針對高等學校檔案管理現代化問題的研究

陳維宏

[摘 要]檔案管理工作所涉及的方面較多，其政策性及機密性較強。學校的檔案管理工作是對學校全部信息資源的整理，支持學校各部門的具體工作。對學校的活動開展有決定性影響。在傳統的學校檔案管理工作中，對與現代化的科學技術并未全面運用。因此現代化檔案管理的建設，是學校檔案管理工作的必經之路。本文針對高校檔案管理現代化的發展。提出建議。

[關鍵詞]高等學校；檔案管理；現代化

學校的檔案管理工作，不僅記載著發展歷史，更記載著在發展過程中的成功與失敗歷史。在現代化的發展中，高校的檔案管理已成為學校構成的關鍵部分。其作用是不可替代的，傳統的學校檔案管理工作與現今學校發展已不適應，要改變這種狀況，必須將檔案管理工作革新?，F代化的學校檔案管理已在多所院校實施，其應用的效果也非常好，因此針對現行的檔案管理工作，要想全面的完善，還需要從其根本上進行轉變。實施具體問題具體分析策略，以實現現代化的檔案管理工作在學校的運用中能夠體現出效率化、效益化及水平化的綜合提升。

一、高校檔案管理的現狀

（一）對檔案管理工作的不夠重視

受傳統思想的影響，相當一部分人認為，檔案工作就是抄抄寫寫、保管等事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔和上級部門的檢查就行。有些單位對國家有關法律法規學習和貫徹力度不夠、不知道檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案工作是國家的一項重要事業。由于長期的認識不足，導致各單位對檔案管理工作不重視，檔案管理工作混亂。

（二）檔案管理的基礎設麓較差

由于長期對檔案工作的不重視，資金不足，導致許多單位的檔案管理設施落后，甚至個別單位沒有專用檔案室。有些單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

（三）檔案管理人員素質較低

有些單位不重視檔案管理工作的重要性和專業性，檔案人員變動頻繁。大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不了解，檔案收集意識淡薄。甚至有些單位的檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

二、高校檔案管理建設原則

高校檔案管理具有一定的原則性。既要在工作中動靜結合，還需在管理上職責與權益靈活運用，在具體的工作中不能過于死板，這樣才能充分體現出高校檔案管理工作的獨特性。

（一）規范、靈活相統一原則

各單位檔案的管理制度要嚴格按照國家標準來執行，這樣有助于制度執行的標準化、規范化，但不是說所有單位的檔案管理制度千篇一律。高等學校因規模、類型、層次的差異，應根據自身特點不斷地實踐、探索和總結，建立一套內容全面、結構完善、符合本單位實際的規章制度體系。

（二）職責、權益兼顧原則

在檔案制度的制定過程中，一定要明確領導干部和檔案管理人員的工作職責范圍及權限，同時也應保護其合法權益。當前高等學校忽視管理人員的權益，這極大地影響管理人員的工作熱情，也影響到整個學校的發展。建立高校檔案工作制度必須把明確職責和保護權益放到同等重要的地位。

（三）制定、執行并重原則

制度建設的首要工作是根據本單位實際情況，制定出一系列系統、科學、合理的檔案管理制度。才能檢驗其制度是否適合單位發展、是否可以調動工作人員積極性，關鍵在于制度的執行。各單位應關注各項制度落實情況，在實踐中不斷完善，使制度更加人性化、規范化、合理化。

三、高等學校檔案現代化管理的有效措施

對于高校檔案管理的現狀及其發展的原則可以看出，要促進學校各項工作活動的有序進行，必須加強對檔案的數字化管理及現代化建設。從根本上革新管理理念，提高工作人員的業務素質。將高?，F代化檔案管理建設落實到工作的實處。

（一）革新管理理念

管理理念是促進高校檔案管理工作提升的關鍵所在，觀念的創新就是要在檔案管理中堅持以人為本，即在工作中圍繞著如何服務于人以及促進人的發展，尤其是更好地服務于廣大教師和學生的需求。其次，觀念的更新還要樹立起全面發展的管理理念，通過加強內部培訓，增強全體師生員工的檔案意識。最后，要建立起與其他工作協調發展的管理理念，與高校其他管理工作協調，更好地服務于學校教學管理工作。

（二）信息化管理

隨著計算機信息技術進入校園，實現高校檔案管理的信息化是必然趨勢，樹立科學發展觀，落實高校檔案管理數字化和信息化的實現。目前大多數高校的信息化管理還停留在文件及目錄管理上，對于深人細致更加規模化的信息化管理還尚有欠缺。因此在檔案管理過程中進行系統化的計算機信息系統建設是極為必要的。要做好檔案管理的信息化，就需要從檔案管理的各個環節著手，將數字化管理落到實處，具體來說就需要在檔案資料的收集時，做到電子文件收集的正確、齊全，在電子文檔的錄入和系統檢測中做好監督工作，以確保檔案的安全性和準確性。在館藏資源的整理過程中，管理人員則需要通過不同的分類建立計算機檢索系統，逐步實現數據庫管理與在線使用的同步，從而通過數字化的管理為教師和學生提供更加完善和便捷的服務，減輕管理人員的工作負擔。

（三）提高管理人員的素質

管理人員素質的高低直接影響高校檔案管理的水平，學校應該加強檔案人才隊伍的建設，明確崗位職責，提高管理人員的整體素質。尤其是在數字化和網絡化的時代背景下，需要加強對管理人員信息化管理的培訓，增強其信息化管理的操作技能，既要懂得如何整理歸檔檔案，又要懂的現代信息技術的專業知識，成為檔案管理的復合型人才，以適應現代社會的挑戰。

四、結語

對于高校檔案管理的現代化發展是具有一定時代意義的，在建設其現代化的發展之路，要提高工作人員的素質，提升其業務管理水平。最大限度的實現檔案管理工作的綜合價值。另外在檔案建設中要注重工作形式的創新。將現代化的創新理念運用到實際工作中，實現學校各部門間的工作協調發展。

參考文獻：

[1]郭楊.基于創新體系下的高等學校檔案管理問題的研究[J].華章.2012.01.20