平仍有待于提高、檔案缺乏宣傳與開放力度。

2.1高校忽視了檔案管理工作

因各高校辦學目標、辦學歷程、辦學理念等不盡相同，導致我國全國高校的檔案管理工作尚未全面形成統一，部分高校沒有重視檔案管理工作，管理缺乏科學的理念與實踐行動，因長期持有檔案管理不屬于經濟效益類的工作、形式上好壞對學校的經濟指標沒有任何影響的錯誤管理理念，管理者并沒有正確認識檔案管理工作的重要性，缺乏管理意識。因高校管理者對檔案管理工作缺乏應有的意識，導致高校的教學教育、科學研究以及編史修志難以發展，其相關影響因素可以歸結為管理者管理檔案工作較為懶散、檔案數據流失嚴重致使信息不全、收集的材料過于片面、統計數據缺乏必要的精準度。

2.2管理手段缺乏創新及信息殘缺

我國經濟發展提高了高校辦學構建的能力，運用于檔案管理工作中的方法與技術呈現多元化，且不斷進步。目前，我國高校已普遍利用計算機技術對檔案管理工作進行作業，大大降低了管理者的工作強度，進而提高效率。雖然我國早已實現了人機一體化檔案管理的工作局面，但因我國利用網絡技術檔案管理的起步相對于西方國家較晚，與國外先進的管理技術進行比較，仍有待于完善并提高。我國大部分高校的檔案管理工作處于落后的境況之中，工作運作機理采用計算機管理系統對檔案進行分析、采用計算機的運行機制對檔案文件進行編制，但用于檔案數據管理的文庫多以條目數據管理庫為主，缺少照片、光盤、縮微及錄音等全文數據庫。此外，多媒體數據庫僅僅占應用文庫中的較小使用空間，使高校檔案形式過于單一，缺乏聲像檔案，為高校處理并利用檔案加大了難度[1]。新世紀下，我國的現代技術尚且落后于西方國家，難以實現高校檔案管理者工作的諸多需求，因而制約了高校教學教育事業的發展進程。

2.3檔案管理者專業素質低下

因檔案管理屬于專業層次、技術層次都相對于較高的政策性工作，對管理者的專業素質要求極高。為使管理者能掌控這項工作，首先要求管理者具有正確的工作態度及良好的心理素質，同時應具備良好的思想道德修養及專業素質。因大部分高校對檔案管理工作缺乏應有的關注力度，致使其沒有重視管理者的培訓、再教育等項目活動，所以檔案管理人員的專業水平往往不高，從而影響了檔案管理質量[2]。尤其是我國處于新世紀階段時，因高校普遍利用計算機系統對檔案管理工作進行統一作業，檔案管理者習慣于人機一體化的工作模式，致使其在工作過程中缺乏與人交流，從而影響了檔案潛在作用的發揮。

3.有效管理措施

3.1檔案信息化建設

我國早已步入信息化高科技時代，隨著計算機與網絡的進步與發展，近年來數字化拓寬了上升空間，為高校檔案管理工作者高效率完成作業奠定了基礎，其在高校管理工作中具有舉足輕重的作用。目前，信息化技術在我國高校檔案管理工作中已得到廣泛使用與推廣，管理者應用于工作中的方法得到了改進，不斷與國際接軌[3]。因科學技術的進步能帶動社會的發展，進而也影響了高校檔案管理工作的進程，高校應充分利用我國信息化高端技術的優勢對檔案進行有效且科學、合理的管理，借助信息化時代為檔案管理提供各種切實可行的技術全面提高管理工作的水平與質量?，F階段應用于檔案管理工作中的信息化技術呈現多元化，例如，為完善檔案管理儲存工作，高校可加大設備的投入力度，利用網絡與監控技術相結合的信息化技術對已整理好的檔案進行保管；利用信息化時代的數字化、光線技術提高檔案的傳播速度。

基于高校檔案管理具有整體統一的特性，要求高校檔案管理者首先是單機單一管理，其后是連貫管理，利用網絡覆蓋面寬廣的特點對單機管理進行整合，依次對檔案卷宗、檔案文件目錄、檔案全文信息進行整合管理，統一采用網絡進行管理。

3.2提高檔案信息資源開發力度

經檔案管理研究人員總結，提高檔案信息資源開發力度需滿足于以下兩點：（1）檔案信息資源是否完整能決定能否為高校各管理項目的開發與投入使用奠定基礎，因而，檔案管理者應著重于信息資源的開發，合理的控制開展力度與進程，為高校上層階級利用檔案材料提供有力保障。研究證實，檔案存放館與檔案立卷部門應相互協調工作，明確各自的工作責任并堅守職責，杜絕一切對檔案立卷與儲存造成影響的因素，降低檔案信息資源出現不完整的機率，從而為確保檔案的完整性提供保障，為高校實施各項管理項目提供依據[4]。例如，高校定期進行教學教育評估與評價工作離不開對檔案信息的查閱，學校上層決策者利用檔案分析即將實施的管理項目是否與檔案中記載的相類似的項目存在共同點，以便于及時進行修整，研討出具有創新性的管理項目。（2）為實現檔案管理面向可持續方向進行發展，檔案管理者采用編寫與每一期、每一屆檔案相對應的參考資料進行劃分類別，為使用者帶來便捷，避免重復查閱，從而提高上層階級的查閱速率。

4.結語

以上論述，高校檔案管理作為學校重要的工作內容之一，應不斷總結管理過程中預期將出現的問題，對問題進行分析，為解決相關問題提供切實有效的對策。充分利用目前高新信息化技術，對檔案管理工作實行信息化建設，實現檔案管理與時俱進的發展局面。

參考文獻：

[1]周波.淺談高校檔案管理中存在的問題與對策[J].廣東科技信息，2010，03（11）：105-106.

[2]饒素華.高校檔案工作存在的問題與對策[J].云南檔案，2010，15（09）：156-157.

[3]朱桂英.淺析高校檔案管理中存在的主要問題與對策[J].中國科教創新導刊，2011，04（13）：108-109.

[4]吳珊.淺談高校檔案管理工作[J].湖南財經高等?？圃盒＃?010，06（13）：127-128.