關于灌區工程檔案管理的思考

公小云

[摘 要]目前我國各灌區都加大了節水改造的步伐，一些項目不斷的進行建設，在灌區工程施工過程中，需要做好工程項目檔案的收集工作，收集好各個環節的資料，特別是加強重點項目原始資料的收集工作，從而為灌區建設及持續發展提供系統完整的檔案資料。本文分析了灌區工程檔案管理中人員與設備的配備，并進一步對加強灌區檔案管理的具體建議進行了闡述。

[關鍵詞]灌區；工程項目；檔案管理；建議

近年來，灌區工程建設項目較多，在工程建設過程中，會產生各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的信息資料，所以需要及時記錄下來，并對這些材料進行整理立卷，為了更好的確保施工過程中對這些資料的收集工作，則需要確保收集工作與工程建設實現同步，確保工程檔案的管理工作貫穿于整個項目的全過程。這樣可以有效的保證檔案的完整性、準確性和系統性，案卷的質量也能夠得到保證。這對于以后檔案的開發利用及灌區的可持續發展都將起到積極的意義，能夠更好的為灌區以后工程建設提供更為準確的信息資源。

一、灌區工程檔案管理中人員和設備的配備

（一）需要配備高素質的檔案管理人員

在大多數灌區的工作人員都是水利技術人員，而灌區檔案管理人員也多數是在這些人員中抽調的，這就導致長期以來灌區的檔案管理人員具有較強的一線施工經驗，但對于檔案管理工作，由于缺乏系統的學習和培訓，所以對于檔案管理工作還有許多欠缺的地方，缺乏對灌區工程檔案管理工作的正確認識，覺得只是簡單把資料收集整理下就可以，對管理工作缺乏認真性和責任感，更沒有創新精神。目前我國處于社會快速發展的新時期，工程檔案管理與工程質量其重要性處于同一水平位置上，任何一個環節檔案材料的缺失都是對工程質量不負責任的表現。所在灌區需要加強檔案管理工作，做好檔案的收集和整理工作，加強檔案的開發和利用。這就需要在進行檔案管理人員配置時要選擇專業的人員，而且還要加強對人員的培訓，能夠嚴格履行檔案保密性的原則，遵守檔案管理職業道德，熟練掌握檔案管理的專業理論知識，明確各項工程中的歸檔要求，從而加快灌區檔案管理水平的提升。

（二）檔案室的配備

檔案管理工作還需要有一個良好的保存環境，即配備一個科學、合理，能夠滿足檔案各項防護工作的檔案室。因為在檔案管理工作中，不管前期收集和整理工作多么完整和合理，但都離不開后期的管理和保養工作。工程檔案資料許多都是紙質性質的檔案，這類檔案對保存環境具有較高的要求，否則在一定時期內，這部分紙質檔案則會發生霉變和蟲蛀的情況，這時檔案則無法滿足查看的需要，無法進行開發和利用，所以在進行工程檔案管理工作中，需要加強檔案室的建設和管理工作，配置合格的各項管理器材，而且在保管過程中，利用拷貝、掃描和復印等功能，確保檔案資料能夠滿足各項歸檔的要求，在新形勢下，進行檔案室建設管理工作中，確保其能夠滿足各項防護工作的需要。

二、加強灌區檔案管理的具體建議

（一）強化灌區檔案工作的組織領導

隨著形勢的發展和上級領導機關對檔案工作的要求也越來越高，我們更加清醒地認識到加強檔案管理工作對新形勢下提高灌區工作管理水平的重要性。所以灌區領導應本著對歷史負責、對后人負責、對法律負責的態度做好檔案管理工作。根據灌區管理的特點，把檔案工作納入全年工作計劃，做到年初與灌區管理工作一起研究、一起布置、一起安排。為把檔案工作落到實處，根據檔案管理要求，分管領導經常檢查檔案工作，當檔案室遇到工作困難時，能夠及時加以解決.

（二）進一步加大檔案安全保管力度

檔案工作安全保管工作重中之重是順利開展檔案管理工作的基礎。我們的檔案庫房在達到防蟲、防鼠、防潮、防塵、防盜、防強光、防高溫八防要求的基礎上，又更新了更加先進的防盜設備，安裝了紅外監控設施，確保了檔案庫房的絕對安全。增強檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。檔案工作人員能夠嚴格執行檔案安全保管制度、保密制度，堅持糾正和制止個別人員不遵守保密制度的現象，加強管理，確保了檔案安全。

（三）加快推進檔案電子化管理的進程。

隨著信息技術的發展，檔案管理電子化是檔案管理工作發展的重要方向。灌區應加大對檔案管理工作中軟、硬件設施的投入，加強計算機技術人才的培養，積極借鑒相關部門的成功經驗，

（四）加強檔案管理和利用的規范化

為了把檔案工作落到實處，需要將檔案負責人的職責納入經濟責任制考核范圍之內，進一步完善了檔案的接收、整理、修改補充、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步、四參加”制度，并在有關領導的負責下貫徹落實。同時建立健全檔案管理制度，制定一些切實可行的管理規定，進一步規范了檔案管理工作。在搞好管理的同時，積極開發利用檔案資源，在嚴格手續的前提下，即外來人員來我處查閱檔案，必須持有單位介紹信、本人身份證、工作證，為水利、房產，建筑設計等單位提供查閱檔案的服務，為灌區管理工作提供高效優質服務。在抓好檔案管理的同時，我們還要不斷加強檔案資源的開發和利用，利用現有資料，為水利部門專業人士進行相關書籍的編寫提供參考依據，從而實現檔案資源的有效利用。

三、結束語

在當前社會快速發展的新形勢下，灌區檔案管理工作更加及時解放思想，與時俱進。針對本灌區的實際情況，加大對灌區工程檔案管理的力度，在檔案管理工作中不斷發揮管理人員的聰明才智，加快檔案管理工作的創新，加快檔案信息化的建設進程，有效的提高檔案利用的效率，使檔案資源充分發揮出自身的優勢，從而使檔案工作更好為灌區的發展提供良好的服務。

參考文獻：

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