淺談檔案管理基礎工作在檔案管理中的作用

李迎娣

[摘 要]在高科技的迅速發展之下，計算機已經成了我們工作的良好助手，他有很好的工作能力，可以對復雜的信息進行快速處理，計算機工作的主要要求是所輸入的數據和信息必須是完全準確的，不準確的信息對于計算機來說就是垃圾，在進行檔案管理的工作中也要注意計算機的使用，注意數據的準確與科學，以免出現不必要的錯誤。

[關鍵詞]基礎工作；檔案管理；現代化

檔案管理是與每個人息息相關的工作，在檔案管理中，對計算機的使用非常廣泛，計算機可以對龐大的數據群體進行迅速分析，這項高科技的產物為工作帶來了很多方便，但是在使用的過程中，一定要保證原始數據的準確，只有這樣計算機才會分析出最科學的結果，否則只會是錯誤。

1.檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講，目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象。三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。六需要管理的額案卷有不同的規格，越是歷史悠久的檔案館這種情況越嚴重，我國檔案館發展并不完善，對于這種情況還不能很好的解決，要盡快尋求一條新的工作道路，將這種情況及早解決，讓檔案管理工作進行的更好。

2.實行標準化、規范化的工作程序和方法

檔案是一個比較繁亂的工作對象，要想取得良好的工作成果就要對檔案實行科學化、標準化的管理方法。

2.1全面普查案卷，去糟取精

要想實現檔案的規范化管理，要對檔案進行徹底的普查，去除不需要的陳舊檔案，達到檔案管理的最高效率。

2.2重新組合案卷實現案卷規范化

有些案卷內容混雜或者裝訂過厚，對于這種檔案我們要進行規范化處理，將混雜的信息去除，將過厚的檔案進行分類重新裝訂，讓檔案管理提高效率。

2.3結合本館實際規范著錄工作

在計算機管理檔案的過程之中，著錄工作是一項基本工作，著錄工作進行的是否科學決定了計算機工作是否準確，我國相關法律曾經出臺過著錄工作的相關規則，但由于不少工作部門對規則不遵守造成了著錄工作混亂，在檔案管理時，要結合單位實際，將著錄工作進行重新規范。

2.4統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。

2.5規范題名保證檢索查準率

檔案分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準，因此在著錄時要統一規范題名。規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，要補齊；如果題名冗長則刪除。還要統一文種題名，不要出現有“請示報告”等含義不清的文種出現。所以規定凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”，這樣就可在檢索中區分出文件的實質作用。

3.加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

3.2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.3分門別類，充分利用檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

4.結語

計算機已經廣泛的應用于工作之中，對于計算機的使用要理性，不要成為計算機的奴隸，在工作過程中不要一味的依賴于計算機，在進行信息處理時要注意自己輸入的原始數據是否準確，只有人腦和電腦同樣的高度集中，才會取得最理想的工作成果。

參考文獻：

[1]楊鳳仙.檔案管理現代化問題研究.云南檔案，2009-09-20.