新形勢下事業單位檔案管理信息化問題分析

秦濤

[摘 要]隨著社會發展和科技進步，信息化在社會各個方面得到了深入廣泛的應用。但是在我國的事業單位中，由于受體制機制所限，檔案管理工作的信息化還存在著重視程度不夠、基礎薄弱、人員素質偏低等問題。本文對這些問題進行分析，并對加強檔案管理的實踐信息化工作提出提高認識、加強軟硬件建設、加強人才建設三方面的建議。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；信息化；對策

事業單位檔案因為包含了各方面工作運行的數據和資料，因此檔案管理工作成為各項工作中的重中之重。隨著社會的不斷發展進步，信息化、數字化已經成為不可阻擋的趨勢，檔案管理工作也必須緊跟這一時代潮流。事業單位中的傳統檔案，在管理上存在著占用空間大、不易保存、不易查閱、紙張浪費等問題，而檔案管理的信息化能有效解決這些問題，大大提升檔案管理工作的效率，因此檔案管理信息化勢在必行。

一、我國事業單位檔案管理的信息化過程中存在的問題

（一）管理者對檔案管理的信息化重視程度不夠

當前，有些事業單位的管理者對檔案管理工作不夠重視，不能夠清醒認識到檔案工作的重要性和有利性，對檔案管理制度的了解不完善、不系統，甚至不主抓檔案管理工作，對于檔案管理的信息化建設更是不聞不問，或者以經費不足等各種原因推遲甚至擱置檔案管理的信息化建設。但事實上，檔案管理關系單位的每一位員工，關系單位的整體發展，甚至關系國家的經濟發展。這種認識上的不到位極大的阻礙了事業單位檔案管理信息化的實現。并且由于對檔案管理的信息化認識程度不夠，導致在很多單位缺乏對這項工作的長遠規劃，即使進行信息化改革，也是推一下走一步，不能主動作為；有的更新添置了一些新設備卻不能有效利用，成為擺設，造成浪費，工作效率不能得到有效的提高。

（二）檔案管理信息化的基礎條件不足

一是硬件條件不足。很多單位在建設檔案室的時候，由于缺乏長期規劃，沒有充分考慮到要對檔案進行電子化管理的新形勢，導致沒有提前更新設備，在使用時發現缺乏特定的存儲設備，單獨更新存儲設備又與原有的設備不匹配，影響了信息化進程。二是軟件功能落后。有的單位雖然檔案信息化建設起步較早，在收文和歸檔工作中已經使用了專門軟件，但是僅停留在對檔案的搜索階段，整體檔案管理未形成系統化，效果不理想。三是信息化后的檔案存在安全隱患。有些單位對檔案信息的保護意識比較薄弱，存儲設備沒有及時更新，也沒有引進高科技設備對檔案數據進行管理與維護，造成檔案數據的丟失、損壞；另外隨著網絡技術的發展，單位檔案也越來越多的受到各種網絡威脅，網絡風險時刻存在。

（三）能夠勝任檔案管理信息化的人才不足

檔案管理的信息化，要求工作人員不僅要對傳統的檔案業務精通熟悉，還要掌握信息網絡技術。但實際狀況并不容樂觀，一方面，目前的從業人員大部分非檔案專業出身，在實際工作中也少有機會深入學習專業知識，缺乏培訓交流的機會，對新出臺的政策法規難以做到全面準確的把握。另一方面，檔案管理的信息化需要工作人員比較熟練的掌握信息技術、網絡技術，目前在整個政府機關都缺乏精通信息技術的工作人員，不適應當前迅速發展的網絡環境。此外，人才的培養是一個長期系統計劃，檔案管理工作的性質決定自愿投身檔案管理工作的人員并不多，因此人才培養也是檔案管理工作面臨的一個難題。

二、解決事業單位檔案管理信息化問題的對策和建議

（一）檔案管理的信息化要有管理者的清醒認識為基礎

管理者的信息化意識，決定著一個單位檔案管理信息化建設的進程。管理者必須將檔案管理的信息化當做一項核心工作來抓。管理者要及時給自己充電，從思想和認識上深刻意識到檔案管理信息化建設的重要性，要意識到檔案管理的信息化是時代發展的必然要求，是推動事業發展的最佳途徑。單位管理者要從人員、資金上加大對檔案管理信息化的投入，給予充分支持，將檔案管理信息化建設提到重要日程上來。“凡是預則立，不預則廢”，管理者要對本單位檔案管理信息化工作制定總體規劃，分析單位自身的特點與發展目標，深入調查分析研究，制定出能夠服務于單位長遠發展的戰略，推動檔案管理信息化的順利發展。

（二）檔案管理的信息化要有堅實的軟硬件基礎為保障

一方面，要做好硬件建設工作。選用一些國內外實力雄厚的公司或廠家的標準化設備，保證升級換代，節約重新開發的成本；要考慮單位長遠發展需要，兼顧網絡吞吐能力、響應時間和傳遞速度等因素，選擇一些當前甚至未來的主流產品，避免短期內硬件的落伍。另一方面要做好軟件建設工作。要選擇具有升級能力和后續開發能力的管理系統，隨時更新升級；檔案管理人員要跟上信息變化的步伐，及時收集新的檔案信息，不斷充實完善檔案數據庫。此外，還要加強檔案管理制度建設，提高防范意識，加強對電子文檔的監督、檢查，做好內部局域網與外網的隔離，防止信息泄露。

（三）檔案管理的信息化要有高素質的人才為推動

檔案管理人員作為檔案信息化建設的直接執行者，其專業技能水平的高低，直接影響著信息化建設的程度。首先，事業單位要加強對檔案管理人員的培訓工作，使其認識到工作的重要性，樹立正確的工作態度，提升專業技能；其次，事業單位要加強檔案管理信息化的人才招聘工作，引進具有專業背景和專業技能的人才，提高單位檔案管理信息化的整體水平，使本單位的檔案管理工作能夠跟上信息化時代的步伐；第三，作為檔案管理人員要保持積極學習的心態，努力掌握網絡知識和技術，提高對檔案進行標引、分類和管理的能力，充分發揮檔案的作用。

三、結束語

綜上所述，目前我國事業單位中檔案管理的信息化進程還存在著一些問題和困難，需要從思想認識、基礎建設、人員素質等各方面加強工作。檔案管理的信息化這一歷史趨勢是不可逆轉的，它將大大提升事業單位的工作效率，推動為人民服務、為現代化事業建設做貢獻目標的實現。

參考文獻：

[1]王茹麗，呂雪峰，王永輝.立足本職不斷創新——全面提升事業單位檔案管理工作水平[J].吉林農業.2010（12）.