檔案管理信息化發(fā)展的制約因素及其應(yīng)對(duì)策略和措施

許志敏

摘 要：在檔案管理信息化過(guò)程中，存在硬件設(shè)施和軟件環(huán)境不健全、檔案信息的保密性和安全性差、可利用的檔案信息資源少和管理人員素質(zhì)較低等制約因素，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，采用加強(qiáng)軟硬件建設(shè)、保護(hù)檔案信息安全、加強(qiáng)檔案信息化資源建設(shè)和提高檔案管理人員整體素質(zhì)等方面入手，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 制約因素 應(yīng)對(duì)措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）06（b）-0174-02

隨著科技水平的快速發(fā)展，檔案管理信息化是必然的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理信息化是利用數(shù)字化原理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加工處理檔案資料的過(guò)程，科學(xué)合理地配置、開發(fā)和利用檔案資源，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。這有利于充分利用人力、物力和財(cái)力，提高檔案管理工作效率，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展。但是，在實(shí)際工作中存在許多制約檔案管理信息化的因素，筆者通過(guò)分析制約因素有針對(duì)性地采用應(yīng)對(duì)策略和措施，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。

1 制約檔案管理信息化發(fā)展的因素

1.1 硬件設(shè)施和軟件環(huán)境問(wèn)題

在檔案管理信息化過(guò)程中，需要硬件設(shè)施和軟件環(huán)境的支持。

硬件設(shè)施是指計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等信息化過(guò)程中必須的工具和器材，但是購(gòu)買這些配備需要大量的經(jīng)費(fèi)投入，在經(jīng)費(fèi)緊張的情況下就缺少必備的管理工具，難以高效完成檔案信息化管理工作。

檔案信息管理各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化屬于軟件環(huán)境的范疇。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔時(shí)，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求轉(zhuǎn)換成何種電子文件格式，致使不同部門不同人員轉(zhuǎn)換的電子格式不盡相同，不同部門或人員填寫同一種電子表格可能使用各不相同的格式，這不僅不利于使用者充分利用，使信息化管理的工作量和工作難度無(wú)形中得到增加。另外，在保管、調(diào)閱、傳遞和使用電子檔案時(shí)，統(tǒng)一的剛性要求缺乏，有很多人為主觀因素的存在。

1.2 檔案信息的保密性和安全性差

檔案信息化的目的在于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。檔案的密級(jí)不同決定了信息共享有一定的限制性，甚或在一定程度上需要保密。由于應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)進(jìn)行檔案信息化管理，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客等可以入侵計(jì)算機(jī)管理器，加上工作人員可能出現(xiàn)無(wú)意泄露，尚有電磁泄露、剩磁泄露等，這些因素?zé)o形中增加了檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息化管理離不開相應(yīng)載體，泄密具有很強(qiáng)的隱蔽性，檔案信息是否被非法復(fù)制難以判斷，并且泄露后的檔案信息可借助網(wǎng)絡(luò)快速傳播，難以采取補(bǔ)救措施，致使保密性與安全性成為檔案信息化管理的一對(duì)矛盾體。

1.3 可利用的檔案信息資源少

保管和利用檔案是檔案館的重要職能。要發(fā)揮檔案及其檔案信息在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用，必須重視各種檔案資源的收集工作。在實(shí)際工作中存在重視內(nèi)部組織管理，忽視社會(huì)對(duì)館藏信息需求的研究和預(yù)測(cè)；重視改變服務(wù)方式，忽視深層次的檔案信息化服務(wù)；重視檔案信息的安全性和保密性，忽視檔案信息的社會(huì)性和文化性；重視紙質(zhì)檔案保管，忽視數(shù)字化信息化的管理模式。致使檔案信息化后，可被利用的檔案信息資源較少。

1.4 檔案管理人員的素質(zhì)較低

檔案管理工作者必須掌握和熟練應(yīng)用相關(guān)的硬件設(shè)施和管理各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，具有良好的加工、提煉檔案信息的能力，將有價(jià)值的檔案信息化為利用者提供良好的服務(wù)。但是，我國(guó)現(xiàn)有檔案管理專業(yè)人員缺乏，尤其在基層單位多為半路出家，接受培訓(xùn)和學(xué)歷提高的機(jī)會(huì)較少，崗位為非專業(yè)人員占據(jù)，難以吸納優(yōu)秀人才，檔案隊(duì)伍綜合素質(zhì)普遍不高，難以推廣和應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)管理手段，檔案信息化程度不高。

2 應(yīng)對(duì)策略和措施

2.1 加強(qiáng)軟硬件建設(shè)

在硬件設(shè)備配置方面，檔案管理部門要獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持，改善和配備相應(yīng)硬件設(shè)備和設(shè)施，做到既節(jié)約成本滿足工作需要，又滿足長(zhǎng)期發(fā)展需求；同時(shí)要將檔案信息化管理納入單位信息化管理體系和年度目標(biāo)考核項(xiàng)目中。要有專人維護(hù)相應(yīng)設(shè)備設(shè)施，保證正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)，不斷提高工作效率。

在軟件建設(shè)方面，要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。在保證收集檔案信息真實(shí)性、完整性和有效性的前提下，要實(shí)現(xiàn)電子文件從形成一直到歸檔、保管、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化并予以貫徹實(shí)施，做到檔案信息化的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序的目的。

2.2 保護(hù)檔案信息的安全

開發(fā)和利用網(wǎng)絡(luò)化檔案信息并使之正常運(yùn)行，應(yīng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全為前提。應(yīng)建立合理的信息利用機(jī)制，設(shè)定不同利用者的權(quán)限，確保安全利用檔案信息；應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移、校驗(yàn)機(jī)制和信息處理利用工具，確保安全保管檔案信息；要通過(guò)相應(yīng)技術(shù)手段，在硬件設(shè)備設(shè)施方面阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常安全運(yùn)行。

2.3 加強(qiáng)檔案信息化資源建設(shè)

這是檔案管理信息化建設(shè)的核心。一要廣泛收集相應(yīng)有利用價(jià)值的檔案資料，豐富館藏。二是在檔案數(shù)字化信息化的過(guò)程中，不僅將現(xiàn)成的檔案數(shù)字化，還要將類似的檔案進(jìn)行整合、加工使之信息化、數(shù)字化，不斷提高信息資源的質(zhì)量和利用率。必須根據(jù)實(shí)際情況，大力推進(jìn)制定和應(yīng)用共同的標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)制定和貫徹相關(guān)的法律法規(guī)，必須認(rèn)真研究計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的法律法規(guī)保證正常開展信息化建設(shè)工作，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)健康有序的發(fā)展。

2.4 提高檔案管理人才的整體素質(zhì)

檔案管理信息化是不斷完善、不斷優(yōu)化的循序漸進(jìn)的過(guò)程，這必須依賴于高素質(zhì)的檔案管理人員。為了提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，必須加強(qiáng)繼續(xù)教育和職業(yè)能力提高，通過(guò)各種途徑提高專業(yè)學(xué)歷水平，使之掌握前瞻性知識(shí)和技能，以滿足檔案管理信息化的需要。計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心。為了做到長(zhǎng)期保存和利用檔案即人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，檔案管理人員必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來(lái)的影響和變革，必須能熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)制作、使用和維護(hù)電子文件，掌握電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能，否則難以勝任現(xiàn)代檔案管理工作。因此，采取各種手段和方法，不斷提高檔案管理人員的的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平，具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)；要不斷引進(jìn)檔案信息管理急需人才和高端人才，補(bǔ)充新鮮血液，完善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的科學(xué)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和人性化，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

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