如何做好檔案使用中的保密措施

葛大勇

[摘 要]檔案的庫(kù)房管理和監(jiān)督工作是做好檔案保密工作的前提條件，掌握和遵循檔案保管利用過(guò)程中的保密原則和方法是做好檔案管理的根本所在，積極做好檔案保密工作是保證檔案在保管利用過(guò)程中完整、安全的根本目的。在檔案利用的同時(shí)，還要注意檔案的保密工作，這已經(jīng)成為檔案部門(mén)必須高度重視的問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]檔案保管利用；檔案保密工作；原則；方法

保密工作是檔案保管利用工作的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案在利用過(guò)程中安全的必要手段，二者具有相輔相成、良性互動(dòng)的關(guān)系，筆者從事過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的機(jī)要文書(shū)檔案工作，現(xiàn)就檔案保管利用過(guò)程中的保密工作談一點(diǎn)自己的粗淺認(rèn)識(shí)。

一、做好檔案保管過(guò)程中的保密工作

（一）檔案庫(kù)房管理中的保密工作

檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)。從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門(mén)窗等應(yīng)專(zhuān)門(mén)加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

（二）絕密檔案的管理和保密

1、絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

2、提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無(wú)形”儲(chǔ)存在頭腦中秘密的泄露。

3、加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷(xiāo)毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

（三）做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)需要全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。

（四）檔案涉密情況的變化

檔案在保管過(guò)程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧?、降密、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時(shí)的；大多數(shù)的，總的趨勢(shì)是降密，直至解密。

（五）檔案管理人員的職責(zé)和素養(yǎng)

1、檔案管理人員的職責(zé)。

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

2、檔案管理人員的素養(yǎng)。

（1）檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業(yè)道德，要熱愛(ài)檔案工作，檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)工作，是一項(xiàng)積累資料、收集和傳遞信息，服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的重要工作。作為檔案工作者，我們必須認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義，并且要認(rèn)真鉆研，認(rèn)識(shí)和掌握規(guī)律，干出成績(jī)來(lái)。要忠于職守，勇于創(chuàng)新。

（2）檔案專(zhuān)業(yè)人員要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專(zhuān)業(yè)知識(shí)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，是極為豐富的知識(shí)資源，在當(dāng)今信息社會(huì)里更要有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)等。還要有一定的檔案基礎(chǔ)理論和專(zhuān)業(yè)知識(shí)。檔案管理人員還要熟悉本單位及其業(yè)務(wù)各部門(mén)的職能范圍、業(yè)務(wù)分工和業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉和掌握自己所管檔案的內(nèi)容及與內(nèi)容相關(guān)的文史等方面知識(shí)。

（3）檔案管理人員要具備較好的身體素質(zhì)。檔案工作既有腦力勞動(dòng)，又有體力勞動(dòng)，工作艱辛而又繁瑣，細(xì)致而又嚴(yán)格，常年不懈，周而復(fù)始，沒(méi)有健康的身體和旺盛精力是根本無(wú)法勝任檔案工作的。所以，身體健康、精力充沛、思維敏捷是一個(gè)檔案人員所必備的條件。

二、做好檔案利用過(guò)程中的保密工作

（一）做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái)，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

1、制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

2、隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。

3、監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

（二）進(jìn)一步做好檔案開(kāi)放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無(wú)視其秘密性的時(shí)效和范圍，是不對(duì)的；但如果缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無(wú)視其秘密性，無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。因此，在開(kāi)放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開(kāi)放前的一項(xiàng)重要工作，也是開(kāi)放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開(kāi)放與控制使用范圍。

2、做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作。開(kāi)放檔案首先要做好檔案開(kāi)放的基礎(chǔ)工作，即：提高開(kāi)放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量、建立健全檔號(hào)、編制檢索工具、準(zhǔn)備好副本。