淺議財政檔案的現代化管理

王艷萍

[摘 要]財政檔案是財政局的重要文件，其記載的內容可反映出地區經濟社會發展的重要證據，高質量的財政檔案可為領導層決策提供基礎，并為相關政策的制定提供客觀依據，因此對財政檔案的管理具有很大的社會效益，對財政檔案實行現代化管理有利于提高財政檔案的管理水平，使其發揮更大的作用。本文分析了財政檔案管理現代化的必要性，并討論了加強財政檔案管理現代化的相關措施。

[關鍵詞]財政檔案管理；現代化管理；信息技術

前言

隨著經濟和社會的飛速發展，各種檔案在國民經濟發展中的作用越來越大，財政檔案是財政局的重要文件，其記載的內容可反映出地區經濟社會發展的重要證據，高質量的財政檔案可為領導層決策提供基礎，并為相關政策的制定提供客觀依據，因此對財政檔案的管理具有很大的社會效益，對財政檔案實行現代化管理有利于提高財政檔案的管理水平，使其發揮更大的作用。財政檔案現代化管理就是用現代化的技術手段以及現代化的管理方法來對財政檔案進行科學而高效的管理，以使財政檔案保持完整性和較高的質量。

1.財政檔案管理現代化的必要性

1.1是傳統檔案管理方式需要改變的要求

財政檔案管理與其他領域的檔案管理過程基本一致，主要包括檔案資料的收集、篩選、分類、校核、傳遞、存儲、利用等過程，在傳統的檔案管理過程中，由于檔案資料的主要載體為紙質，并且從收集到使用的整個過程大部分工作都是人工操作，具有勞動強度大、工作效率低、檔案管理人員眾多、浪費存儲空間、保養費用高、使用不方便等缺點，因此無論是從經濟性還是從實用性的角度出發，當前傳統的財政檔案管理方式都已經相當落后，要想使財政檔案在國民生產中發揮參考的作用，其管理設施和管理方法都必須要實現現代化。

1.2是時代發展的要求

當今是一個信息化的時代，隨著信息量的不斷增大，使得檔案的存儲空間面臨著巨大的挑戰，也給檔案的分類、整理等工作帶來了巨大的工作量，同時計算機技術和網絡技術已經在各行業各領域得到了普遍的應用，而一些信息的載體已經由傳統的紙質轉變為紙質與電子載體并存的局面，并且檔案的管理工作不再局限于基本的保存和保養，而是要促進檔案信息利用率的增加，使檔案保管與信息開發并行，很顯然用傳統的勞動密集型檔案管理方法已經無法滿足時代的要求，因此實現財政檔案管理現代化成為必然趨勢。

2.財政檔案管理現代化相關措施

2.1財政檔案管理技術現代化

財政檔案管理要想實現現代化，首先就要升級檔案管理基礎設施，如計算機硬件、軟件、互聯網與局域網等，并采用相應的現代化技術對財政檔案進行管理。

2.1.1計算機技術在財政檔案管理中的應用

計算機技術可為財政檔案的管理提供巨大的便利，如可通過計算機軟件、硬件技術實現檔案分類、編制目錄的自動化，并且可通過計算機軟件平臺對館藏檔案進行檢索和跟蹤管理，一方面解放了大量的人力，節省了檔案管理開支，另一方面也增加了檔案使用的科學性。因此，財政局應當加強對檔案管理軟硬件設施的投入，如足夠數量的計算機、網絡、服務器、防盜系統等一系列的硬件設施。并要加快檔案管理配套的軟件建設，如先進的檔案檢索系統、檔案管理系統平臺、檔案監測系統等等；最后，為順應信息時代發展的需要，加強數字檔案管理建設，實現財政檔案的無紙化管理，并對特別重要的檔案采取紙質和數字雙保險的存檔方式，推進檔案管理現代化進程。

2.1.2網絡技術在財政檔案管理中的應用

財政檔案的檢索與使用要實現隨時隨地的進行，因此就需要在財政檔案管理中引入網絡技術，主要體現在以下幾個方面：

首先，通過建立網絡服務器，使人們不用再親自到檔案室查詢、取用檔案，而是隨時隨地通過互聯網完成對館藏檔案的檢索，在線使用等，極大促進了檔案的利用效率。

其次，通過網絡技術建立的財政檔案信息網站可以方便與其他部門的檔案之間實現共享，有利于各部門的密切合作，共同為社會發展服務。

再次，無論是互聯網還是局域網內，為了保障檔案信息的安全性，必須要在檔案信息聯網的同時增加檔案的保密性，根據檔案的密級程度來分別對各個級別的檔案采取不同的加密技術，一方面可以很大程度上保證檔案信息不被黑客竊取，另一方面由于加密技術越復雜投資也越大，因此通過分級對待也降低了檔案管理的成本。

2.1.3縮微技術在財政檔案管理中的應用

由于原始紙質財政檔案占用空間較大，因此可利用如今已經相對成熟的縮微技術對原件進行現代化信息處理，將其信息用攝影的形式記錄在感光材料上，然后加工制作成縮微產品。經過縮微后的財政檔案材料體積要遠遠小于原件，幾萬卷的檔案往往只需要一兩個檔案柜就可以存放，在使用的時候可以通過放大閱讀技術或者放大復印來進行使用，非常方便快捷，縮微品的好處在于可以完全保持檔案信息的原貌，并且記錄壽命長，也可采用數字化處理將其信息保存在光盤等介質上，通過計算機直接放大使用。

2.2財政檔案管理觀念現代化

在對財政檔案現代化管理的過程中，不能一味依靠高科技手段，更應當從管理觀念上實現現代化的管理，首先要認識到現代化管理不只是現代化的儀器的管理，更應當是人的管理，人是財政檔案管理的核心，要在檔案管理過程中形成檔案管理的開放意識和創新意識，并變被動服務為面向社會的主動服務，不斷改進服務質量，并用前瞻性的眼光看待財政檔案管理的未來發展，不斷與時俱進，才能真正促進財政檔案管理的現代化。

3.結束語

財政局作為國家行政機關，在國民經濟發展中具有舉足輕重的地位，財政檔案實現現代化管理對于財政局的工作高效進行具有重大的意義，在財政檔案管理現代化的進程中，財政局還要注意對相關人才的培養工作，以適應新時代檔案管理設備、方式方法的更新換代，使財政檔案在社會和經濟的發展中發揮更大的作用。

參考文獻：

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