醫(yī)院科研檔案管理探究

李洪偉

[摘 要]現(xiàn)階段，醫(yī)院科研檔案信息資源的管理及利用越來越受到人們的重視，為了提高醫(yī)院科研檔案管理水平和質(zhì)量，分析了醫(yī)院科研檔案的、歸檔范圍及管理和利用。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；科研檔案；管理分析

醫(yī)學(xué)科研檔案管理的特殊性醫(yī)學(xué)科研檔案專題性強(qiáng)，時(shí)間跨度大，周期長(zhǎng)，研究均以一個(gè)專題為研究對(duì)象，都是圍繞著某種疾病病因的探討、治療和預(yù)防，某種化學(xué)物質(zhì)對(duì)人體的損傷等進(jìn)行專題研究。

一、醫(yī)院科研檔案的特點(diǎn)

（一）真實(shí)性

科研檔案是醫(yī)院科學(xué)研究過程中產(chǎn)生的，它真實(shí)地記錄了醫(yī)院的科研活動(dòng)、科研水平，反映了醫(yī)院科研活動(dòng)的歷時(shí)過程。

（二）實(shí)用性

科研檔案是經(jīng)過收集、分類、鑒定等科學(xué)方法形成的具有內(nèi)在聯(lián)系的有價(jià)值的文件體系，是醫(yī)院廣大專業(yè)技術(shù)人員勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，它能為科研管理機(jī)構(gòu)和科技人員在科研管理、科技決策、科學(xué)研究、技術(shù)交流、著書立說、職稱晉升、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面提供信息和依據(jù)，起到憑證和參考作用。

（三）保密性

科技知識(shí)和科研成果在一定時(shí)間和一定范圍內(nèi)擁有其知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有價(jià)性。

（四）專業(yè)性

各醫(yī)院有各自的專業(yè)特點(diǎn)，有各自的專業(yè)優(yōu)勢(shì)。因此，檔案管理工作人員要具有專業(yè)技術(shù)知識(shí)。

二、科研檔案人員的基本任務(wù)和職責(zé)

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》第二十一條明確規(guī)定了科研檔案人員的基本任務(wù)和職責(zé)，主要有以下幾個(gè)方面：

貫徹國(guó)家有關(guān)科技檔案工作的方針政策和法規(guī)，制訂本單位的實(shí)施細(xì)則和有關(guān)規(guī)章制度。

參與本單位的科研計(jì)劃管理、成果管理和技術(shù)市場(chǎng)的開發(fā)活動(dòng)，及時(shí)提出對(duì)科研檔案的管理要求。

指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和協(xié)助本單位各部門的科研人員做好科研文件材料的形成、積累和

立卷歸檔工作。檢查、驗(yàn)收科研項(xiàng)目或上報(bào)評(píng)獎(jiǎng)成果的檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

三、醫(yī)學(xué)科研檔案管理存在的問題

（一）醫(yī)學(xué)科研檔案管理的特殊性

醫(yī)學(xué)科研檔案專題性強(qiáng)，時(shí)間跨度大，周期長(zhǎng)，研究均以一個(gè)專題為研究對(duì)象，都是圍繞著某種疾病病因的探討、治療和預(yù)防，某種化學(xué)物質(zhì)對(duì)人體的損傷等進(jìn)行專題研究。許多重大項(xiàng)目更是多專業(yè)、多學(xué)科綜合研究、共同攻關(guān)完成。因此，除了項(xiàng)目初始的技術(shù)路線制定完成后，研究課題就步入了主要階段，有的是每個(gè)病例信息歸檔后就納入分析系統(tǒng)，有的是等全部試驗(yàn)調(diào)查數(shù)據(jù)收集齊全后進(jìn)行系統(tǒng)分析，最后通過比較、分析、總結(jié)，從而得出一種新的臨床治療方法或是對(duì)傳統(tǒng)技術(shù)的一種改進(jìn)方案。原始數(shù)據(jù)的收集只能在課題完成后，也因此導(dǎo)致科研材料收集、歸檔不齊。

（二）課題組成員組成的特殊性

科研人員工作繁忙，往往身兼數(shù)職，既要每天應(yīng)對(duì)臨床醫(yī)療工作，又要進(jìn)行學(xué)術(shù)交流、進(jìn)修，還要給本科生、研究生上課。同時(shí)一個(gè)經(jīng)歷二三年課題研究的課題組，成員中不僅有正式員工，還有研究生、進(jìn)修生；不僅有本科室固定的員工，還有處于輪轉(zhuǎn)中的住院醫(yī)師；有專門從事臨床實(shí)驗(yàn)工作的人員，也有專門從事實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)工作的人員。科技人員在研究工作中形成的研究材料比較分散，這樣對(duì)于日常科研材料的收集、整理，往往難有較高的收集完整度。

（三）科研人員科研檔案意識(shí)淡薄

一是對(duì)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》宣傳力度不夠，二是受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)動(dòng)，造成部分科研人員對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案工作促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研事業(yè)發(fā)展的認(rèn)識(shí)不夠，或認(rèn)為科研資料是自己的心血，應(yīng)該歸自己所有，不愿將自己的科研核心內(nèi)容資料完整地、系統(tǒng)地移交檔案部門。

四、醫(yī)院科研檔案的措施

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理

根據(jù)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第五章規(guī)定：“各單位都要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，根據(jù)科技檔案必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求，建立健全科技檔案工作，建立必要的規(guī)章制度，實(shí)行科學(xué)管理”。可見，建立和健全科研檔案管理制度，實(shí)行集中統(tǒng)一管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研檔案有效管理和規(guī)范管理的基本要求和根本保證，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。醫(yī)院科研檔案做到集中統(tǒng)一管理要糾正兩種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)：

一是重科研活動(dòng)，輕檔案資料管理；二是圖自己方便多，從大局著想少。醫(yī)院科研檔案只有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，利用起來才能方便。至于有規(guī)章制度約束，使用時(shí)要辦手續(xù)，是為了保證醫(yī)院科研檔案不失散，不損壞的必要手段，也是保證長(zhǎng)期使用方便的重要措施。理部門及檔案形成部門在科研檔案管理中的責(zé)任。

（二）實(shí)行課題全過程管理，確保科研檔案質(zhì)量

為保證醫(yī)院科研檔案內(nèi)在質(zhì)量的真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)科研課題研究全過程的檔案管理，確保科研檔案的質(zhì)量，根據(jù)我院科研檔案工作的特點(diǎn)，在遵照醫(yī)療科技檔案規(guī)范管理原則的基礎(chǔ)上，

從以下四方面確保科研檔案質(zhì)量。

1.立項(xiàng)指導(dǎo)。臨床科研人員往往對(duì)檔案收集的程序不熟悉，在科研立項(xiàng)時(shí)，由科教科的一名兼職檔案員根據(jù)科研設(shè)計(jì)的內(nèi)容，將科研項(xiàng)目的歸檔內(nèi)容和要求書面告知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，

并對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)，同時(shí)兼職檔案員具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目所形成的各種文件材料的收集。

2.中期檢查。在科研項(xiàng)目開展過程中，科教科的兼職檔案員要及時(shí)了解和掌握科研項(xiàng)目進(jìn)展的動(dòng)態(tài)，針對(duì)開展項(xiàng)目的每一階段應(yīng)形成的原始材料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，確保研究活動(dòng)中原始材料形成的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.參與驗(yàn)收。在科研課題結(jié)題驗(yàn)收前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要將該項(xiàng)目的全部文件材料送科教科審核，兼職檔案員應(yīng)檢查研究實(shí)施的原始資料、實(shí)驗(yàn)記載形成及管理情況、驗(yàn)收研究材料形成的質(zhì)量，檔案不符合要求的科研項(xiàng)目不予結(jié)題驗(yàn)收。

4.審核鑒定。醫(yī)院綜合檔案室檔案員要對(duì)研究項(xiàng)目形成材料實(shí)行全程跟蹤，確保材料的齊全、完整，保證科研檔案的質(zhì)量。科研項(xiàng)目結(jié)題后，科教科的兼職檔案員將檔案移交到醫(yī)院綜合檔案室，由醫(yī)院專職檔案員按照科研檔案的歸檔要求對(duì)項(xiàng)目的檔案材料進(jìn)行審核鑒定后，集中歸檔到醫(yī)院綜合檔案室。

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