淺析縣直機(jī)關(guān)文書檔案的分類方法

李冬敏

[摘 要]本文針對縣直機(jī)關(guān)文書檔案的特點(diǎn)對其進(jìn)行了相應(yīng)分類。

[關(guān)鍵詞]縣直機(jī)關(guān)；文書檔案；分類

縣直機(jī)關(guān)概分為黨群和行政兩大類。分析各單位每年形成的歸檔材料，主要以收到的上級下行文件、本單位向上的請示、報(bào)告、對下的通知及批復(fù)為主。這些歸檔材料由各單位文書收發(fā)與保管，在分類方案上多采取與檔案館收檔要求相一致的年度——保管期限——問題或組織機(jī)構(gòu)分類法。現(xiàn)實(shí)中，縣直機(jī)關(guān)文書室一般只有一間辦公室，受空間限制，檔案保管所用柜、盒數(shù)量有限。在文書檔案分類方案確定中，考慮與縣檔案館工作銜接、檔案材料歸檔、利用便利的同時(shí)，也要兼顧檔案柜、盒空間上的占用。各機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際，選用適合自身的分類方法。

一、分類方案的選擇

不同縣直機(jī)關(guān)每年形成的歸檔材料多少不同，2010年政府機(jī)構(gòu)改革后，除黨群部門中的紀(jì)委、組織部、縣委辦公室，行政部門中的政府辦公室、發(fā)改委、人事勞動，其他各部門每年形成的歸檔材料數(shù)量均較少，許多單位每年形成的歸檔材料不足50份。考慮移交縣檔案館時(shí)對歸檔材料再整理的勞動量及復(fù)雜程度，建議每年形成檔案材料較多的單位采用年度——保管期限——問題或組織機(jī)構(gòu)三種分類方法聯(lián)合的復(fù)合分類為宜；形成檔案材料較少的單位采取年度——問題分類法比較合適。

1、年度——保管期限——問題或組織機(jī)構(gòu)分類。這一分類方法符合《歸檔文件整理規(guī)則》和《文書檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的要求，保留了原來的分類整理體系，只是將問題和事由作為卷內(nèi)材料排列順序的依據(jù)。這一方法與縣檔案館檔案分類方法一致，便于向檔案館移交，在實(shí)際工作中，這是多數(shù)單位正在使用的方法。

2、年度—問題分類。年初，機(jī)關(guān)文書處理部門總結(jié)分析往年檔案材料，找出形成檔案材料的規(guī)律，在此基礎(chǔ)上確定本單位工作中肯定涉及的幾個(gè)問題（工作），機(jī)關(guān)文書在工作中對形成的檔案材料按不同問題進(jìn)行分類裝盒。檔案材料的保管期限在年末整理時(shí)再具體考慮，不同問題作為材料分類排架的方法。

二、年度——問題分類的優(yōu)點(diǎn)

1、簡便易學(xué)。按年度——問題分類，縣直機(jī)關(guān)文書崗位，多是由新參加工作的同志擔(dān)任，經(jīng)過一段時(shí)間的鍛煉，往往被調(diào)派到其他工作崗位，人員流動性大，按年度——問題分類，簡便易學(xué)，容易掌握，檔案材料整理也簡單。

2、節(jié)約有限的檔案保管資源。按年度——保管期限——問題或組織機(jī)構(gòu)復(fù)合分類后，每個(gè)卷盒內(nèi)的文件數(shù)量較少，裝柜時(shí)，各保管期限之間還要預(yù)留一定空間，大大降低了檔案盒、檔案柜等檔案裝具的利用率，增加了目錄、卷皮、卷盒的用量，增加了管理費(fèi)用。按照年度——問題分類，同一問題的文件集中在一個(gè)盒內(nèi)，裝柜時(shí)，無需再預(yù)留空間，有效提高了檔柜利用率，并省去倒柜的麻煩。

3、便于提供利用。實(shí)際工作中檔案資料的查詢、利用，查檔者幾乎全部是提出某項(xiàng)工作或事由，并附帶不太準(zhǔn)確的年度信息，少有人直接提供作者信息或文號，更沒有從保管期限的角度提出查檔要求的。

4、更符合國家《歸檔文件整理規(guī)則》。《中華人民共和國歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定文件歸檔要“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系……”的整理規(guī)則。按年度——保管期限——問題分類整理排架，把同一事由的文件分散在不同的保管期限中，把歷史聯(lián)系人為地割裂開來，而年度——問題分類，同一事由的文件集中，更符合整理原則。

5、使“文書處理部門立卷”及“平時(shí)歸卷”變的易行。“文書處理部門立卷”，由于歸檔整理技術(shù)性強(qiáng)、要求高、操作繁瑣，在實(shí)際工作中，機(jī)關(guān)單位都是在下年初對上年度形成的檔案材料，進(jìn)行集中整理、閱卷、歸檔，而在歸檔的過程中，各單位基本上都是在縣檔案館的指導(dǎo)下，由機(jī)關(guān)文書整理歸檔，少有單位能做到“平時(shí)歸卷”。按年度—問題分類，表面上看，只是減少一個(gè)分類層次，實(shí)際上，大大降低了操作難度，使“平時(shí)歸卷”成為可能。

雖然按年度—問題分類有著許多優(yōu)點(diǎn)，但選擇這一分類方法也存在著在向檔案館移交時(shí)，要重新裝盒、重新生成目錄的弊病，綜合平衡，利大于弊。

三、年度——問題分類操作中應(yīng)注意的問題

1、問題不宜分的太細(xì)，工作職責(zé)較單一的機(jī)關(guān)單位，設(shè)置問題一般不要超過10個(gè)，具有綜合職能的單位問題設(shè)置也宜簡不宜繁。如需設(shè)置15個(gè)問題或不同問題存在一定關(guān)聯(lián)的，不宜采用年度——問題分類方式。

2、歸檔文件目錄的編制。保管期限仍需鑒定劃分，歸檔章的“保管期限”欄仍是必注項(xiàng)。向檔案館移交時(shí)，可按保管期限重新編制兩份新目錄移交檔案館，一份放入盒內(nèi)做內(nèi)目，一份檔案館做檢索工具。

3、檔案盒脊背的“保管期限”項(xiàng)暫時(shí)不填，向檔案館移交時(shí)，永久、30年保管期限的檔案要重新裝盒，項(xiàng)目按要求重新填寫，有利于檔案館裝具的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。10年保管期限的檔案因不向檔案館移交，可留在原有的檔案盒內(nèi)，并補(bǔ)填“保管期限”項(xiàng)。

4、歸檔章的室編件號為一年應(yīng)歸檔的全部文件材料的編號，館編件號在移交進(jìn)館時(shí)，按檔案館的要求填寫。