加強企業(yè)檔案管理提高檔案管理水平

劉艷紅

[摘 要]企業(yè)的檔案管理是企業(yè)信息資源的基礎形式之一，合理有效的企業(yè)檔案管理有助于企業(yè)做好信息資源的整理和規(guī)劃工作。本文通過對企業(yè)的檔案管理工作進行分析，闡述了企業(yè)如何加強企業(yè)檔案管理的工作并提高檔案管理的水平。

[關鍵詞]檔案建設；檔案管理；管理現(xiàn)狀

對于企業(yè)來說，不同企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營模式?jīng)Q定了不同的檔案管理類型，企業(yè)的檔案資源建設是企業(yè)資源進一步完善的基礎，現(xiàn)今各個企業(yè)檔案資源建設已與企業(yè)的根本利益有著直接的關系，因此，在檔案管理的過程中實行規(guī)范化的管理方法，逐步加強并提高企業(yè)的檔案管理水平，讓企業(yè)的管理制度向著更科學、更完善的方向發(fā)展。

1.企業(yè)檔案管理的主要內容

企業(yè)檔案管理的對象即是企業(yè)內部各種各樣的檔案，而服務的目標就是這些提供檔案的各類成員，檔案管理的主要內容包括對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計以及對其進行利用等。檔案管理人員每天按照企業(yè)的相應管理制度將大量的文件和檔案進行分類整理，將一系列有相關性的檔案進行統(tǒng)一的集中化整理后歸檔，無相關性的文件檔案進行分類歸檔，這就是企業(yè)檔案管理工作的主要內容。

2.當前我國企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題

2.1.企業(yè)檔案的收集存在的一定難度

由于我國目前的企業(yè)并沒有完全進入到科學化管理的階段，一些中小型企業(yè)的員工并沒有較強的檔案管理意識，檔案管理人員在檔案收集的過程中存在一定的難度。在一些生產(chǎn)制造型的企業(yè)，由于很多員工的學歷水平不高，無法上交個人檔案或檔案經(jīng)歷不全面都是企業(yè)檔案收集過程中存在的問題，同時在檔案的收集和管理過程中，也存在一些員工為方便自己的工作需要，不主動上交個人檔案導致企業(yè)不能及時對員工的檔案進行整理，這種現(xiàn)象對企業(yè)的檔案管理水平的提升產(chǎn)生嚴重影響。

2.2 企業(yè)檔案的信息缺乏系統(tǒng)管理

目前，企業(yè)的檔案管理仍處于傳統(tǒng)的檔案管理方式，一些企業(yè)檔案的保管、保存仍然分散在各個部門、機構之間，沒有對檔案進行統(tǒng)一化的系統(tǒng)管理。同時由于檔案的分散管理，不利于信息的有效整合和資源共享，不利于企業(yè)的長久發(fā)展也使檔案管理的科學化發(fā)展出現(xiàn)了阻礙。如果不對檔案管理進行有效的變革，企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展將無法滿足社會的需求。因此，面對這一現(xiàn)象，許多企業(yè)都需要對企業(yè)內部的檔案管理工作進行變革，以知識指導思想為導向，建立合理的檔案管理方式以更好的適應企業(yè)檔案管理的新要求，更使其滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展步伐。

2.3企業(yè)檔案管理的發(fā)展滯后于信息化的發(fā)展

隨著信息技術的不斷發(fā)展，很多企業(yè)都認識到了信息技術的應用對企業(yè)檔案管理的重要性。在企業(yè)不斷壯大的過程中，因企業(yè)的各項活動產(chǎn)生的數(shù)字信息不斷增多，而企業(yè)傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已無法適應大量的信息管理要求，另一方面，企業(yè)信息技術的不斷發(fā)展，致使企業(yè)檔案管理人員的信息化掌握能力難以及時跟上信息化進程，致使企業(yè)檔案的信息化管理出現(xiàn)了阻礙。

2.4企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)知識不高

檔案資源的建設工作對檔案管理人員的知識素養(yǎng)和專業(yè)能力要求比較高，但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質、知識結構與這一要求還有一定差距。同時，目前很多的企業(yè)的檔案管理人員都缺少專業(yè)的檔案管理訓練，并且很多檔案管理的工作人員均來自非檔案專業(yè)，使企業(yè)的許多檔案管理做不到科學化發(fā)展和有效的為公司內部服務，由于檔案管理人員的專業(yè)性技術不強，無法及時的掌握信息技術在檔案管理中的應用，導致企業(yè)的檔案管理不夠現(xiàn)代化，阻礙了企業(yè)的長久發(fā)展。

3加強企業(yè)檔案管理措施，提高企業(yè)檔案管理水平

3.1企業(yè)需加大檔案管理新技術的應用

當前，信息化的發(fā)展對企業(yè)檔案管理提出了新的發(fā)展要求。以往的紙質檔案管理是對檔案的實體化管理，目前已很難適應企業(yè)管理的要求。隨著信息技術大量應用于企業(yè)生產(chǎn)和管理，可以利用信息技術加強企業(yè)的檔案管理工作，工作人員在積極開發(fā)檔案信息資源的同時，并使用信息技術更好的為企業(yè)服務，提供企業(yè)相關知識文獻等。因此，企業(yè)若想更好的應用信息技術并得到長久的發(fā)展，企業(yè)必須積極利用各種信息技術帶來的優(yōu)勢，開發(fā)并使用具有數(shù)據(jù)分析和決策支持的檔案知識管理系統(tǒng)，促進企業(yè)檔案管理水平整體的提高。

3.2強化企業(yè)的知識服務能力，實現(xiàn)知識共享

對企業(yè)內部的知識服務體系，企業(yè)通過構建內部知識網(wǎng)絡來實現(xiàn)知識的傳遞和共享工作。而對于企業(yè)外部的知識傳遞工作，企業(yè)也可以外部知識網(wǎng)絡實現(xiàn)企業(yè)和外部的客戶資源和外部市場的交流。為了使信息資源達到安全性的標準，公司內部可以建立相應的共享權限，使公司內部用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)的客戶或市場用戶必須通過檔案管理部門的主頁或者站點系統(tǒng)鏈接，獲得權限后實現(xiàn)知識的查找工作。實現(xiàn)知識共享有利于企業(yè)的知識體系發(fā)展，更加快了檔案管理整體水平的提升。

3.3提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識水平

為了更好的完成企業(yè)的檔案管理工作，檔案管理部門可以引進有專業(yè)知識的人才或有相關工作經(jīng)驗的成員，使其迅速融入到企業(yè)的工作流程中。同時管理部門的負責人要對檔案管理的成員進行公司內部的介紹，使成員加深對公司經(jīng)營情況的理解，使其自身的知識結構可以適應于公司的發(fā)展需要，并且要加強檔案管理人員的技能培訓，使其適應于當前信息技術的高速發(fā)展，運用先進的知識管理手段更好的為企業(yè)服務。

4.結語

企業(yè)的發(fā)展要適應社會的變化，企業(yè)的檔案部門為了更好地配合企業(yè)發(fā)展的需求，檔案管理工作和檔案管理人員也要不斷的進行變革和完善，努力加大企業(yè)檔案管理新技術的應用，強化企業(yè)的知識共享服務工作并不斷對檔案管理員工進行知識培訓，使企業(yè)的檔案管理工作更加科學化從而提高企業(yè)的檔案管理的整體水平，讓企業(yè)更好的適應時代的發(fā)展。

參考文獻：

[1]王中霞，強化檔案資源建設提高檔案館信息化管理水平，山東檔案，2007

[2]高建華，加強檔案資源建設的若干思考，浙江檔案，2011