淺談如何提高檔案信息安全保障能力

蘇濤

[摘 要]文章從提高檔案信息安全入手，提出了具體的措施，進一步提高檔案安全保障能力。

[關鍵詞]檔案信息；安全；保密；管理

近兩年來，有關部門發現并查處了一些檔案信息泄密事件，發現了影響檔案信息安全的重大隱患，這些問題的存在我們提出了檔案信息安全管理的重要課題。尤其是在網絡盛行，黑客入侵，木馬植入的時代，我們更應提高警惕和高度重視。下面就如果做檔案信息安全保障工作進行淺析。

一、提高涉密檔案的保密意識。

近年來，有些部門對政府公開信息審核把關不嚴，把一些涉密的文件上網公布，以致把涉密檔案在網上開放，嚴重危害了我們國家的信息安全。因此檔案部門要站在國家安全的高度，增強檔案保密工作的責任感和使命感，不斷強化檔案保密工作。要認真學習《檔案法》、《保密法》等相關知識，自覺履行保守國家秘密的義務。對于上網開放的檔案一定要做到凡是涉密和內容敏感的檔案都不要公開或開放，更不要上互聯網，做到涉密的不上網，上網的不涉密。對涉密紙質檔案、磁性介質的借閱、保管、銷毀等要嚴格遵守保密制度，不要有任何僥幸與松懈心理。同時要經常開展檔案安全教育工作，把檔案安全的重要性提到檔案工作的重要位置，尤其要把檔案泄密的危害和后果闡明講透，使檔案安全意識深入人心。

二、完善保密檔案的借閱制度

檔案借閱是檔案管理工作的主要形式之一。為充分發揮檔案的作用，既方便檔案利用，又確保檔案的安全完整，要制定完善的檔案借閱制度、外借制度。各項借閱規章制度的條文要簡單而嚴謹，便于執行，確保保密檔案的安全。保密檔案的借閱、移出、銷毀等要嚴格按規定的手續辦理，要填寫借閱、移出、銷毀單，由直接領導簽字。借閱檔案要填寫登記表及借閱卡，手續齊備方可借閱。借閱人要嚴格遵守保密制度，禁止轉借泄密。保密檔案使用完畢，歸還時要認真核對、檢查，對私自撕拆、涂改、缺頁少項的檔案要追究借閱人責任，并復原檔案。借閱的檔案如果丟失，失密、泄密等問題，要及時查明原因，向主管領導報告，進行補救。保密檔案的借閱時間不得超過一年，因項目周期長而不能及時歸還的，要及時辦理續借手續。要推行對已有復印件的檔案原件進行封存的做法，無特殊情況的，不再提供檔案原件，對借閱檔案的要以復印件的形式提供使用，以延長檔案壽命。

三、加強電子檔案安全維護

電子文件歸檔不同于紙質文件的歸檔，它的歸檔屬于數字化信息形式歸檔，是按照有關電子檔案的歸檔要求將整理好的電子文件以數字化形式轉存在磁性材料或光盤等載體上保存。因此，必須采取技術保障措施，使其所形成的電子檔案和紙質檔案一樣，保證其信息安全可靠，具有依據、查考和憑證的作用。一是設置訪問控制，從而保證電子文件信息在內的網絡資源不被非法訪問和非法利用；二是提供信息加密措施。在多數情況下，信息加密是保證電子文件機密性的唯一方法；由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從中解出原文內容，無法篡改其內容，從而保護電子文件在傳輸過程中的原始性和真實性；三是建立網絡防火墻。防火墻可進行網絡通信掃描，過濾一些攻擊，以阻止其在目標計算機上被執行。防火墻還可以關閉不使用的端口，還能禁止特定端口的流出通信，禁止來自特殊站點的訪問，從而阻止來自不明入侵者的所有通信；四是簽名技術。通過簽名技術可以確保電子文件的真實性以及進行身份信息驗證，以此確認其內容是否被篡改或是否為偽造；五是設置防寫措施。如將電子文件設置為“只讀”狀態，這樣用戶只能讀取信息，而不能對此信息做任何修改，從而有效地防止用戶更改電子文件，確保電子文件的安全性、真實性；六是信息備份與恢復。由于網絡的不安全性，給電子文件信息的安全帶來嚴重威脅。盡管我們可采取一些方法和技術提高網絡的安全性，但網絡上風險無處不在，難免會發生信息丟失和失真的現象。因此建立信息備份與恢復系統是保護電子檔案的必要手段，一旦信息丟失或失真，可及時地進行電子文件數據的恢復。

四、加強檔案室安全管理

要做好檔案保密、維護檔案安全就必須保證檔案室的安全管理。檔案室要嚴格防火、防盜、防蟲、防潮，及時發現和消除檔案室內的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取切實的有效措施，堵塞任何導致檔案安全的漏洞。一是要進行嚴格消毒、除塵。可要檔案室內施用樟腦、冰片及靈香草、蕓香、檀香等防蟲防霉藥物；二是檔案室應配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監控設備等防盜設施，并隨時做好各項設施設備的檢修、維護工作；三是要注意控制檔案室的溫濕度，據實際情況采取密閉、通風、降溫、減濕等措施。一般檔案室溫度要控制在14～24℃（每晝夜允許波動幅度±2℃）、濕度控制在45～60%（每晝夜允許波動幅度±5%）。并做好檔案室的日常溫濕度記錄；四是完善檔案室的消防設備。要配置自動報警滅火系統，檔案室應根據自身的具體情況，在室內配置合適的滅火設備，以備火災發生時及撲救；五是加強用電管理。檔案室內要正確安裝電氣設備，加裝保護接地裝置，帶電部分應當有防護罩或者放在不易接觸的地方或采用聯鎖裝置；各種電氣設備要定期進行檢查，如發現電線絕緣被破壞、漏電以及其它故障要馬上進行修理。不要帶電工作，必須帶電工作時，應進行有效的安全保護，如佩戴絕緣手套、絕緣靴、絕緣鉗和必要的儀器儀表等；六是檔案室要指定專人負責管理，落實雙人雙鎖等嚴格的管理制度，無關人員一律禁止入內；七是凡是涉及國家秘密的檔案要單獨保管，要設帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險柜等，從保管條件上確保檔案的安全。同時對涉密檔案要配有政治敏感度高，責任心強的管理人員進行保管。

總之，檔案信息安全問題是當代檔案工作者不可回避的問題，是當代檔案工作者必須正視的歷史責任。只有增強檔案安全意識，牢固樹立安全防范意識，要切實做人防、物防、技防相結合的綜合防范體系，加強檔案信息的安全控制、防范措施水平的提高，才可進一步提高檔案安全保障能力。