學(xué)校檔案信息化建設(shè)途徑探析

祁云

[摘 要]當(dāng)今的社會是一個(gè)信息化的社會，所以隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)對檔案的管理理念進(jìn)行了顛覆性的改變，也給檔案行業(yè)帶來了明顯的變化。學(xué)校管理工作的一部分就是學(xué)校檔案的管理，學(xué)校的檔案管理是學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)活動和內(nèi)部管理工作順利開展的重要保障。學(xué)校檔案自學(xué)校建立之日起就存在，它隨著學(xué)校的發(fā)展而發(fā)展，記載了學(xué)校在不同時(shí)期的發(fā)展歷程，它的存在對學(xué)校開展各項(xiàng)工作有很大的參考價(jià)值。但是隨著信息化時(shí)代的到來，現(xiàn)有的學(xué)校檔案管理工作已不能適應(yīng)信息化發(fā)展的要求，本文對學(xué)校檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析，找出加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的措施。

[關(guān)鍵詞]學(xué)校；檔案管理；信息化；措施

隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，以及信息化浪潮的到來，學(xué)校的發(fā)展規(guī)模越來越大，每年學(xué)校擴(kuò)張的人數(shù)大量的增加，這也對學(xué)校檔案的建設(shè)與管理產(chǎn)生了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。所以，加大對學(xué)校檔案的信息化建設(shè)，是應(yīng)對學(xué)校發(fā)展趨勢的措施，也是提升學(xué)校檔案管理水平的重要舉措。學(xué)校檔案信息化建設(shè)是一件利校利學(xué)的好工程，它不但有益于學(xué)校管理向科學(xué)化、信息化的方向進(jìn)行發(fā)展，還有利于學(xué)校教育質(zhì)量的提高以及教學(xué)方法的現(xiàn)代化、規(guī)范化，最終促進(jìn)了學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提高。

一、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及重要意義

學(xué)校檔案信息化建設(shè)主要是指，學(xué)校在利用信息化水平的基礎(chǔ)之上，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來開展學(xué)校的檔案管理工作，改變以前學(xué)校檔案管理以實(shí)體檔案為主的管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。只有這樣學(xué)校檔案管理才能不斷的提高管理的效率和水平，才能為學(xué)校的發(fā)展提高更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1、能夠充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用

隨著我國學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校的人流量不斷在增加，所以就對信息的需求量要求的比較多，大量的檔案需要傳遞，這就要發(fā)揮信息化檔案高速、快捷的優(yōu)勢[1]。所以加大學(xué)校檔案的信息化建設(shè)，補(bǔ)習(xí)采用先進(jìn)的管理理念，加強(qiáng)信息的安全處理與保密。只有這樣，才能促進(jìn)學(xué)校檔案的信息化建設(shè)。

2、對重點(diǎn)的檔案信息能夠進(jìn)行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

在學(xué)校中，總是存在一些比較特殊的檔案，這些信息的數(shù)量多，再加上用途廣泛，就容易對這些信息造成損壞。還有一些教師和學(xué)生都經(jīng)常利用的信息，比如學(xué)習(xí)資料等。還有一些與教職工自身利益密切相關(guān)的信息，但是這些信息容易被不法分子所利用，這就需要對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理，并且加大對這些重要數(shù)據(jù)的保密工作。

3、能夠加快現(xiàn)有信息檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

學(xué)校每年的人員流動量都很大，而且有很都的歷史資料，這些資料不僅數(shù)量多，而且占據(jù)的空間也大，管理也不方便，這就增加了學(xué)校檔案管理的難度，阻礙了學(xué)校檔案管理工作效率的提高。只有將學(xué)校檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化整理，才進(jìn)提高學(xué)校檔案管理的工作效率。

二、目前學(xué)校檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

1、管理方法落后，工作效率有待提高

在我國當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中，存在著很多落后的管理方法，造成這些問題產(chǎn)生的原因，一方面是學(xué)校的管理系統(tǒng)不健全，另一方面是現(xiàn)在學(xué)校檔案管理存在著不小的難度，因?yàn)閷W(xué)校的檔案大部分還是以實(shí)體檔案為主，實(shí)體檔案的利用率更高。但是，這也降低了學(xué)校檔案管理過程中的工作效率。

2、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)不到位

現(xiàn)在有些學(xué)校已經(jīng)逐步的開始了檔案數(shù)據(jù)管理的建設(shè)工程，研發(fā)了檔案管理的專門軟件。但是這些學(xué)校絕大部分的檔案管理軟件，僅僅滿足了人員基本信息、檔案目錄編輯等日常管理方面的需求，在信息的儲存量和信息的綜合分析與統(tǒng)計(jì)等方面利用不高。而且有些學(xué)校在數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)沒有較高的信息化程度，管理方面也存在著很多問題，不能有效的實(shí)現(xiàn)尋找信息的功能，所以，學(xué)校要進(jìn)一步的加大投入，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的信息化建設(shè)，從而促進(jìn)學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展要求。

三、加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的措施

1、面向未來，提高認(rèn)識

當(dāng)前學(xué)校檔案管理的中心工作就是學(xué)校檔案管理額信息化建設(shè)。學(xué)校校領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)的轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)工作的理解，大力支持學(xué)校檔案的信息化建設(shè)，加大對檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施的自己投入[3]。并且學(xué)校要做好檔案管理工作的宣傳，讓學(xué)校教職工與學(xué)生深刻認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，這有這樣才能擴(kuò)大檔案管理工作的影響力。學(xué)校還要根據(jù)自身檔案管理信息化建設(shè)的程度，建立起適合學(xué)校管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以此來滿足學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的需要。

2、統(tǒng)籌發(fā)展，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

學(xué)校檔案的管理部門，要強(qiáng)化自己的責(zé)任觀念，樹立全局意識，立足于長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，對已有的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行進(jìn)一步的完善。并且加強(qiáng)學(xué)校對檔案管理信息化建設(shè)的監(jiān)督指導(dǎo)，提出科學(xué)合理的有效意見。學(xué)校在電子校務(wù)的建設(shè)上，也要加大檔案管理系統(tǒng)與其它系統(tǒng)的聯(lián)系，借助網(wǎng)絡(luò)共享的手段，加大學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)。

四、結(jié)束語

我國學(xué)校檔案管理工建設(shè)已經(jīng)隨著時(shí)代的發(fā)展，朝著現(xiàn)代化的方向努力的邁進(jìn)。但是學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)長期性的工程，它不是一朝一夕就能完成的，需要我們學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與工作人員不懈的努力與堅(jiān)持，轉(zhuǎn)筆思想觀念，只有這樣，我們才能提高學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的效率，才能是學(xué)校的檔案管理工作真正的服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于教職工與學(xué)生，從而更好的推動學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張建國，張英彩.關(guān)于檔案信息化建設(shè)中幾個(gè)問題的思考[J].山東檔案.2012，13（03）：10-11.

[2]顏建平.學(xué)校辦公室電子文件歸檔管理[J].新作文（教育教學(xué)研究）.2011，10（14）：12-13.