論信息社會視域下加強檔案工作的信息化與科學化

[摘 要]檔案工作是一項重要的基礎性工作，它既是經濟社會各方面的文字載體，同時也承載著文化與文明的傳承。在當前時期，對于檔案工作存在著一定的偏見與誤區，沒有充分認識到檔案工作的重要性與不可或缺性，更沒有體現對于從事檔案管理工作干部隊伍的重視與培養，一定程度上影響了檔案工作的發展進步。由此，我們應當重新審視檔案工作的重要地位，加強檔案工作干部隊伍建設和培養，探索和運用檔案工作先進經驗與創新途徑，充分利用現代技術手段提升檔案工作科學化與信息化水平。

[關鍵詞]檔案工作；創新；科學化；信息化

一、信息社會視域下加強檔案管理工作和檔案干部隊伍建設的重要性

檔案管理工作是一項基礎性工作，并且有著悠久的歷史淵源，從最早的符號到甲骨文都是對所發生的重要事項的記載，伴隨著經濟社會的發展進步和互聯網絡的快速發展，檔案記錄形式由傳統的紙質媒介發展到電子媒介，記錄的方式和手段更加豐富多樣，記載的主題和內容更加廣泛全面。如果沒有或者做好檔案管理工作，任何事項和情況都失去了呈現載體和存在方式，歷史將斷流、社會將空白，經濟社會發展進步所創造的輝煌成就都將化為無形，歷史的長河將變得干涸。因此，我們應當高度重視檔案管理工作，在繼承和保持傳統經驗與做法的同時，注重現代高科技手段特別是網絡手段的運用，提高檔案管理工作的層次和質量，加強現代檔案管理工作科學化和信息化建設，將檔案管理工作推向更高水平。

與此同時，檔案干部在各級各類黨政機關和企事業單位承擔著保存、整理和保護檔案的重要職能，是單位內部不可或缺的重要組成部分，對于單位歷史的記載、各種情況的記錄以及相關問題的查閱起到至關重要的作用。同時，各級各類黨政機關和企事業單位是社會運行的基本構成，承擔著經濟社會發展和社會進步的基本職能，而這些職能的運行和實現需要檔案工作的承載和支撐。因此，我們不應忽視檔案管理工作和從事檔案管理工作的各級各類干部，應當堅持以人為本，注重對檔案工作干部隊伍的外在培養和人性關懷，在提高其檔案工作能力的同時，加強對檔案工作干部隊伍的關心和愛護，及時了解他們的思想動態和實際困難，注重對檔案工作干部隊伍的人性關懷和心理疏導，努力造就一支立場堅定、素質過硬、業務精通和踏實苦干的檔案工作干部隊伍。

二、信息社會視域下檔案管理工作和檔案干部隊伍目前的現狀和問題

檔案管理工作是一項枯燥乏味的工作，面對的是枯燥的文字，工作繁瑣細致、千篇一律，年復一年、日復一日都經過相同的程序，完成相同的工作，感覺沒有輝煌的工作成就和價值，時間久了就會喪失對工作的熱情與興趣，也不利于創造性地開展工作。同時，檔案工作部門是相對貧苦的部門，工作繁重細致，要求高但是往往待遇低下，使得工作付出與回報往往不成正比，特別是伴隨著經濟社會的快速發展，很多領域的收入待遇都得到了很大程度的提高，而且社會生活的成本與負擔也與日俱增，一些從事檔案管理工作的干部對自身待遇很不滿意，希望獲得各方面待遇更加良好的工作以實現“自我價值”，造成有的干部強烈要求調整崗位，甚至有的干部選擇辭職，造成各種形式的人員流失，嚴重影響了工作熱情與效率，也嚴重影響了檔案管理干部隊伍的穩定性。而且，檔案管理部門往往被認為是非重要部門，或者是閑職部門，往往不被重視和認可，得不到領導的正確評價，工作起來缺乏動力，使得從事檔案管理工作的干部在任勞任怨工作之后看不到上升的空間或者得不到領導與同事的認可，嚴重打擊了從事檔案管理工作干部的工作積極性、主動性和創造性。

與此同時，正因為以往錯誤的觀念認為檔案工作并不重要，造成在辦公條件、檔案設備和運行經費等方面嚴重不足，不能行之有效的開展工作，處處受到限制和擠壓。此外，影響檔案管理工作的一個原因在于從事檔案管理工作的干部往往是年齡老化、退居二線或者安排閑職的干部，他們的一個共同特點就是不能熟練掌握現代辦公技能，不能充分利用現代信息手段開展檔案管理工作，往往還是局限于傳統的手工方式進行檔案管理工作，工作效率嚴重低下，工作效果很不理想，不能與時俱進、開拓創新，嚴重制約了檔案管理工作的信息化建設和科學化水平。

三、信息社會視域下注重檔案工作干部隊伍建設，探索檔案工作科學體系與全新路徑

注重檔案工作干部隊伍建設，努力造就一支業務素養高、創新能力強和踏實苦干的專職專業檔案工作干部隊伍。眾所周知，檔案工作是一項既需要專業素養和技能同時又枯燥乏味的工作，檔案工作既要求細致又紛繁瑣碎，而且并不體現明顯工作成績，往往被組織人事部門忽視，而且在很多時候得不到領導的認可，在評選先進和提拔任職中往往不處于優勢地位。因此，我們應當改變以往偏頗的傳統觀念，充分認識到檔案工作是一項重要的基礎性工作，而且是一項不可或缺的工作，一個國家、一個單位以及一個部門任何一項規劃、安排和工作都需要以文字為形式、以紙質媒介或電子媒介為載體進行發布、記錄和存儲，如果沒有檔案的記載，一切過程和結果都將隨著歲月的流逝而被歷史潮流淹沒。就比如從大的層面來講如果沒有文字檔案的記載和流傳我們將無法考證我們中華民族幾千年的燦爛文明，將無法探尋歷史發展的軌跡，更將無法繼承歷史所創造的輝煌成就。同樣，在一個單位這樣一個小的層面不論工作計劃還是人事變動都需要以文字的形式進行發布，并需要存儲檔案以供查閱和佐證。而且不論一個國家還是一個單位都會產生大量的文字檔案，因此就需要有專門的干部從事這項工作，而且如前所述是一項既枯燥乏味又不被重視的部門。由此，各單位領導應當充分認識到檔案工作也是本單位不可或缺的一項重要工作，應當在福利、待遇、評優、進修以及晉升等方面對從事檔案工作的干部進行適當的傾斜，解除其工作的后顧之憂，充分肯定其工作成績和為單位所做出的貢獻。只有這樣才能激發從事檔案工作干部的工作熱情和工作動力，才能使其全身心地投入到檔案工作中去。

同時，我們應當糾正以往傳統錯誤觀念，認為檔案工作是非重要部門，在辦公經費、設備更新和存儲場地等方面不愿投入更多經費，甚至把上級專門用來加強檔案工作的專項經費擠占或者挪作他用，嚴重影響和制約了檔案工作的科學化與信息化建設，也嚴重打擊了從事檔案管理工作干部的工作熱情和積極性。因此，各級各類單位和領導應當將檔案工作視為本單位一項重要的基礎性工作，在干部配備、辦公經費和存儲場地等方面提供科學合理安排甚至適當照顧，改善從事檔案管理工作干部的辦公條件和辦公設備，投入資金更新和提升檔案存儲裝備和設施，并且鼓勵和選派從事檔案管理工作的骨干進行培訓和進修，了解和掌握現代檔案管理工作的先進經驗和創新途徑，提高檔案管理工作水平。

與此同時，我們應當加強檔案管理工作的科學化和信息化建設，針對以往單純依靠傳統人力分類整理和裝訂保存的檔案管理工作方式，以及以往僅僅限于文本檔案存儲方法，造成檔案管理工作投入人力大、工作周期長和占用場地多的情況，不僅耗費了大量的人力和空間，而且對于文本檔案的保存要求高、效果差。由此，各單位應當投入專項資金并結合本單位檔案性質和保存要求積極引進現代化檔案管理信息系統，配備和招錄有檔案專業學習和工作經歷的干部，并對其進行培訓使其牢固掌握現代檔案管理系統的各項功能和運行方法，然后針對本單位不同檔案的查詢要求和保存要求將檔案分門別類，按照所屬不同門類錄入檔案管理系統形成電子檔案，這種將現代信息手段納入到檔案管理工作中去的方式既節省了大量的人力工作和存儲空間，又方便檔案的隨時查詢和分類保存，提高了檔案管理工作的科學化和信息化水平。

此外，我們還應當按照檔案的性質和門類加強電子檔案信息共享平臺建設。伴隨著信息網絡的快速發展和日益成熟，我們建立一個電子檔案信息共享平臺，將除去涉密等不能公開的檔案以外的其他可公開的檔案分門別類匯集到這個平臺，充分利用信息網絡傳播速度快、覆蓋范圍廣和使用快捷方便等優點，可以根據電子檔案信息共享平臺各種各類檔案的索引和目錄，通過輸入有效的身份信息，從而方便迅速地查閱到所需要的檔案信息，避免了到指定檔案存放機構人工查閱的各種不便，既節省了人力和時間，又可以隨時隨地的查閱到所需要的檔案信息。同時，我們還應當加強國際交流與合作，了解和掌握國際社會和其他國家檔案管理體制與機制，根據我國檔案管理、查閱和保存的特點，在繼承優良傳統做法的基礎之上學習和借鑒國外檔案管理先進經驗和有效途徑，創新符合國情和單位需要的檔案管理機制與方式，切實提高檔案管理工作的科學化與信息化水平，使得我們的檔案管理工作邁向新的臺階。

綜上所述，我們應當重新審視檔案管理工作和檔案干部隊伍建設的重要性，充分認識到檔案工作是一項保證一個地區或者一個部門推進經濟社會發展進步和完成職責要求的基礎性工作，我們應當逐步健全和完善檔案管理工作的體制和機制，注重對檔案工作干部隊伍的選拔和培養，在繼承傳統檔案管理工作優勢的同時積極借鑒國內外檔案管理工作先進經驗和創新途徑，實現檔案管理工作的科學化與信息化。

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作者簡介：薛冰（1981-），男，漢族，天津市人，現任中共天津市委黨校研究生部助理研究員，法學碩士。