怎樣當好辦公室主任

張春光

摘 要：文章主要對如何當好辦公室主任做出見解。

關(guān)鍵詞：辦公室工作；素質(zhì)提升；職能

辦公室擔負著“參與政務(wù)，管理事務(wù)”的重要職責，要承上啟下，協(xié)調(diào)左右，是聯(lián)系內(nèi)外、溝通上下的樞紐和橋梁。強化服務(wù)意識，加強自身建設(shè)，充分發(fā)揮辦公室的職能作用，當好參謀，實現(xiàn)“三好”，即：管理好、協(xié)調(diào)好、服務(wù)好，做到“四到位”，即：會議組織落實到位，文件資料管理到位，工作機制運轉(zhuǎn)到位，后勤服務(wù)保障到位，達到“內(nèi)強素質(zhì)，外樹形象”的目的。在做好其他部門“后勤服務(wù)和管理”的同時，也將著重培養(yǎng)自己的工作特色，提高工作效率，提升成員的整體素質(zhì)。召集各項會議，督促、協(xié)調(diào)各部工作。辦公室要不斷完善工作制度，確保工作的規(guī)范化、制度化和科學化，起到各部門之間的橋梁紐帶作用，從而使辦公室真正成為一個重要的服務(wù)性部門，推動整個中心的發(fā)展。

辦公室是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四面八方的樞紐，推動各項工作朝著既定目標前進的中心。辦公室的工作千頭萬緒，迎來送往、會議安排、檔案管理、證件年檢、宣傳品制作及車輛管理等。面對繁雜瑣碎的大量事務(wù)性工作，必須自我強化工作意識，注意加快工作節(jié)奏，提高工作效率，冷靜辦理各項事務(wù)，力求周全、準確、適度，避免疏漏和差錯。

辦公室工作歸納起來就是服務(wù)。因此樹立服務(wù)意識很重要。只有這樣，在相對繁瑣的工作中才能端正工作態(tài)度，兢兢業(yè)業(yè)做好本職工作。

我們從事辦公室工作的同志，要不斷地加強學習，不斷地更新知識，掌握科學理論和現(xiàn)代辦公手段，提高辦公室工作能力，才能更好地做好本職業(yè)務(wù)工作。

培養(yǎng)良好的工作作風，提高工作效率。正確的工作態(tài)度，高度的工作責任心，是做好辦公室工作的前提。每個辦公室同志都應(yīng)當發(fā)揚“四種精神”，改進工作作風。

改進工作方法，提高工作水平。辦公室工作要特別講究工作方法，注重工作策略。首先要講究工作重心，突出工作重點。抓住主要矛盾，不忽視次要矛盾。

堅持原則，嚴格按章辦事。辦公室是行政和管理的重要部門。辦公室的同志不但要協(xié)助領(lǐng)導建章立制，規(guī)范管理，而且要堅持“制度管人，人人平等”原則，抓好各項規(guī)章制度的落實，嚴格考核，公平獎懲。

以做好每一項工作為前提，突破辦公室工作中“按部就班”的傳統(tǒng)思維，一絲不茍做好辦公室的重點工作，高標準、高質(zhì)量、高水平、高效率地完成各項工作任務(wù)。

1 增強精品意識，提高辦公室重點工作水平

1、參謀輔助力求抓住關(guān)鍵。積極按照全中心的工作部署，緊扣全中心工作，密切關(guān)注和把握不同階段的工作動態(tài)和工作重點，前瞻思考，超前謀略，盡力發(fā)揮參謀輔助作用，為領(lǐng)導決策、部署、推進各項工作提供富有實效的意見建議。

2、辦文辦會力求精煉。認真執(zhí)行公文處理條例，嚴格把好行文關(guān)、會簽關(guān)、政策法規(guī)關(guān)、文字關(guān)和格式關(guān)，切實提高公文質(zhì)量；建立健全文秘工作責任機制，不斷提升文秘人員寫作能力。認真做好各項會議、培訓的會務(wù)籌備工作，力求達到會議目的，收到實際效果。

2 增強責任意識，提高辦公室后勤保障水平

致力于打造辦公室熱情、高效的服務(wù)形象，牢固樹立辦公室工作的責任意識，緊緊圍繞全中心工作人員，嚴格工作標準，狠抓規(guī)范管理，切實增強工作的前瞻性和主動性。

1、加強財務(wù)管理，打好“金算盤”。嚴格執(zhí)行財務(wù)制度，規(guī)范財務(wù)管理，切實發(fā)揮理財職能，進一步加強財務(wù)人員業(yè)務(wù)培訓和紀律教育，做到精打細算，勤儉持家，在做好日常財務(wù)管理的同時，重點做好預算、決算的編制與執(zhí)行工作，努力實現(xiàn)預算編制科學化、規(guī)范化、制度化和透明化，提高預算資金的使用效益。

2、加強行車安全，把好“方向盤”。進一步加強中心車輛安全管理工作，認真組織學習《道路交通法》等相關(guān)法規(guī)及車輛保養(yǎng)維護常識，落實安全行車考核機制，切實加強駕駛安全教育與日常管理；科學調(diào)度、使用車輛，在保障重點用車的前提下，進一步整合用車需求，提高車輛使用效率。

3、加強檔案管理，建好“資料庫”。嚴格執(zhí)行《檔案法》和檔案管理要求，進一步規(guī)范檔案收集、整理、裝訂和查閱、借閱程序，扎實做好檔案管理工作。按照規(guī)定及時做好各類文件、數(shù)據(jù)、圖片、視聽資料及重要實物的歸檔工作，做到了管理科學、條目清晰，查閱方便，制健全，防止檔案或網(wǎng)絡(luò)泄密事件的發(fā)生。同時，進一步加強機關(guān)網(wǎng)上的資料管理與備份工作，大力推進工作檔案信息化、電子化。

4、加大保障力度，當好“服務(wù)員”。扎實做好接待、文印、安全、衛(wèi)生和重大活動、重要會議的后勤保障工作，確保中心工作的正常運轉(zhuǎn)。

辦公室是“門面”和“窗口”單位，直接為領(lǐng)導服務(wù)，群眾經(jīng)常把辦公室看作是一個部門和單位的代表，并通過辦公室來觀察、評價部門工作。辦公室的精神面貌、服務(wù)態(tài)度好壞、辦事效率高低、人員自身修養(yǎng)如何，折射出單位和部門的形象。因此說，辦公室工作沒有小事，再小的一件事都會影響到大局利益。如，文件運轉(zhuǎn)不及時，就會影響到領(lǐng)導意圖和指示精神的及時傳達貫徹；信息反饋不及時，有些苗頭性的問題就很可能得不到及時控制和處理，造成無法彌補的損失；督促檢查不及時，小事也會一拖再拖，拖成大事；材料會務(wù)不及時，就會影響整個會議的進行和決策的出臺；接待群眾服務(wù)態(tài)度不好，就會影響到給單位造成負面影響。因此，辦公室的同志們一定要充分認識辦公室這個位置的重要性和特殊性，強化“窗口”意識。一是處事要公道，始終保持一顆“公心”干工作；二是辦事要扎實，做到不灑不漏，事事落到底，件件有回音；三是作風要過硬，處處從嚴要求，做出表率，以良好形象贏得領(lǐng)導、同事和群眾的信賴。