信息化時代醫院檔案管理新思路

林佃相　張濤　顏景潤

[摘 要]科技的變革和信息化進程的加快，計算機已經被逐步應用到了社會經濟生活的各個領域，作為現代化醫療衛生管理重要手段之一的檔案信息管理也不例外，這同時也是衛生體制改革的要求。文章基于對醫院檔案管理信息化的意義、現狀與問題的分析，提出了相應的解決對策。

[關鍵詞]檔案管理；信息化；醫院

隨著信息化時代的到來，社會經濟生活的各個領域對信息與數據的收集和管理提出了新的要求。首先，數據管理由分散向集中過渡；其次，信息更新速度急劇加快；最后，信息存儲方式更加便利，信息傳送更加方便，有利于人們對信息進行共享。從而可以得知，醫院傳統的紙質檔案管理模式，越來越跟不上時代的腳步，也無法適應醫藥衛生體制改革與醫院服務模式轉變的需要，因此，醫院檔案管理的改革亟待進行。

一、信息化對醫院檔案管理的意義

（一）醫院檔案管理信息化有利于保護原始檔案資料。醫院原始檔案資料在被計算機進行掃描之后，通過電子文檔的形式進行存儲。一方面，工作人員能夠快速的進行調閱并使用；另一方面，傳統檔案管理模式下，檔案原件因過多被借閱而可能出現的損壞或丟失的情況能夠完全避免，從而能夠有效的保護原始檔案資料。

（二）能夠使檔案文件的歸檔方式得以有效改善。一旦建立了醫院檔案管理的信息化，檔案資料的著錄、分類整理與調整，都可以通過計算機軟件來實現，從而可以大大減少檔案管理人員的勞動強度與難度，提高工作效率，從而使檔案的歸檔方式得以有效改善。

（三）能夠使信息資源得以有效整合與共享。信息化的建立，借助計算機軟件，能夠使檔案信息的錄入、檢索與提取更加方便，醫院各部門能快速的找到所需資料，從而使檔案信息的應用程度與適用范圍大大增強，使檔案資料信息管理的有效性與共享性得以實現。

（四）能夠使檔案信息資源的使用更加快捷。基于智能化檢索功能的實現，使用者借助電子檔案信息查詢系統，可以快捷高效的找到電子目錄與具體檔案文件，大大提高了工作效率。

（五）能夠使檔案管理模式進一步得以完善。醫院檔案管理信息化的建立，有助于進一步完善檔案管理模式，彌補傳統檔案管理模式下一些缺陷，諸如大量存儲空間的節省、檢索查閱時間的大大縮短等，實現了資源的優化配置，使檔案資料的利用率和檔案原件的安全性得到了極大的提高。

二、醫院檔案管理信息化的現狀

（一）對信息化的建設意識較為薄弱。傳統的醫院檔案管理模式早已深入人心，影響非常深遠，這就導致了很多醫院領導層滿足于現狀，并不重視檔案管理的信息化建設，另外，檔案管理人員也缺乏信息化建設重要性的認識，未能提出相關建設性的意見和建議，這些都對醫院檔案管理信息化的進程產生了一定程度的阻礙。

（二）信息化的建設缺乏相應的制度支持。資源共享是信息化的一個顯著特點，許多醫院內部管理體制的問題導致了檔案信息無法實現共享，部門之間溝通不暢，各自為政，無法實現工作的正常連接，各科室的檔案資料各自管理，沒有統一的管理模式與制度標準，無法有效的共享和利用檔案信息資源，極大的阻礙了檔案管理信息化的建設工作。

（三）檔案管理人員的素質不足。醫院檔案管理信息化的建設，離不開高素質專業型的人才隊伍，一方面，檔案管理人員要具備一定的檔案管理的專業知識與技能，對檔案管理工作的規律要熟練掌握；另一方面，檔案管理人員還熟練掌握現代信息技術。但是，很多醫院的檔案管理人員并不具備這些專業素質，同時，醫院也并沒有系統的培訓體系，以致醫院檔案管理的信息化建設不夠科學與規范。

（四）檔案管理信息化存在安全隱患。醫院檔案管理部門和外界暢通的聯系，是檔案信息資源實現共享的前提，是醫院管理工作與病人獲得良好服務的需要。因此，工作人員和病人都能自由的使用檔案管理系統進行查詢，并進行相關信息的獲取。這樣一來，檔案就存在一定的安全隱患，有可能會受到電腦黑客與計算機病毒的入侵，從而導致檔案信息甚至系統被破壞。

三、醫院檔案管理信息化的對策

（一）全員檔案意識需加強。要想做好檔案管理工作，首先要加強領導，使全員檔案意識得以提升。一方面，要在醫院發展的總體規劃中納入檔案管理工作，切實落實人員編制、工資待遇以及發展經費等。另一方面，組織學習相關檔案法律法規，是全員認識到檔案管理的重要性。

（二）促進檔案人員素質的提升。醫院應將檔案人員培訓系統化，努力促進檔案人員專業素質與計算機專業技能的提升。另外，檔案管理人員的業務素質也要不斷提升，檔案管理人員要積極參加繼續教育，努力學習檔案管理的新知識和新技術，并對醫院各科室對檔案信息的需求調研并進行總結。

（三）促進檔案管理制度的建立完善。以本單位檔案管理工作的實際情況為依據，與相關法律法規相結合，促進檔案管理制度的建立與完善，使檔案管理工作進一步得到規范。另外，相應的考核細則也應一并制定，納入考核機制，并一一進行量化，使每一位員工都能重視檔案管理工作。

（四）促進檔案管理基礎設施的改善。以自身實際情況為依據，檔案管理工作的投入適當提升，促進檔案保護設備與現代技術配備的增加，改善檔案管理的基礎設施。另外，加大計算機管理的引進，將醫院的所有檔案儲存到計算機中，提高查詢使用效率。

四、結束語

綜上所述，醫院的檔案管理工作的現狀是機遇和挑戰并存，努力抓住信息時代的機遇，積極應對信息時代的挑戰，推進醫院檔案管理的信息化建設，讓檔案資源實現共享，更好的服務醫院全體工作人員與社會大眾。

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