《秘書實務》課程悟性能力培養芻議

李健文

摘要 秘書工作悟性的研究文章很多，但秘書工作悟性能力提升培養方面的教學應用不多。本文主要通過對秘書工作悟性能力的要求及培養作為研究對象，深入探討，對促進秘書人才工作及工商管理專業方面工作能力培養具有教學研究意義，并建議在工商管理專業課程體系里增加《秘書實務》這一課程。

關鍵詞 秘書 工作悟性 能力培養

一、學情需求在基層管理層中，常用的是一般行政管理能力。這些能力，在工商管理系的專業基礎平臺課里，雖然有《管理學》這門課程，但《管理學》強調的是管理的總體能力，從計劃、組織、指揮、協調、監控方面學習，這要求有大量的工作能力的積累，才會形成自己的心得體會及實踐能力，學生不可能在學完專業課就很好地擁有這些管理能力。現實中的案例很多，09級工商管理專業的一個學生因對這種日常化事務的管理工作不會做辭去事業單位的管理工作；10級某學生在國企工作因對事情的輕重緩急不懂如何處理，每天都有處理不完緊急的事做不完而受領導的批評，這些都是缺乏工作悟性的典型表現。按11級行政管理專業的學生們反饋，除了《秘書實務》這課程，其他沒有一門課程能讓他們能這么真實的學到切合實際的基層管理工作知識。所以在能力的培養方面，建議如下：一是學好文秘知識，練好文秘基本功，打好秘書底；二是夯實專業技能知識，積累和掌握部門和企事業單位運作情況，熟悉崗位要求的知識結構；三是多參與如社團組織等其他的管理活動和策劃；四是《秘書實務》這門課程，建議在工商管理系里大力推廣。

二、能力要求秘書是個“高起點”的職業，位處領導中樞，定位“領導的左膀右臂”，輔助性參與領導的工作，圍繞領導決策提供大量的有關的信息的收集、整理、篩選、傳遞工作，準確理解領導的意圖及方針政策，熟悉相關法律法規，準確傳遞傳達領導意圖及向下級宣導貫徹落實方針政策，了解基層存在問題，及時溝通及匯報，幫領導從繁雜的事務工作中脫離出來，從而讓領導得以處理一些重要的及總體性的大方向的問題。這里就涉及以下幾個重要的悟性能力的提高：1.細致縝密。心思縝密，常想哪里會出問題，哪會出差錯，如何處理和防范。于細微中見精神，做事穩妥，“言之有據，行之有序，動之有規”，這是秘書在做大量的事務管理中防止出錯出問題出漏洞的最好把關。2.溝通協調。要求秘書要有一般的經營管理思想及能力，很多時候，秘書所說的，是代表他所服務的領導說的；他所做的，代表領導的意圖及觀點立場。所以要求他在綜合協調時候，須要“有堅定的政治頭腦”，審時度勢，有大局觀，把握好全局與局部的關系，于大處著眼，這沒在領導身邊工作一定年限，沒一定的工作經驗及資歷，沒領導的點撥，一般管理崗位是很難快速學習到的。3.對政策的解讀。學會解讀政策，才能把握好未來發展的態勢，走在行業的前面，工作才會順藤摸瓜，順理成章的提前為企業的發展做出有前瞻性的或戰略性的建議與策略。以下談談悟性能力培養實訓心得：1.細致縝密的培養。通過對一些應用文挑錯的練習，來培養秘書從業人員的細心習慣。可以在學習完秘書的三大實務“辦會、辦事、辦文”后利用秘書考證視頻來進一步進行綜合實訓，以挑錯為題目來培養學生縝密的思維習慣及各技能的運用。2.政策解讀的學習。培養學生對宏觀政策的理解，可通過查閱政策及資料一些行業規劃，分析判斷，小組研討，課堂交流，來培養學生對政策的靈敏度，培養敏銳的觸角。3.上傳下達的寫作能力。寫作能力是秘書的基本功，通過對《請示》《批復》《報告》《總結》《通知》《嘉獎令》函等文件的擬寫及轉發、印發文件的流程，來提高學生對公文的寫作能力及公文處理能力。但寫作能力需要學生出于自身文學的喜愛與持之以恒的讀寫積累，才可以文思泉涌，胸中有丘壑，下筆如有神。4.領導意圖的準確把握。這是起草講話及擬文的關鍵，也是處理各項工作力度的把握，要求學生把握好領導的站位，“正確領會領導的意圖，工作才會少走彎路，才會辦出讓領導滿意的工作”。對領導意圖的準確把握，基本要領：一要從把握領導工作的熱點上領會領導意圖；二要從把握領導思想的閃光點上領會領導意圖；三要從上頭文件及基層實際情況來領會領導意圖；四要從把握領導個性特點中領會領導意圖；五要從把握領導意圖的實質上領會領導意圖。但在實訓方面很有難度，畢竟這方面在很多期刊或學習資料方面都比較小，僅以“只可意會，不可言傳”一言概之，所以在教學方面需要繼續探索研究。5.綜合協調能力的培養。協調不是靠熱心、熱情就夠的，還要懂得方法和技巧、藝術。協調的關鍵一在于有大局觀、全局觀和統率意識；二在于把握好領導授權原則、可行性原則；三是要主動商量，不急不躁，以解決問題為出發點，有理有節，營造良好且高效的工作氛圍。溝通協調的學習，可通過情景模擬及案例演練來提升學生的左右溝通、綜合協調的能力，這方面的案例很多，在這里就不再詳述了。6.通過擬寫調研報告來學習了解基層情況。“調查研究是做好領導工作的一項基本功”，“調查研究的過程，是領導干部提高認識能力、判斷能力和工作能力的過程”（摘自習近平撰文談調查研究：“身入”層更要“心到”基層）。通過調研深入基層，理清思路，才可以在解決問題上更能有的放矢。調研的關鍵在于調研課題的確定，調查問卷的精心設定，從被訪者的角度換位思考，才可以再保調研過程中能獲得真實的資料。這在我們的實訓里進行明確的要求。7.通過案例分析培養學生對輕重緩急的判斷能力。通過羅列一系列的工作項目來讓學生判斷事情的輕重，來提高學生對事情處理的把握。判斷輕重的原則在于要判斷事件的目標、性質、后果及預測事件過程需要能否受掌控或在掌控中。這個實訓可以參考人力資源管理公文筐的處理或公務員考試的一些試題做參考。但這對老師的管理經驗、工作背景、管理理念、能力素質有很高的要求。

三、秘書的未來發展方向以悟性工作，定會四兩撥千斤，有活力有靈性。在“知人善任”下，由秘書這些一般管理人員到辦公室主任或其他領導崗位的跳躍，指日可待。所以，秘書的工作能力，張弛有度；秘書的工作悟性，要求很高；秘書的職業未來，前景無限廣闊。

參考文獻：

[1]羅素平.社會需求型秘書人才培養探析.辦公自動化雜志，2011，（2）.

[2]王育.秘書實務（第二版）.高等教育出版社.

[3]領導干部要提高悟性的能力.中直黨建網.endprint