檔案管理信息化發展的制約因素及其應對策略和措施

許志敏

摘 要：在檔案管理信息化過程中，存在硬件設施和軟件環境不健全、檔案信息的保密性和安全性差、可利用的檔案信息資源少和管理人員素質較低等制約因素，應根據實際情況，采用加強軟硬件建設、保護檔案信息安全、加強檔案信息化資源建設和提高檔案管理人員整體素質等方面入手，強化檔案管理信息化建設。

關鍵詞：檔案管理 信息化 制約因素 應對措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）06（b）-0174-02

隨著科技水平的快速發展，檔案管理信息化是必然的發展趨勢。檔案管理信息化是利用數字化原理和計算機網絡加工處理檔案資料的過程，科學合理地配置、開發和利用檔案資源，最終實現檔案信息資源的社會共享。這有利于充分利用人力、物力和財力，提高檔案管理工作效率，促進經濟社會的協調發展。但是，在實際工作中存在許多制約檔案管理信息化的因素，筆者通過分析制約因素有針對性地采用應對策略和措施，促進檔案管理信息化的發展。

1 制約檔案管理信息化發展的因素

1.1 硬件設施和軟件環境問題

在檔案管理信息化過程中，需要硬件設施和軟件環境的支持。

硬件設施是指計算機、打印機、復印機、掃描儀、數碼相機等信息化過程中必須的工具和器材，但是購買這些配備需要大量的經費投入，在經費緊張的情況下就缺少必備的管理工具，難以高效完成檔案信息化管理工作。

檔案信息管理各個環節的標準化規范化屬于軟件環境的范疇。如將紙質檔案轉換為電子文檔時，沒有一個統一的標準要求轉換成何種電子文件格式，致使不同部門不同人員轉換的電子格式不盡相同，不同部門或人員填寫同一種電子表格可能使用各不相同的格式，這不僅不利于使用者充分利用，使信息化管理的工作量和工作難度無形中得到增加。另外，在保管、調閱、傳遞和使用電子檔案時，統一的剛性要求缺乏，有很多人為主觀因素的存在。

1.2 檔案信息的保密性和安全性差

檔案信息化的目的在于實現檔案資源的共享。檔案的密級不同決定了信息共享有一定的限制性，甚或在一定程度上需要保密。由于應用網絡等技術進行檔案信息化管理，網絡病毒和黑客等可以入侵計算機管理器，加上工作人員可能出現無意泄露，尚有電磁泄露、剩磁泄露等，這些因素無形中增加了檔案信息泄密的渠道和風險。檔案信息化管理離不開相應載體，泄密具有很強的隱蔽性，檔案信息是否被非法復制難以判斷，并且泄露后的檔案信息可借助網絡快速傳播，難以采取補救措施，致使保密性與安全性成為檔案信息化管理的一對矛盾體。

1.3 可利用的檔案信息資源少

保管和利用檔案是檔案館的重要職能。要發揮檔案及其檔案信息在經濟社會發展中的作用，必須重視各種檔案資源的收集工作。在實際工作中存在重視內部組織管理，忽視社會對館藏信息需求的研究和預測；重視改變服務方式，忽視深層次的檔案信息化服務；重視檔案信息的安全性和保密性，忽視檔案信息的社會性和文化性；重視紙質檔案保管，忽視數字化信息化的管理模式。致使檔案信息化后，可被利用的檔案信息資源較少。

1.4 檔案管理人員的素質較低

檔案管理工作者必須掌握和熟練應用相關的硬件設施和管理各個環節的標準規范，具有良好的加工、提煉檔案信息的能力，將有價值的檔案信息化為利用者提供良好的服務。但是，我國現有檔案管理專業人員缺乏，尤其在基層單位多為半路出家，接受培訓和學歷提高的機會較少，崗位為非專業人員占據，難以吸納優秀人才，檔案隊伍綜合素質普遍不高，難以推廣和應用先進技術和先進管理手段，檔案信息化程度不高。

2 應對策略和措施

2.1 加強軟硬件建設

在硬件設備配置方面，檔案管理部門要獲得領導的支持，改善和配備相應硬件設備和設施，做到既節約成本滿足工作需要，又滿足長期發展需求；同時要將檔案信息化管理納入單位信息化管理體系和年度目標考核項目中。要有專人維護相應設備設施，保證正常高效運轉，不斷提高工作效率。

在軟件建設方面，要加強標準化、規范化建設。在保證收集檔案信息真實性、完整性和有效性的前提下，要實現電子文件從形成一直到歸檔、保管、借閱等各個環節的標準化、規范化和制度化并予以貫徹實施，做到檔案信息化的科學管理，實現歸檔統一、保管安全、使用有序的目的。

2.2 保護檔案信息的安全

開發和利用網絡化檔案信息并使之正常運行，應以計算機網絡安全為前提。應建立合理的信息利用機制，設定不同利用者的權限，確保安全利用檔案信息；應建立檔案數據的保存、遷移、校驗機制和信息處理利用工具，確保安全保管檔案信息；要通過相應技術手段，在硬件設備設施方面阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效，使網絡系統正常安全運行。

2.3 加強檔案信息化資源建設

這是檔案管理信息化建設的核心。一要廣泛收集相應有利用價值的檔案資料，豐富館藏。二是在檔案數字化信息化的過程中，不僅將現成的檔案數字化，還要將類似的檔案進行整合、加工使之信息化、數字化，不斷提高信息資源的質量和利用率。必須根據實際情況，大力推進制定和應用共同的標準，通過制定和貫徹相關的法律法規，必須認真研究計算機和網絡的法律法規保證正常開展信息化建設工作，促進檔案管理信息化建設健康有序的發展。

2.4 提高檔案管理人才的整體素質

檔案管理信息化是不斷完善、不斷優化的循序漸進的過程，這必須依賴于高素質的檔案管理人員。為了提高檔案管理人員的整體素質，必須加強繼續教育和職業能力提高，通過各種途徑提高專業學歷水平，使之掌握前瞻性知識和技能，以滿足檔案管理信息化的需要。計算機技術是檔案信息化管理的主要內容和核心。為了做到長期保存和利用檔案即人類活動的真實歷史記錄，檔案管理人員必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革，必須能熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備，學會利用計算機制作、使用和維護電子文件，掌握電子文件的歸檔與管理的知識與技能，否則難以勝任現代檔案管理工作。因此，采取各種手段和方法，不斷提高檔案管理人員的的業務素質和職業道德水平，具備較強的開拓創新意識；要不斷引進檔案信息管理急需人才和高端人才，補充新鮮血液，完善檔案管理人員的知識結構和能力水平，實現檔案信息化管理的科學化、制度化、標準化和人性化，為經濟社會發展提供強有力的支撐。

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