網絡時代檔案管理工作初探

張蕾

[摘 要]作為管理部門重要的內容，檔案管理不可或缺，但受到時代發展的影響，網絡的進步，檔案管理面對更多的機遇與挑戰，本文就來分析一下在當前形勢下的檔案管理的創新與建設，闡述網絡時代的檔案管理工作重要性。

[關鍵詞]網絡時代檔案管理工作創新

前言

隨著科學技術的快速發展，社會各個領域的技術與理論都有了一定程度的發展，推動了我國經濟的快速發展。網絡已經成為這個時代發展的必備品，在這一環境下，檔案管理面臨新的機遇與挑戰，隨著市場經濟體制改革的深入，傳統管理模式已經無法滿足發展需求，所以，因此，加快檔案管理創新是未來發展的必然選擇。

1.網絡環境對檔案管理的影響

1.1正面影響

隨著計算機技術的普及，各單位部門的傳統紙質檔案都發生了一定的變化，出現電子文件與傳統文件并存的情況，相比較之下，紙質檔案內容原始真實，憑證性強且耐保存，新興的電子檔案則可與多媒體結合，圖文并茂、形象且生動，而且多媒體光盤存儲節省了存儲空間，拓展了存儲能力，便于保存、管理及利用，促進檔案信息載體向大容量、高密度、電子化的方向發展，實現資源信息共享。二者各有千秋，但相較于傳統檔案，電子檔案的優勢十分明顯，隨著現代信息技術的應用，要求檔案管理部門充分運用網絡技術等現代化的技術進行檔案管理，要求檔案管理人員要不斷地創新，從客觀且精確的角度去分析網絡時代的檔案管理，適應科學技術發展的需求。現代化檔案管理技術必須要將傳統檔案技術與現代化網絡技術相結合，以信息技術為指導，促進管理水平的提高。

1.2負面影響

首先，檔案管理然間沒有系統的平臺，通用性不夠

網絡通用性不足，管理軟件多且各有特征，一般具備檔案管理的基本要求，但從信息化技術的發展情況來看，檔案管理辦公自動化與電子政務系統趨于一體化，因此，在平臺的選擇上考慮較多，檔案部門所采用的計算機型號、規格不同，所開發的軟件不能互相應用，由于不能互調，導致無法利用電腦完成工作，制約了檔案信息網絡化的發展。

其次，工作的標準化與規范性亟待提高

檔案信息管理網絡化的前提是促進基礎工作的規范化與標準化，檔案信息系統與網絡建設的形式不一，層次不等，規范性、服務性及共享性差，無法滿足信息時代對檔案信息資源共享的需求。受到歷史因素的影響，各類檔案的著錄細則相同性不夠，系統軟件的移植性較差，尚未形成統一的標準，很多標準都有針對性，但缺乏統一標準，制約檔案信息工作的網絡化管理水平。

1.3工作人員的素質亟待完善

信息資源管理對檔案管理具有決定性的重要作用，信息技術的影響使得檔案管理水平有了很大程度的提高，檔案信息資源的完整性，信息資源的供給、安全性與原始憑證仍需要以來傳統的檔案工作人員參與。因此，實現檔案管理的信息化，關鍵是要具備現代化的管理知識，提升管理人員的綜合素質與現代化的技術水平，滿足網絡發展的需求。但從當前的發展形勢來看，多數檔案管理部門的高技術人才不足，檔案、信息處理的復合型人才更是稀缺，對此，必須要引起重視。

2.網絡時代下檔案管理創新的對策

2.1培養現代化的高素質檔案管理人才

從上文的分析中我們看到，要想促進檔案管理水平的提高，關鍵是要促進管理人才素質的提高，這就要求采取措施，加強培訓，探索新的教育培訓模式，結合具體的情況開設培訓班，舉辦講座、研討會等方式促進人員素質的提升。同時，必須要注重與時代發展相結合，緊跟時代發展步伐，加強現代化技術的培訓，促進檔案信息管理人才水平的提高。

2.2加強檔案部門的硬件設施配置

從目前我國檔案部門的設備配置情況來看，現代化設備較為落后而且程度不夠。這就要求加強宣傳、爭取領導與社會的支持，加大投入力度。將檔案事業推向市場，實現檔案的經濟價值與社會效益，總之，就是要采取有效的措施解決資金問題，促進檔案設備的現代化水平提高。

2.3制定與發展相適應的法律法規

傳統的法律法規無法滿足網絡時代檔案管理的需求，這就要求制定相適應的法律法規，進而在法律上明確檔案館對檔案所有權、使用權及監督權的關系，保障檔案信息齊全與完整，確保檔案使用者的合法權益，合理規范及協調信息的超區域流通問題。要根據國家現有的規定確定檔案的開放力度，根據其工作的特征，網站中開放的檔案應區分無條件與有條件利用兩部分。

2.4建立網絡時代檔案管理的安全制度

安全是檔案管理的基礎，是保證檔案規范化運行的基礎，因此，要規定庫房管理的規范性，強化檔案借閱、歸還及鑒定制度。同時，細化檔案管理人員的職責，做到權責分明，包括檔案室職責、專職檔案員的職責及兼職人員的職責，促進管理人員按責行事，在具體的工作實踐中要做到記錄嚴格、制度落實到位。在管理的過程中，要嚴格記錄的橫須，將檔案的流動情況做好記錄，詳細記錄庫房檔案變動情況，非檔案人員進入庫房必須要有相關人員的批示，保證庫房的安全。

結束語

網絡技術的快速發展，檔案的重要性更加明顯，直接影響管理水平，因此，在當前的形勢下，構件優質檔案管理是各單位關注的首要問題，也是檔案管理者關注的焦點，作為新時期檔案管理人員，除了要注重觀念的更新、思想的更新外，更要注重堅持與時俱進，推動網絡時代檔案管理工作的科學化與現代化、信息化水平的進程，推動我國檔案事業的發展。

參考文獻：

[1]何田.淺談新時期學校檔案管理的創新[J].出國與就業，2011（2）.

[2]姜立新.爭議檔案管理技術創新[J].科技傳播，2011（2）.

[3]夏文.論高校檔案管理工作的創新方略[J].北京檔案，2011（2）.

[4]侯進舉.淺談檔案管理在企業發展中的重要作用[J].今日財富，2010（5）.