如何做好醫(yī)院行政檔案管理

程珍

[摘 要]加強做好醫(yī)院行政檔案管理工作，對于在新的形勢下開展醫(yī)院工作具有十分重要的意義。增強醫(yī)院領導的行政檔案管理意識，廣開渠道，努力把好收集關，重視行政檔案信息資源開發(fā)利用，實現(xiàn)行政檔案管理自動化。

[關鍵詞]醫(yī)院；行政檔案；管理分析

一、檔案的定義及其特征

從事檔案管理工作，首先必須對檔案的概念和特征有所了解。檔案是機關、組織和個人在社會生活中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。檔案的特征主要有以下3方面：

（一）社會性

檔案是在社會實踐中形成的，其內(nèi)容是對社會實踐活動的內(nèi)容、過程及結論的原始記錄，而非自然界的產(chǎn)物。

（二）歷史性

檔案是過去形成的而非正在形成或尚未形成的東西，也就是所謂的“讓過去告訴現(xiàn)在”、“讓歷史告訴未來”。檔案將過去、現(xiàn)在和未來聯(lián)系在一起，維系人類社會的時空統(tǒng)一性和整體連續(xù)性。

（三）原始記錄性

原始記錄性是檔案的本質特征，是檔案區(qū)別于其他事物的本質所在。這也從根本上決定了檔案管理方法上的取向。我們管理檔案時，無論采取何種方法，都不可改變成傷害檔案的

本質特征。檔案管理的核心只能是充分實現(xiàn)檔案對以往歷史事實的原始記錄價值。

二、醫(yī)院行政檔案管理

（一）醫(yī)院行政檔案的定義

醫(yī)院行政檔案，即醫(yī)院行政管理檔案，又稱文書檔案，是在醫(yī)院的行政管理活動中，由各種行政性公文（如請示、決定、通知、通報等）轉化而成的檔案。這種檔案是在醫(yī)院管理和組織活動中形成并被保存下來的檔案，它是一所醫(yī)院保持連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)，是做好醫(yī)院行政管理工作的必備工具。

（二）醫(yī)院行政檔案的形成條件

1.辦理或處理完畢的文件才能成為檔案。所謂辦理完畢，是指完成了收文和發(fā)文處理程序，已經(jīng)發(fā)出或承辦完畢的公文。對于辦畢文書，要經(jīng)行政管理人員嚴格界定。辦畢文書的界定原則是：

（1）對于不必辦復的公文，如決定、通知、調查報告等，在印發(fā)完成或有關領導閱知、有關部門傳閱辦理后無其他意見的，即為辦理完畢；（2）對于回復性質的公文，如請示、問函等，只有當醫(yī)院收到結論性文書（復文）后，才視為辦理完畢；（3）對于一些需要長期貫徹執(zhí)行的公文，如醫(yī)院規(guī)章制度、醫(yī)院長期計劃等，當完成了定稿和印發(fā)行文后，也屬辦理完畢公文。

2.只有對醫(yī)院日后工作具有一定查考利用價值的文件，才有必要成為檔案對于辦畢公文，要根據(jù)有關規(guī)定和實際工作情況，確定其價值，決定其“去”、“留”、”存”、“亡”，一般有4種結果：立卷歸檔、清遲、銷毀和暫存處理。因此，要對辦畢文件進行認真鑒別挑選，將辦理完畢和具有查考、保存價值的公文，立卷歸檔保存。

3.按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案檔案的特點和優(yōu)點之一，就在于它不是一份份孤立的、雜亂的文件，而是具有內(nèi)在聯(lián)系的文件體系。所以，未經(jīng)整理的、雜亂無序的文件，尚不是科學意義上的檔案。所以說，文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。

（三）醫(yī)院行政檔案的管理要求

1.充分發(fā)揮檔案室的作用醫(yī)院檔案室是對醫(yī)院除病案之外的所有檔案進行集中管理的場所。檔案室的地位主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，檔案室是醫(yī)院具有參謀和咨詢作用的部門，是醫(yī)院領導和各行政科室的助手，是提高醫(yī)院行政工作效率和工作質量的必要條件，是醫(yī)院管理工作和業(yè)務職能得以延續(xù)的重要手段。另一方面，檔案室是做好檔案管理工作的基礎。

因此，應充分認識到醫(yī)院檔案室的重要性，重視檔案室的建設，為實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、標準化、科學化奠定基礎。

2.加強檔案工作人員的培養(yǎng)，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性當前，制約醫(yī)院檔案管理水平的主要因素是人才不足。檔案管理工作對檔案工作人員素質提出了很高要求。醫(yī)院領導和行政管理部門應加強對檔案工作人員的培養(yǎng)和教育，不斷豐富他們的專業(yè)素質和職業(yè)道德水平，提高工作的積極性和主動性，充分發(fā)揮工作的主觀能動性。

3.“檔案工作人員，均屬檔案專業(yè)技術人員，其業(yè)務能力的考核、技術職務的評定和晉升，應按國家有關規(guī)定執(zhí)行，并實行檔案專業(yè)技術職務聘任制（或任命制），檔案專業(yè)技術人員享有醫(yī)藥衛(wèi)生專業(yè)技術人員同等待遇。檔案工作隊伍要保持相對穩(wěn)定。”在實際工作中，醫(yī)院管理者應在職稱晉升、待遇、培訓等方面為檔案人員創(chuàng)造條件，提供機會，以激勵檔案人員的工作，促進檔案管理水平的提高。

4.加強檔案信息化建設，提高工作效率近年來，隨著辦公自動化（OA）的普及，使用計算機制作文件的醫(yī)院越來越多。大部分醫(yī)院將文件打印成紙制文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件仍保存在各形成部門。也就是說，電子文件多處于分散保存狀態(tài)，沒有完全歸檔。醫(yī)院應重視電子文件的收集，努力實現(xiàn)其統(tǒng)一管理。

三、醫(yī)院行政檔案的歸檔范圍

（一）黨政管理方面

凡是本部門黨、政、工、團，包括紀撿、人事、保衛(wèi)、財會、基建、生產(chǎn)、科研、外事

等單位和臨時機構形成的具有保存價值的收、發(fā)文（電）和內(nèi)部形成的會議文件、會議記錄、

重要電話記錄、各類統(tǒng)計報表、出版物原稿和樣本、剪報（不另行文的）等文件材料.以及反映本部門工作活動的影片、照片、錄音帶、錄像帶等聲像材料，均應收集齊全，立卷歸檔。

（二）醫(yī)療技術方面

凡是醫(yī)療單位形成的以下材料應收集歸檔。包括：（1）醫(yī)療技術的法令標準及各項規(guī)章制度；（2）醫(yī)療計劃、總結；（3）處方章印模；（4）各類報表和統(tǒng)計分析；（5）醫(yī)療技術常規(guī)、操作規(guī)程、質量標準等文件；（6）醫(yī)療質量調查和監(jiān)督檢查中形成的文件；（7）突發(fā)事件、傳染病暴發(fā)流行搶救工作紀事、照片、錄像、總結等文件材料；（8）醫(yī)療事故或醫(yī)療糾紛的來信來訪調查分析，醫(yī)療事故鑒定書和處理意見。（9）新療法、新技術的鑒定及實施中形成的文件材料。

參考文獻：

[1]艾莉麗，劉鐵強；醫(yī)院檔案管理規(guī)范化可行性探討[J].中國醫(yī)院管理，2004（09）.

[2]崔東.加強中小型醫(yī)院檔案管理工作[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術學院學報，2005（02）.