檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

段士鴻

[摘 要]信息時(shí)代的來(lái)臨，為檔案管理工作帶來(lái)了新的思路與方法。但信息時(shí)代并不意味著檔案管理基礎(chǔ)工作不重要，如果檔案管理基礎(chǔ)工作沒(méi)有做好，將嚴(yán)重制約檔案管理的信息化、全面化發(fā)展。本文首先對(duì)當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，通過(guò)檔案基礎(chǔ)管理工作流程、制度化建設(shè)等方面，分析檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；基礎(chǔ)工作；資料歸檔

許多檔案管理部門開始利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)展開工作，在工作中不可否認(rèn)，如果檔案管理基礎(chǔ)工作沒(méi)有做好，將嚴(yán)重制約檔案管理的信息化、全面化發(fā)展。本文就檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用加以分析，探討在現(xiàn)代檔案管理模式下，如何通過(guò)檔案管理基礎(chǔ)工作，以加強(qiáng)檔案管理。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問(wèn)題制約了檔案的現(xiàn)代化管理

檔案管理基礎(chǔ)工作是實(shí)現(xiàn)高效有序的檔案管理的關(guān)鍵所在，其中包括檔案統(tǒng)計(jì)、歸類、編號(hào)、排序、制定卷宗等。隨著現(xiàn)代信息的大量增加，檔案案卷種類增加，內(nèi)容繁多，且部分檔案時(shí)間跨度大，造成檔案管理存在較大問(wèn)題，這也是制約檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程的重要的影響因素，對(duì)此主要分析有以下幾點(diǎn)：

（一）編號(hào)不規(guī)范

部分檔案沒(méi)有明確標(biāo)出編號(hào)分類，尤其是時(shí)間較開的卷宗，更是由于時(shí)間及規(guī)范更改等原因，造成檔案號(hào)不規(guī)范，沒(méi)有目錄號(hào)，一卷多冊(cè)等問(wèn)題。

（二）標(biāo)題不規(guī)范

標(biāo)題是反映案卷的主要內(nèi)容，標(biāo)題概述有誤，缺少必要的基本要示主，無(wú)法反應(yīng)案卷內(nèi)容，也是檔案管理中的重要問(wèn)題之一。

（三）缺少卷內(nèi)目錄

編冊(cè)時(shí)沒(méi)有按要求編寫案卷目錄，或編寫的目錄缺少信息，導(dǎo)致部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容無(wú)法被檢索到，降低了檔案的利用率，造成的資源的浪費(fèi)。

（四）頁(yè)碼標(biāo)注不清

部分檔案資料沒(méi)有標(biāo)注頁(yè)碼或頁(yè)碼標(biāo)注不清，如果發(fā)生案卷破損或缺頁(yè)少頁(yè)，將很難被發(fā)現(xiàn)，也會(huì)造降低檔案的利用價(jià)值。

（五）組卷混亂

案卷的組卷混亂，有的按時(shí)間組卷，有的按職能部門或管理權(quán)限組卷，還有的按文種組卷，這樣會(huì)造成部分信息被重復(fù)組卷，而有的信息無(wú)案卷歸檔，這樣不利于檔案的查找與使用。

（六）案卷厚薄不一

這個(gè)現(xiàn)象尤其表現(xiàn)在綜合性檔案館中，且建館時(shí)間越長(zhǎng)，館藏量越大，這種問(wèn)題就越突顯，不少檔案館內(nèi)案卷有的多有的少，組卷隨意，有的一、二頁(yè)紙組成一卷，有的五六百頁(yè)一類一卷，缺乏系統(tǒng)性。

二、提高檔案基礎(chǔ)管理工作，加快現(xiàn)代化檔案管理步伐

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，提高檔案管理基礎(chǔ)工作

提高檔案管理的基礎(chǔ)工作，必須建立標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的工作流程及方法，即在檔案資料的收集、整理、鑒定、歸檔、保管等環(huán)節(jié)上都應(yīng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，在編號(hào)、目錄編寫方面也應(yīng)制定完整且統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，以方便錄入及查詢。這也是檔案管理基礎(chǔ)工作的第一步。

1.文件的收發(fā)與整理、歸檔

文件的收發(fā)是檔案管理的“前期工作”文件收發(fā)也是避免重復(fù)勞動(dòng)，提高檔案管理工作效率的關(guān)鍵所在，文件收發(fā)登記與檔案著錄標(biāo)引在許多內(nèi)容上是重復(fù)的，因此要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，必須將這些內(nèi)容一一錄入內(nèi)，著錄標(biāo)引時(shí)減少部分工作量。

文件的收集是盡可能使符合條件的文件資料進(jìn)行歸檔，保持檔案的歷史全貌，如果檔案資料收集不全，必將影響到錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后檔案資料的全面性；在這里，對(duì)文件的整理顯得尤其重要，整理檔案就是要將收集到的檔案進(jìn)行分類、組卷等工作，剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件，使其達(dá)到資料完整、內(nèi)容翔實(shí)、分類準(zhǔn)確、整潔美觀等效果。

2.加強(qiáng)文件篩選，做好檔案歸檔

文件的篩選是要將一些保存意義不大的檔案資料定期銷毀，這樣可避免增加檔案保管負(fù)擔(dān)，提高檔案管理的工作效率。在另一方面，通過(guò)文件篩選還可檢索出重復(fù)性文件，尤其是綜合性檔案館，在文件提交、歸檔、錄入時(shí)不可避免出現(xiàn)重復(fù)性文件，或由于移交單位劃分不清，保管期限等問(wèn)題造成的許多文件無(wú)從考證，因此在做檔案管理基礎(chǔ)工作時(shí)，首先要對(duì)原有的檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)性的清理，去除無(wú)用的文件，將有價(jià)值的資料重新整理。

對(duì)于組卷過(guò)厚，內(nèi)容過(guò)于復(fù)雜的案卷要進(jìn)行重新組卷，重新組卷時(shí)應(yīng)注意盡可能按同一標(biāo)準(zhǔn)、同一方式進(jìn)行編寫，要對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄的檔案重新進(jìn)行整理歸檔，以確保案卷全部都有據(jù)可查。重新普查、組卷將會(huì)對(duì)館藏文件通過(guò)采用科學(xué)保管的形式，提高案卷的可追查性。

（二）提高檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化

檔案基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是指，在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由檔案工作主管部門向相關(guān)部門針對(duì)檔案管理工作的原則、方法制定科學(xué)、統(tǒng)一的規(guī)則與操作規(guī)范，給予貫徹實(shí)施和修訂的全過(guò)程。檔案管理現(xiàn)代化不但要求檔案管理基礎(chǔ)工作的要求降低了，而是要求更高了，它要求檔案基礎(chǔ)管理工作必須建立在更為完善、規(guī)范的管理制度與標(biāo)準(zhǔn)之上。檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化可以從檔案編號(hào)分類的統(tǒng)一性，可根據(jù)《檔案分類法》等相關(guān)管理規(guī)定，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)論是手工檢索還是計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，都采用一套標(biāo)準(zhǔn)，方便用戶檢查。規(guī)范題名，著錄標(biāo)注等，以保證檢索的查準(zhǔn)率。如果說(shuō)檔案分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確則保證了檢索的查準(zhǔn)率，僅保證查全率是不能滿足檢索需求的，查準(zhǔn)就是要求著錄時(shí)給予統(tǒng)一規(guī)范的題名，在題名填寫過(guò)程中，應(yīng)注意避免檢索進(jìn)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題、計(jì)算機(jī)無(wú)法識(shí)別等問(wèn)題的發(fā)生，尤其是簡(jiǎn)稱，要注意明確簡(jiǎn)稱規(guī)范，防止混淆。

三、結(jié)語(yǔ)

可以說(shuō)，檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，統(tǒng)一、規(guī)范的檔案編號(hào)、著錄、題名等管理，是提高檔案工作效率、滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)信息管理需求的關(guān)鍵所在。目前，檔案基礎(chǔ)管理工作雖然還存在一定問(wèn)題，但相信通過(guò)對(duì)檔案流程化、規(guī)范化、制度化管理的推進(jìn)，必將提高檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

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