淺析房產檔案信息化管理的優勢及策略

邢燕

[摘 要]近年來，隨著信息技術的廣泛應用，檔案行業發生了技術性的革命。房地產在經濟的帶動下得到蓬勃發展起來，為了使房產檔案更好的與社會的發展需求相適應，則需要將信息技術與檔案管理手段有效的結合起來，從而推動房產檔案管理的信息化進程，使其向現代化和高效化的方向發展，確保管理水平和管理效率的提高。文中對房產檔案信息化管理的優勢進行了分析，并進一步對房產檔案信息化管理的具體策略進行了闡述。

[關鍵詞]房產檔案；信息化；管理

一、房產檔案信息化管理的優勢

（一）房產檔案利用更方便

利用信息化對房產檔案進行管理，不僅利于查詢，而且信息的利用效率得到提高，信息透明度更高。房產檔案信息化管理，可以通過錄入將各個時期的房產檔案從紙質變為圖像，實現存儲、索引、管理、查詢的電子化，這樣在房產檔案使用過程中，只需輕點鼠標就可以調出檔案，更便于使用，使工作效率得到大幅度的提升。避免了由于歸檔錯誤或是紙張受損所給檔案帶來的損失。房產檔案信息化后，使檔案的準確性和安全性得到提升，增加了檔案信息的透明度，人們對檔案的保護意識更強，有效的避免了一些虛假房產檔案信息的發生。

（二）房產檔案信息共享

通過各種現代化的高科學技術，將各種載體的房產檔案轉化為數字化的信息，并以數字化的形式進行存儲和使用，通過網絡進行傳輸，利用計算機來進行管理，使房產檔案形成一個完整的信息體系，能夠及時進行利用，使資源實現了共享。在對房產檔案進行使用時不再受到時間和空間的限制。同時房產檔案信息化建設工作的開展，使房產檔案信息的可視化管理得以實現，使圖形、文檔和數據實現了有效的結合，不僅方便了信息的公開查詢，而且為房產檔案向社會開放奠定了良好的基礎，為國家各項房產政策的實施提供了技術上的支持。通過房產檔案信息的共享，更方便對企業和個人房產信息的了解，避免了惡性囤房炒房行為的發生。

（三）更便于檔案管理

房產檔案信息化管理工作的開展，使檔案以電子化的方式存在，這樣可以更便于對檔案進行理科改，利于檔案的流轉、處理及歸檔等工作的開展，而且檔案信息化系統實現了檔案自動存檔的功能，實現了檔案管理的無紙化辦公，如果想查詢房產檔案，只要在聯網的任何一臺電腦上即可以實現對相關信息的查詢，不再受到時間和區域的限制。

二、房產檔案信息化管理策略

（一）加快房產檔案統一標準的建立

我國電子文件檔案已出振了相關的統一標準，有效的規范了電子文件檔案的管理工作。房產檔案自身具有特殊性，這樣在管理上也與其他檔案管理方式存在著不同，其具有較強的獨立性。目前部分地區已建立了房產權屬數字化檔案，但由于多種原因，還沒有統一的標準來進行規范，這就導致房產權屬數字化檔案在建設過程中存在較大的難度，而且所取得的實際效果也沒有達到預期的標準。所以為了更好的對各地房產權屬檔案進行規范和指導，則需要建立健全房產管理的數字化的檔案標準。

（二）房產權屬檔案信息化管理應分階段實施

首先，在進行信息化建設的過程中，必須對房產檔案管理部門原有的存量檔案和每年新增的檔案予以充分考慮，并分別對其進行規劃和確定合理的建檔流程。對于部門內原有的存量檔案，可將部分利用率較高的進行建檔，這樣能夠進一步確保數字化檔案庫在短期內發揮出利用價值；

其次，建立統一的軟件編制標準。由于房產信息網是面向全社會提供服務的，為此，在網絡軟件的編制上應當充分結合房產檔案的專業性和實用性。國家應當出臺相關的行業標準，以便檔案管理系統的建設有可執行的標準；

再次，強化制度化建設，實施統一標準化管理。房產檔案管理部門應當配置專用的檔案庫房、計算機、打印機、掃描儀、溫濕度計等設施設備，在管理工作中落實崗位職責制，明確檔案管理工作流程。同時，房產檔案管理部門還應當建立檔案接收、整理、歸檔、節約、復核、保管、保密等制度，確保檔案信息化管理的各個環節均有章可循、有規可依。

（三）處理好檔案的公開和保密關系

房產檔案信息化建設，對于在網上進行開放和利用需要具有一定的機密性，有一定的限制，處理好公開和保密的關系，避免不法之人利用房產權屬檔案謀取私利。在這方面，為了更好的保護房產所有人的個人合法權益，國家應出臺相關的法律法規，對房產檔案的上網登記進行確定，使房產檔案在開發利用過程中，在為使用者提供相應的檔案信息的同時，也確保做好檔案的保密性工作。

（四）加強計算機網絡病毒的防范

只要是有計算機網絡的地方，就有可能出現計算機病毒，為此，檔案上網利用非常容易受到計算機網絡病毒的威脅，最為嚴重后果可能導致所有檔案數據信息全部丟失。為此，在建設數字化檔案的同時，必須加強計算機病毒的預防工作。

（五）培養高素質房產檔案管理人才

在房產檔案信息化建設過程中，房產檔案管理工作還處于由手工檔案向信息化檔案過渡的狀態下，這就需要具有較高綜合素質的房產檔案管理人員來加快房產檔案信息化建設的進程。所以房產檔案管理部門應做好員工的培訓工作，努力提高員工的知識積累和操作技能，使其即暗嘆得房產管理的專業知識和技能，又精通信息化管理的手段和技術，從而提高員工的整體素質。同時還要加強員工職業道德素質的提升，使其樹立正確的服務觀念，為使用者提供便捷、優質的服務。

三、結束語

新時期下，將信息網絡技術應用于房產檔案管理工作中，有利于極大地提高房產檔案管理效率，提升房產檔案部門的服務水平，對于推動城市現代化建設和社會經濟發展具有重要意義。

參考文獻：

[1]楊麗穎.綜述房產檔案管理存在問題及對策[J].黑龍江科技信息，2011.8.

[2]楊相云.關于房產管理作用的相關問題探討[J].商品與質量：建筑與發展，2012.1.