加強檔案數字化建設，提升檔案管理現代化水平

歐全勝

摘 要：隨著經濟社會的快速發展和科技水平的不斷提高，檔案信息資源的開發利用越來越受到人們的重視，檔案數字化建設成為檔案信息化建設中的一個重要內容，給檔案工作者帶來了新的契機和挑戰。我們應勇于面對信息技術的挑戰，積極進行對策研究，以自我加壓，變挑戰為機遇，進一步加快檔案數字化建設步伐。

關鍵詞：檔案數字化；意義；對策

隨著經濟社會的快速發展和科技水平的不斷提高，檔案信息資源的開發利用越來越受到人們的重視，檔案數字化建設成為檔案信息化建設中的一個重要內容，給檔案工作者帶來了新的契機和挑戰。因此，加強檔案數字化建設是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是加速檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案服務水平的必由之路。

1 檔案數字化建設的意義和主要作用

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中指出：各地區各部門各單位要把數字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規劃，從人力、財力、物力上統籌安排，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化。各檔案館（室）要大力開展傳統載體檔案數字化工作，及時以數字化檔案代替原件提供利用，對已實現數字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用。這充分說明了檔案數字化建設的重要性。

（一）檔案數字化是檔案信息化建設重要內容。檔案信息化建設的核心是資源建設。資源建設的主要任務是現有館藏檔案的目錄數據庫建設和館藏重要檔案、照片、錄音、錄像檔案的數字化和電子文件歸檔與電子檔案管理。

（二）檔案數字化使檔案原始件得到合理保護。由于傳統的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，占用了大量的庫存空間，管理成本高，檔案易受損。檔案數字化管理可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數和復印次數，降低了庫存檔案的老化速度。一方面能夠發揮原始件的作用，真正實現檔案原件逼真再現。另一方面，能夠實現數字化副本建立起來以后，異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。即使發生不可抗力等因素，也不會是使這些檔案資料遭到毀滅性的破壞而不可恢復。

（三）檔案數字化降低了檔案利用成本，提高了工作效率。數字化加工項目完成后，社會公眾和單位的各級領導、各部門或下屬單位都能通過數字化檔案管理系統即時查詢已開放檔案，利用所需要的電子文檔數據原文（件）信息，避免了傳統檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

（四）檔案的信息數字化是一項服務社會的高科技工程。數字化的檔案信息打破了檔案利用上的時間概念，運用計算機網絡技術向社會和公眾提供快速有效的服務，使得社會資源通過信息的數字化實現了共享，因而凸現出檔案信息數字化是一項跨部門、跨行業的具有高科技知識含量的大文化工程。

2 檔案數字化建設的現狀

檔案數字化工作是一個系統工程，涉及檔案安全、保密、整理、搶救，以及數字化范圍確定、掃描的標準和質量等諸多方面。檔案數字化是大勢所趨，檔案從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性，同時數字檔案還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，這樣利于檔案信息資源更廣泛更高效地服務于社會各方面的需求。

與許多發達國家的檔案數字化情況相比，我國的檔案數字化起步較晚，還遠遠不能適應數字時代發展的需要。2013年10月10日，國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權在全國數字檔案館（室）建設推進會上的講話中指出：盡管國家檔案局在2005年就提出要建立一批數字檔案館，但到目前為止，全國真正建成的數字檔案館（室）并不很多。因此，提出了2020年全國檔案館檔案數字化數量比2010年翻兩番的硬指標，目的就是要強力推動檔案數字化工作，扎實推進數字檔案館（室）建設。

當前，檔案界對傳統的檔案管理方法雖提出了質疑，但對新的管理模式引用和推廣也存在著一定的畏難情結。主要原因有：傳統觀念的根深蒂固，對新設備新技術的操控水平有限，缺乏檔案數字化方面的人才；檔案數字化建設經費不足，各類檔案數字化建設標準尚未全面形成；極少數單位和部門領導對檔案工作重視不夠，經費投入少，沒有專門的檔案室和專職檔案管理人員，未配備掃描儀、照相機等基本設備，檔案數字化無從談起；數字化檔案依賴于數字化設備而存在，由于技術和設備更新換代異常迅猛，具有不穩定性。

3 檔案數字化建設的對策

隨著現代信息技術的迅猛發展，檔案數字化建設成為我國檔案界關注的熱點。數字檔案具有存儲、檢索便捷，傳輸快速，信息共享等優點，是傳統紙質檔案望塵莫及的。我們要真正立足數字檔案本身的特性，迎接檔案數字化建設面臨的一系列機遇與挑戰，認真研究解決檔案數字化建設中存在的缺陷和不足，立足實際，統籌規劃，聚焦難點、重點，全面加強檔案數字化建設，提升檔案管理現代化水平。

（一）提高認識，統籌規劃。檔案數字化是信息化時代對檔案部門的挑戰，也是給檔案部門帶來的機遇。檔案部門應該充分發揮統籌指揮、督促檢查的職能作用，督促各地、各部門嚴格依照法律、法規全面加強檔案數字化建設，切實作到領導到位、保障到位、經費到位，千方百計將傳統的檔案資料信息變成方便被有效快捷引用的實用信息。

（二）聚焦重點，落實質量控制。檔案數字化要科學分類，對于有條件的，盡量實現數字化，并設計優先位階。對于那些珍貴重點、獨享特色和檢索率非常高的檔案，要優先數字化處理。檔案數字化建設要以全面落實質量控制為重點，加強計算機程序設計和研究，提高數字化處理水平和輸出質量。

（三）實踐為先，加強能力培養。在檔案數字化的原件選擇上、在數字化檔案上傳技術上、在數字化檔案的加密和安全訪問問題上、在檔案數字化存在的多方面的法律層面上等等諸多問題，都要加強探索和研究，制定完善的理論體系、制度體系和技術體系，真正實現檔案數字化質和量的巨大飛躍。

（四）激勵引領，強化人才支撐。人才是檔案數字化的主力軍，傳統的檔案工作者已不能滿足檔案數字化的需要，必須大力培養一批數字化建設的管理型、技術型和復合型人才。充分發揮現有人才的積極性，建立激勵機制，鼓勵檔案工作者在檔案管理實踐中培養能力、獲取經驗、積極創新。

總之，檔案數字化是信息化時代對檔案部門的挑戰，也是給檔案部門帶來的機遇，傳統載體檔案數字化，對檔案館（室）有著多方面的作用和意義。我們應勇于面對信息技術的挑戰，積極進行對策研究，自我加壓，變挑戰為機遇，進一步加快檔案數字化建設步伐。檔案信息化并不能取代傳統的檔案管理方式。除了檔案內容外，檔案載體等媒介也是人類社會記憶的重要部分，這些信息可以判斷檔案信息的真實性及其他方面的價值。紙質檔案已經經歷了上千年的考驗，而數字化檔案還沒有經歷百年以上的考驗。因此，目前數字化的檔案只有和傳統的檔案信息保存方法相結合，才能確保檔案事業的發展及更好地服務于社會。

參考文獻

[1] 中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》

[2] 國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權在全國數字檔案館（室）建設推進會上的講話

[3] 楊公之主編《檔案信息化建設導論》，中國檔案出版社2001年版