高科技時期人事檔案管理創新發展之路的分析

趙萬輝

[摘 要]針對高科技時期人事檔案管理創新發展之路的分析，介紹了人事檔案管理創新發展的現狀，提出高科技時期計算機在檔案管理中的應用措施，提出了檔案管理的創新發展之路的措施，如人事檔案管理與服務創新、人事檔案管理與現代電子科技、人事檔案管理與縱向橫向系統和人事檔案管理與信息資源共享。

[關鍵詞]高科技時期；檔案管理；信息化；發展趨勢

高科技時期是計算機和網絡的發展時期，高科技是相對于常規技術和傳統技術說的，計算機和網絡的發展已經打破了許多傳統的管理理念和應用技術。傳統的人事檔案管理，是利用紙質文件的記錄，把它裝訂成冊，為人事部門利用和掌握的資料。在高科技時期，這種傳統的人事檔案管理，已經被計算機系統和網絡的應用代替，這是一種高科技時期的創新發展之路，但這種創新之路，并不是一個一成不變的概念，而是具有一種歷史的、發展的、動態的性質，在發展中創新，在創新中發展。今天的高科技手段，一定會成為明天的常規科技和傳統科技技術。今天的計算機和網絡的發展，將傳統的紙和筆代替，因此，從世界各國高科技的發展來看，高科技不是一個單項技術，而是科學、技術、工程最前沿的新技術群。這個群體的各種成分，互相影響，互相補充，互相促進。同時，由于高科技是與高技術產業連結在一起的，因此它又是科學、技術、生產一體化的生產體系，并且受到市場的大力推動。對于人事檔案管理創新發展之路也是如此，我們要在管理中要有創新管理，在原有思維上創新、在原有方法上創新、在原有理論上創新，適應時代的步伐，使人事檔案管理創新發展之路發展下去，為人才的交流服務，為小康社會的建設服務。

1、人事檔案管理創新發展的現狀

改革開放以來，我國人事檔案管理工作，經歷許多考驗，人才的流動受到檔案工作的制約，使人才難以流動，也正因為這個理由，在不同的單位都留下了一些有檔無人的現象，也使一些人的檔案成為不完成的檔案。但在高科技時代，人事檔案的管理工作，在計算機和網絡化的發展中，已經具備了一套完整、健全的檔案管理理論、方法、工作經驗，同時也形成了一個較強的、并且獨立的檔案管理系統，這些已經成為檔案管理的基礎，高科技的發展，加速了檔案管理的創新發展。但在創新中也有一些問題。第一，是由于現實中的一些問題，阻礙了創新發展，雖然檔案管理經過了半個世紀的發展，但直至今天，我們還應該說，檔案工作還是處在一個發展階段，所以，就會出現這樣或那樣的，各種各樣的問題也不奇怪，例如，工作方法老舊、社會對檔案管理的意識性不強、檔案管理部門工作效率低下，還有由于指導力不足、檔案管理事業專業人才較少等問題，凸現了人事檔案后繼無人的事實，當然，這些問題不是一朝一日能解決的，但一定程度上卻阻礙了檔案管理發展。第二，是學習不努力，在高科技時期，不學習就會落后，作為檔案的管理者，本來就缺少專業檔案管理人才，許多的管理者大多是換崗，或其它原因來到檔案管理崗位上的，很多管理工作者都是以傳統經驗工作，沒有更多的學習，也更沒有思考，他們只是日復一日的工作，把學習新技術都忘在腦后。第三，是人事檔案管理工作的實踐過程單一，實踐是檢驗真理最好的辦法，可是在檔案管理中，學到的是最新理論，到實踐過程中，因為各種各樣的原因讓理論變的沒有意義，使從業者從實踐者又回到傳統中。

2、高科技時期計算機在檔案管理中的應用

在現代科技時期，必須要掌握計算機和網絡應用。檔案管理是社會發展的記錄儀，也是社會信息的儲存庫，在大量的無序的信息，整理、歸檔、管理，是個反復而大工作量的工作，所以檔案管理工作者就必須熟練掌握計算機和網絡，有效利用現代科技提高工作效率。

2.1計算機技術與無紙化辦公

無紙化辦公，實現全無紙化辦公在檔案管理里，應該是一個必然的趨勢，節能環保、高效辦公，都可以完全的有計算機來實現。

2.2數字化管理與數字化技術

數字化管理，通過攝像及掃描設備，實現全數字化，將多年舊檔案進行數字化管理。第一，節省空間，不用堆積檔案。第二，方便查找和使用，在電腦里的檔案可以方便的進行輸出，供查閱者使用。

2.3信息化使用與網絡化。

信息化使用，在當今的信息時代里，網絡已經基本普及，在網絡的世界里已難以區分國界，信息達到全球共享，所以將檔案管理加入到網絡的世界里“足不出戶，便知天下事”。利用網絡傳輸，也非常方便而且速度快捷，這必將大大提高各部門的行政工作效率。

2.4檔案管理與全能化查閱，

將傳統的紙質、照片等儲存方式改變，以視頻、錄音等真實記錄，輔以文字說明，便有效的使查閱達到使用者的使用效果，全方位、多視角的理解查閱內容。在文件歸檔的過程中，以省去了傳統中大量的人力資源，完全體現以人為本的理念。

2.5市場化經營與檔案管理。

以傳統的檔案管理很難被社會熟知，更難為大多數公眾所提供方便，這樣就出現了資源的浪費，和多部門的重復工作，利用市場經營模式去進行檔案管理，將多數資源面向大眾，做到資源共享，還可以增加一定的利潤效益，更好的發展本部門，這將達到雙贏。

3、檔案管理的創新發展之路的發展措施

中國經歷了十八大之前的十年高速發展，面對檔案管理，也迎來了高科技時期人事檔案管理創新發展之路。

3.1人事檔案管理與服務創新

要盡快建立、健全檔案電子館，實現單機客戶上傳、下載等，建立自己內部網絡，建立等級查閱級別，將非保密性檔案資材實行全面開放式查閱，建立在線服務，將傳統的到檔案室查找、復印等過程簡化，實現信息零時間傳遞，更有效的保證了許多檔案及文件的時效性。

3.2人事檔案管理與現代電子科技

現代電子科技的使用，建立了多元化、全方位的檔案管理模式，利用和完善現代電子科技產品，將檔案管理從傳統的方式中解脫出來，真正達到檔案管理的意義，使檔案管理與現代電子同步。

3.3人事檔案管理與縱向橫向系統

人事檔案管理要建立縱向橫向系統，所謂縱向系統就是上兩級和下兩級，建立同樣模式和版式的上傳、下載方式，建立聯合目錄統一格式和編排，防止資源、人力、資金等浪費，更好的使各檔案管理單位使用專業、人才。所謂橫向系統，就是達到資源共享，使橫向的各部門能第一時間查閱到相關檔案資料。

3.4人事檔案管理與信息資源共享

人事檔案管理要實行檔案管理產業，將傳統的檔案管理里中檔案管理人員的角色轉變，從一個保管者變為一個信息的擁有者，將檔案信息共享化，檔案室也變成一個信息交流中心，完全體現出信息的重要性。建立反饋系統，在信息資源共享的時代里，建立、健全全方位、專業的信息是致關重要的，所以建立反饋系統，第一時間讓從事檔案管理人員，可以知道大眾的需求，以便更好的整理、更新信息。

4、結語

高科技時期，人事檔案管理創新發展之路，是利用信息化管理代替傳統的紙質文件，它的創新，是高科技時期的需要，也是人事檔案管理工作的需要，因此，在高科技時期，要利用人事檔案管理創新發展之路，加速人事檔案信息化管理的發展和提高，盡快使人事檔案信息化管理，在人事部門得到廣泛的應用，使人事檔案信息化管理工作，為在高科技時代得到更大的應用，在人才交流和人才中發揮作用。

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