檔案管理信息化發展方向探析

宋軍

[摘 要]當今世界已經進入一個高速發展的時代，無論是科技還是信息技術正以日新月異的速度向前發展，所有的一切都面臨新的挑戰，檔案管理當然也不例外。在這樣一種形勢下，過去那種傳統的管理模式已經與新時代的要求相去甚遠。要想與時代接軌，檔案信息化是檔案管理的發展趨勢。本文首先對檔案管理信息化的概念進行闡述，然后對其在當前面臨的問題進行分析并提出解決的措施。

[關鍵詞]檔案管理；信息化；發展方向

檔案，對于任何一個單位而言都具有重要的意義，都是其不可或缺的信息資源，具有能夠查閱歷史資料、進行科學研究的特點。從這個意義上來說，檔案管理是一項需要專人負責的重要工作。社會在進步，時代在發展，過去那種檔案管理的形式在計算機網絡條件下顯然是已經不能適應信息化的發展，檔案管理信息化勢在必行。但是就目前檔案管理信息化在發展的過程中還存在一定的問題，我們必須正視這些問題并且制定解決的對策，才能夠真正檔案信息化的發展。

一、檔案信息化概述

檔案信息化指的是在國家行政管理部門的統一組織以及規劃之下，在檔案管理之中全面地應用現代化的信息技術，對各種檔案信息進行相應的處理、管理以及為社會提供全方位地服務，從而使得檔案現代化進行的步伐加速。這個過程是檔案管理模式從實體為重心朝著信息為中心的轉變。這個過程不是一朝一夕就能完成的，它是一個產期發展的過程。在這個過程中，應該在檔案部門采用現代信息技術，提高檔案管理的信息化以及現代化的水平。

二、檔案信息化目前存在的問題

計算機與網絡科技的發展日新月異，一天一個變化，在這種大背景下，檔案管理工作自然也得跟上時代的步伐，但是我們也應該看到，在網絡背景下的檔案學還沒有誕生，因此檔案信息化目前依舊存在很多問題。

（一）安全壓力問題

在檔案管理工作中，安全是最為重要的一個要素，其次才是方便快捷地查詢。而在實施信息化管理之后，檔案系統在應用的過程中就會出現與其他系統整合的情況，查詢可能會更加方便，但是安全問題也很突出。因為計算機網絡本身就存在一定的安全隱患，電腦黑客、病毒等都有可能進入電腦，造成整個系統的癱瘓或者是數據的丟失。

（二）法制健全問題

檔案管理是一項繁蕪復雜的工作，分類比較細，因此在管理過程中一般都是采取分散管理的方式。正是由于這個特點，不好制定相應的管理標準，因此在立法上就顯得非常薄弱。

（三）人員配備問題

仔細分析目前的檔案工作人員，既懂得檔案管理專業又能熟練掌握信息技術的專業人才非常匱乏。總體情況是，工作人員所學專業相對單一，而且年輕人相對較少，中老年工作者居多，這也造成了他們在掌握信息技術方面的相對困難。

三、解決的措施

（一）建立完善的安全制度

檔案信息化雖然借助于計算機來完成，但是管理權最終還是在人的手中，因此人員是安全保護的第一道屏障。從這個角度來說，必須要對檔案工作人員進行進一步的培訓，加強他們網絡安全方面的意識，同時要出臺相對完善的安全制度進行明文規定，將各種不安全的因素消滅在萌芽之中。

（二）建立完善的法律制度

任何一項管理工作，都必須要遵循一定的社會法律制度。基于目前信息化進程存在的法律漏洞，國家要對檔案管理的相關法律法規進行重新地修訂，尤其是針對檔案信息化要出臺一系列的制度來對其進行完善，以此來提高全社會對檔案信息化管理的法律意識。

（三）完善人才培養機制

檔案信息化其實就是利用計算機以及網絡技術來為公眾進行服務，使得這項服務更加快捷、方便。因此，作為網絡條件下的一名檔案工作者必須要具備對計算機進行操作的水平以及對電子文件進行系統管理的知識。因此，各單位都要針對這一新形勢進一步完善檔案人才的培養機制，不斷更新他們的觀念，不斷掌握新技能。

四、結語

總之，檔案信息化的最終實現不是一朝一夕就能完成的，它是一個長期、復雜的過程，既需要國家相關法律制度的支持，同時也需要全體檔案管理人員的積極參與。只要各方一起努力，各種困難也會迎刃而解，檔案信息化最終會實現，能夠更好地為社會、公眾進行服務。

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