學校檔案信息化建設途徑探析

祁云

[摘 要]當今的社會是一個信息化的社會，所以隨著信息技術的發展，信息技術對檔案的管理理念進行了顛覆性的改變，也給檔案行業帶來了明顯的變化。學校管理工作的一部分就是學校檔案的管理，學校的檔案管理是學校各項教學活動和內部管理工作順利開展的重要保障。學校檔案自學校建立之日起就存在，它隨著學校的發展而發展，記載了學校在不同時期的發展歷程，它的存在對學校開展各項工作有很大的參考價值。但是隨著信息化時代的到來，現有的學校檔案管理工作已不能適應信息化發展的要求，本文對學校檔案信息化建設中存在的問題進行分析，找出加強學校檔案信息化建設的措施。

[關鍵詞]學校；檔案管理；信息化；措施

隨著社會的進步與發展，以及信息化浪潮的到來，學校的發展規模越來越大，每年學校擴張的人數大量的增加，這也對學校檔案的建設與管理產生了嚴峻的考驗。所以，加大對學校檔案的信息化建設，是應對學校發展趨勢的措施，也是提升學校檔案管理水平的重要舉措。學校檔案信息化建設是一件利校利學的好工程，它不但有益于學校管理向科學化、信息化的方向進行發展，還有利于學校教育質量的提高以及教學方法的現代化、規范化，最終促進了學校教學質量的提高。

一、學校檔案信息化建設的內涵及重要意義

學校檔案信息化建設主要是指，學校在利用信息化水平的基礎之上，采用先進的計算機技術來開展學校的檔案管理工作，改變以前學校檔案管理以實體檔案為主的管理模式，實現檔案管理的信息化，提高學校檔案管理的網絡化。只有這樣學校檔案管理才能不斷的提高管理的效率和水平，才能為學校的發展提高更好的優質服務。

1、能夠充分發揮網絡信息技術的作用

隨著我國學校規模的不斷擴大，學校的人流量不斷在增加，所以就對信息的需求量要求的比較多，大量的檔案需要傳遞，這就要發揮信息化檔案高速、快捷的優勢[1]。所以加大學校檔案的信息化建設，補習采用先進的管理理念，加強信息的安全處理與保密。只有這樣，才能促進學校檔案的信息化建設。

2、對重點的檔案信息能夠進行數字化和網絡化建設

在學校中，總是存在一些比較特殊的檔案，這些信息的數量多，再加上用途廣泛，就容易對這些信息造成損壞。還有一些教師和學生都經常利用的信息，比如學習資料等。還有一些與教職工自身利益密切相關的信息，但是這些信息容易被不法分子所利用，這就需要對重要數據進行數字化、網絡化的管理，并且加大對這些重要數據的保密工作。

3、能夠加快現有信息檔案目錄數據庫的建設

學校每年的人員流動量都很大，而且有很都的歷史資料，這些資料不僅數量多，而且占據的空間也大，管理也不方便，這就增加了學校檔案管理的難度，阻礙了學校檔案管理工作效率的提高。只有將學校檔案進行數據化整理，才進提高學校檔案管理的工作效率。

二、目前學校檔案信息化建設過程中存在的問題

1、管理方法落后，工作效率有待提高

在我國當前學校檔案管理工作中，存在著很多落后的管理方法，造成這些問題產生的原因，一方面是學校的管理系統不健全，另一方面是現在學校檔案管理存在著不小的難度，因為學校的檔案大部分還是以實體檔案為主，實體檔案的利用率更高。但是，這也降低了學校檔案管理過程中的工作效率。

2、檔案數據庫建設不到位

現在有些學校已經逐步的開始了檔案數據管理的建設工程，研發了檔案管理的專門軟件。但是這些學校絕大部分的檔案管理軟件，僅僅滿足了人員基本信息、檔案目錄編輯等日常管理方面的需求，在信息的儲存量和信息的綜合分析與統計等方面利用不高。而且有些學校在數據庫信息系統沒有較高的信息化程度，管理方面也存在著很多問題，不能有效的實現尋找信息的功能，所以，學校要進一步的加大投入，加強檔案數據庫系統的信息化建設，從而促進學校檔案網絡化的發展要求。

三、加強學校檔案信息化建設的措施

1、面向未來，提高認識

當前學校檔案管理的中心工作就是學校檔案管理額信息化建設。學校校領導要及時的轉變思想認識，加強對檔案信息化建設工作的理解，大力支持學校檔案的信息化建設，加大對檔案管理工作基礎設施的自己投入[3]。并且學校要做好檔案管理工作的宣傳，讓學校教職工與學生深刻認識到檔案管理信息化建設的重要性，這有這樣才能擴大檔案管理工作的影響力。學校還要根據自身檔案管理信息化建設的程度，建立起適合學校管理的網絡系統，以此來滿足學校檔案管理信息化建設的需要。

2、統籌發展，規范標準

學校檔案的管理部門，要強化自己的責任觀念，樹立全局意識，立足于長遠的發展目標，對已有的檔案信息管理標準進行進一步的完善。并且加強學校對檔案管理信息化建設的監督指導，提出科學合理的有效意見。學校在電子校務的建設上，也要加大檔案管理系統與其它系統的聯系，借助網絡共享的手段，加大學校檔案管理的信息化建設。

四、結束語

我國學校檔案管理工建設已經隨著時代的發展，朝著現代化的方向努力的邁進。但是學校檔案管理信息化建設是一個長期性的工程，它不是一朝一夕就能完成的，需要我們學校領導與工作人員不懈的努力與堅持，轉筆思想觀念，只有這樣，我們才能提高學校檔案管理信息化建設的效率，才能是學校的檔案管理工作真正的服務于學校、服務于教職工與學生，從而更好的推動學校各項事業的健康穩定發展。

參考文獻：

[1]張建國，張英彩.關于檔案信息化建設中幾個問題的思考[J].山東檔案.2012，13（03）：10-11.

[2]顏建平.學校辦公室電子文件歸檔管理[J].新作文（教育教學研究）.2011，10（14）：12-13.