淺談人事檔案管理工作

劉利

[摘 要]人事檔案真實地記載和反映干部個人經歷、政治思想，品德作風、業務能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，在我國社會實現由計劃經濟向市場經濟轉型的過程中，人才的流動已經成為一種客觀的事實，但是在傳統人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強、容易弄虛作假、以權謀私以及多頭管理混亂等弊端，使得檔案制度改革難以實施。本文主要從人事檔案管理制度改革出發，從人才強國的戰略高度，提出了相應的改進措施。

[關鍵詞]檔案；人事；弊端；措施

一、人事檔案的定義

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。

二、人事檔案管理中存在的弊端

人事檔案制度自20世紀50年代產生以來，作為一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著改革開放進程的加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等現象也日益增多，其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負功能愈加顯現。

（一）主觀隨意性強 。傳統人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規定。這一規定源自干部人事檔案制度，并應用到其他人事檔案規定中。對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。

（二）人事檔案內容失真。人事檔案管理在內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高。檔案材料內容填寫前后不一?！叭g一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高。在傳統管理方式控制下，“以檔謀私”現象屢屢出現。欲從行政部門、國有企事業單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質檔案”現象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業辦理調轉、報考公務員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”?，F實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位上；也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案，“以檔謀私”現象的屢屢出現，致使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰。

（三）“棄檔”現象增多。所謂“棄檔”就是拋棄了自己的檔案，對于有關記載個人信息的檔案下落和管理不聞不問。過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而現在，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據不完全統計，全國各級人才流動中心為15.4 萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60 多萬份與主人失去聯系。作為60 多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業，檔案現在對他們來講沒有什么用；有人甚至長期拖欠人才流動服務中心檔案托管費，且未作補交的打算。調查顯示：有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事代理項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關、事業單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）不注重員工人事檔案 。目前，眾多跨國公司、民營企業、上市公司越來越多地轉向去做人才的背景調查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態。據某咨詢公司的一項調查表明，不關心員工人事檔案的企業占了調查總數的80%。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發現或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現在有著更多不同的形式：有的企業是建立在人事信息管理系統之中，有的企業干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”；然而這些都處于各自為政的狀況，與部分人自動拋棄檔案相應的是許多非公企業在招聘員工時并不關心人事檔案。企業在市場上尋找優秀的人才，而現有的人事檔案，在很大程度上已經不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結論。因此，人事檔案已越來越成為企業用人單位的一塊“雞肋”：“食之無味，棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進的原因。人事檔案關系到千百萬勞動者的切身利益，關系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關系到依法治國和人才強國戰略的具體實施。由于傳統體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務機構、職業介紹機構帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。

三、 完善人事檔案管理制度的措施

（一）完善人事檔案管理制度人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

（二）提高檔案管理人員素質。人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。

（三）明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質。在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的，在性質上屬于公共服務，而且帶有很強的政治性。出于深化機構改革和機關轉變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務性質。所以應當進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。

（四）建立人事檔案管理相互分離的管理制度。從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任，不管公共部門或三資、民營企業都應在法律規定的制度和原則下享有人事檔案的管理權。為保障流動人員權益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應以單位為中心建立，主要用于企業日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調動。個人到新的單位供職服務，則新的服務單位應重新為其建立檔案。個人離職后原單位應在若干年內保留其人事檔案。個人求職或服務的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權，原單位應無償提供。非經個人授權，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。

人事檔案管理工作只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發而動全身，人事檔案管理制度的改革將使人事檔案煥發新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

參考文獻：

[1]陳小薇.對企業人事檔案管理存在問題初探[J].就業與保障，2006（2）.

[2]呂春影.人檔案管理中存在的問題及完善措施[J].蹼陽職業技學學報，2004（11）.