圖書資料管理在博物館工作中的作用

■李萍

博物館的圖書資料管理工作是圍繞博物館的藏品進行搜集、陳列展覽和考古科研工作而展開的圖書、文獻資料的收集、整理、典藏和流通進行的，是專業圖書、情報、信息傳播的重要陣地。博物館的圖書資料管理工作，是博物館業務工作中的一項重要內容，但在實際工作中卻往往把著眼點放在了陳列和保管兩個層面上，對該項工作的重要性有所忽略，并且在博物館學中亦很少論及，這不能不說是一個遺憾。另外，在圖書館學中又不能詳盡論述博物館圖書資料管理工作中存在和需要解決的諸多問題，因此，充分認識圖書資料管理工作的重要性，并對其工作內容加以研究和分析，對博物館的日常管理和運作極其必要。

1.博物館中圖書資料管理工作的特點分析

博物館具有三種屬性，即文物標本的主要收藏機構、社會教育機構和科學研究機構，因此，博物館的圖書資料管理工作應該圍繞這三種屬性來進行。由于博物館自身存在的獨特屬性，因此其中的圖書資料管理工作與其他單位的圖書資料管理工作相比較，有三點不同：首先是普通的圖書資料部門服務面廣，服務對象的文化水平高低不一；而博物館的圖書資料部門的服務面則相對比較集中，服務對象的文化水平都比較高；其次，博物館的圖書資料工作人員的素質比一般的圖書資料工作人員要高。工作人員不僅要掌握一般圖書館學的知識和管理技能，而且要具備博物館學所需要的專業知識。如歷史學、考古、美學等等；其三，普通的圖書資料部門基本提供的是間接服務；而博物館的圖書資料部門在許多方面提供的是直接服務。比如一些征集到的善本書籍或文獻資料，可以作為展品直接陳列。博物館的圖書資料管理工作，可以隸屬于主要業務部門，亦可相對獨立運行，其工作對象以業務人員為主，面向全館；工作范圍為搜集整理與館內有關文物的收藏、陳列展覽以及其他社會科學方面的古今中外圖書資料的印刷品和有價值的非印刷品等。

2.博物館中圖書資料與文物的關系分析

圖書資料在博物館科學研究中是不可或缺的部分，與文物同樣重要，同時很多文獻資料本身就是文物。古代的圖書文獻資料中具有歷史、科學、藝術價值的，與青銅器、陶瓷器和書畫一樣都是文物。《中華人民共和國文物保護法》第二條第四款中規定“歷史上各時代重要的文獻資料以及具有歷史、藝術、科學價值的手稿和圖書資料等”受國家保護；第三條中規定“歷史上各時代重要實物、藝術品、文獻、手稿、圖書資料、代表性實物等可移動文物，分為珍貴文物和一般文物。”從圖書文獻與文物的關系可以看出，博物館加強圖書資料的管理有著其特殊的意義。而圖書資料管理工作對博物館業務工作的開展，以及整體業務水平的提高，發揮著非常關鍵的作用。

3.博物館中圖書資料管理工作的內容分析

博物館中的圖書資料管理工作，大體上可以分為書籍的采購、保管和借閱等幾部分。

3.1圖書資料的采購與保管

由于博物館的資金有限，在藏書上有針對性。采購時應重點考慮以下幾個方面：定期和經常性地進行文獻征集和搜集工作。一方面要根據博物館館藏要求的特點，有計劃發函征集或組織人員外出定向征集；另一方面要與新華書店、出版社和古舊書店建立聯系，委托其代購。并要通過多種手段獲取相關資料，如珍貴書刊和罕缺資料。如果是本館陳列或研究所必要的，可以通過抄錄、復印、照相、復制等手段獲得。根據本館情況，如館藏有多余的復本，還可以通過交換、協調等方式與有關單位互相調劑各自所缺。

收藏到博物館來的圖書資料，往往是帶有永久性收藏價值的，可供長期參覽之用。因此管理好、保護好館藏圖書資料十分重要，要制定嚴格的規章制度和保護條例，對采購進來的圖書資料及時進行登記、編號、分類、著錄、排架，其中的珍貴稀有圖書及資料以不出借為原則，采取專庫、專柜、專人保管，還必須定期清點，另外，要注意做到安全保護和有損保護。

3.2書籍資料的借閱服務

圖書整理的最終目的是為業務工作服務，為讀者服務。博物館圖書資料部門要創造一切條件，對外提供場地，積極主動地提供服務。具體做法有以下幾點可以參考：(1)要根據館內業務工作任務，提供有關參考資料及目錄，及時了解各業務部門需求，制訂相應的工作計劃。(2)設立資料室、閱覽室。資料室專供查閱業務資料、工具書使用；閱覽室專供閱覽報紙及非專業性雜志，為學習、研究者提供良好的學習環境。(3)借閱手續既要正規化，又要簡便化，并且積極主動地介紹各種檢索工具的使用方法。(4)加強與各兄弟博物館及有關單位的聯系，交流信息，互通情報。

4.博物館中圖書資料的開發和利用必要

管理和保護好圖書資料最終的目的是為了更好地利用。我們可以從開架閱覽、主動服務、積極開展網上服務等方面來提高圖書資料的開發率和利用率。

4.1開架閱覽

圖書館對外開放是許多西方國家博物館中圖書館的重要特點，因為博物館的專業性和獨特性，許多重要文獻甚至很多孤本善本都會收藏其中，如果這些重要的文獻深鎖閨中，則沒有體現出其應有的價值。因此博物館的圖書資料可以考慮在固定的時間內對外開放，使觀眾可以通過瀏覽來獲得相關資料和信息。

4.2主動服務

許多博物館因為受到傳統的“重采編、輕服務”和“藏大于用”等傳統思想的影響，讀者服務工作未能得到有效的開展。我們應該變被動服務為主動服務。比如主動提供為人找書（為需要的讀者找書）和為書找人（為藏書找合適的讀者）服務，通過服務的開展，使圖書資料得到有效的利用。

4.3網上服務

網絡環境下高質量的讀者服務，是以現代化的設施為技術支撐的。一方面信息資源必須轉換成屏幕可讀形式，另一方面必須通過數據通訊網絡來實現信息的存取與傳遞。因此，現代、先進、高效的現代化信息技術手段和設備，是提高圖書資料管理工作服務效率和質量的動力。要實現圖書工作讀者服務現代化，應該配置現代化設備，如電腦、激光打印機、復印機、掃描儀等。采用先進的圖書館自動化集成系統，提高信息檢索、傳遞的時效性與方便性。讀者在網絡環境下方便、快捷地閱讀、檢索、搜集所需信息，大大提高時效性。可見，利用一個好的自動化集成系統運作圖書工作可以最大限度地提高我們的服務水平和效益。