基層農村合作經濟經營管理檔案管理工作探討

董軍

隨著我國社會經濟和科學技術的迅猛發展，農村合作經濟經營管理事業正經歷著從傳統農村合作經濟經營管理向現代農村合作經濟經營管理加速轉變。農村合作經濟經營檔案管理是新農村務建設管理過程中一項十分重要的工作。雖然農村合作經濟經營檔案管理工作不直接作用于新農村建設，但它是農村合作經濟經營管理在新農村規劃、新農村建設、新農村管理工作中的依據，是農村合作經濟經營管理進行新農村建設的真實記錄。建立完整、準確、系統的農村合作經濟經營管理檔案，充分利用農村合作經濟經營管理管理檔案，對加快全社會的農村合作經濟經營管理建設，提高各地區的經濟效益和社會效益都有著重要的現實意義和深遠的歷史意義。因此，農村合作經濟經營管理檔案事業的發展要跟上新農村的前進步伐，更好地為新農村事業的發展建設提供服務。

由于種種原因。一些基層農村合作經濟經營管理單位對檔案工作重視不夠，檔案資料混亂，未能進行分類整理，檔案管理制度不健全，主動收集檔案的意識差，檔案信息化弱，這些弊端嚴重制約著新農村的改革與發展。特別是近年來，各地新農村建設蓬勃開展，投入的新農村建設資金大幅增加，農村合作經濟經營檔案資料的收集、整理和信息化、規范化工作意義更加重大，因些，農村合作經濟經營檔案資料的收集、整理和信息化、規范化工作意義更加重要，因此，農村合作經濟經營檔案工作如何改革，如何開展檔案利用工作，如何與農村合作經濟經營工作的新情況、新變化緊密結合，并努力為其服務，值得我們農村合作經濟經營檔案工作者進行深入的研究和探討。

一、加強農村合作經濟經營檔案收集

農村合作經濟經營檔案的收集整理牽涉部門多、覆蓋范圍廣、工作繁瑣，因此，基層農村合作經濟經營單位的檔案收集工作往往較被動，主動收集意識差。農村合作經濟經營檔案管理部門應該加強檔案收集工作，增強“檔案意識”，營造“農村合作經濟經營檔案，人人負責”的濃厚氛圍，激發大家收集整理檔案的工作熱情和積極性，變被動為主動。農村合作經濟經營檔案的收集要實行專群結合，既要明確專門機構專門人員負責，同時各相關部門、科室也均應負責搜集相關資料的職責。農村合作經濟經營檔案收集的內容應包括具體數據、聲像資料、請示批復、圖紙、合同、賬冊、會議記錄等，要做到應收盡收，應納盡納、確保歸檔文件、數據和聲像資料的完整性。在檔案資料的收集中要做到兩個結合：一是辦公室收發文件時要把關收集與檔案管理人員專項收集相結合，二是日常收集與每年年底歸檔案整理時查漏補缺相結合。只有將農村合作經濟經營檔案資料收集得更為齊全完整，才會在今后的農村合作經濟經營建設工作中，把最系統、最有價值的檔案信息傳遞給使用者，使其更好地為現代化建設服務。

二、加強檔案的縱向管理

農村合作經濟經營檔案包括農村政策性文件、土地流轉合同書、農村土地使用證復印件、報表等方面的資料。文件登記主要是記錄文件的來源、內容和去向。各種文件能歷史地反應過程，如發文文件中有發文日期、發文字號、文件標題、密級、發往機關、簽收、歸入卷號和備注等項目。文件的登記形式有簿冊式、卡片式、聯單式、電子文檔式。縣級以下基層農經單位保存的農經檔案較多，這為檔案的開發利用提供了基礎。因此，在檔案的縱向管理工作中要注意發下幾個方面：

（一）基層單位必須建立本單位統一的農經檔案管理標準。農經行業檔案管理標準是大框架，并不一定完全適合基層單位的檔案管理，基層檔案管理部門應在現有各種管理制度的基礎上，通過對自身檔案的調查研究，探討制訂更有效、更符合本單位實際的農經檔案管理標準。這樣做的好處是能夠突出檔案管理的重點，便于對文書檔案進行區分，從而使檔案管理更加規范化、標準化。有了統一的標準，就可以為計算機管理和實現農經行業檔案資源共享的打下良好的基礎。

（二）重視對檔案管理人員的培訓工作。農經檔案管理人員雖然在農經工程的決策、設計、施工和運行管理中作出的貢獻并不大，但農經工作涉及面廣，內容繁雜，在農經工程建設中往往牽涉到農業、工業、交通、電力、通信、市政、生態環境等各個方面，再加上農經專業本身又與財務專業聯系緊密，由此形成的農經檔案也就具有多元性和綜合性，不僅僅是某一學科的信息反映，而是以農經為中心的多學科、多專業的信息綜合。因此，農經工作檔案是農經科技檔案的重要組成部分，是專業技術人員勞動智慧的結晶，它記錄了整個農經工作的全過程。要管好、用好這些檔案資料，并進行開發利用，必須對現有檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的素質，使其適應現代化管理的需要。

三、加強檔案的開發利用，發揮檔案效益

（一）農經檔案記錄了農經的發展史、建設史，從另一個側面反應了人類利用自己和智慧推動社會進步的足跡。可見，加強農經檔案的開發利用，能充分發揮農經檔案的作用。

（二）促進檔案資源的共享，發揮檔案的社會效益和經濟效益。由于受環境限制，基層農經部門或單位的農經檔案信息相對閉塞，對一些好運行管理的范本需求大，這為農經檔案的再利用提供了廣闊的需求市場。通過開發農經檔案效益，可以為培養知識和經驗豐富的農經行業人才發揮應有的作用。

四、加強基層單位農經檔案管理網絡

對分散的檔案進行歸類管理，建立網絡，其原則有三：一是覆蓋范圍要大，相關業務部門均應有專人負責本部門文件的收集、歸檔工作，尤其是基層部門，更不能疏漏；二是人員要精干，職責要明確；三是要專、兼職相結合，由行政辦公室負責綜合協調管理。基層單位的檔案管理網絡與上級主管部門聯網后，可隨時接受業務主管部門的指導，獲取有關信息，并可將本單位的信息及時反饋給上級主管部門。

五、加強檔案工作人員的管理

（一）農經檔案工作者應樹立責任意識和服務意識，深入農經一線，收集一手檔案資料。這是一項艱苦而又責任重大的工作，因此，農經檔案工作者一定要有很強的事業心、責任心和服務意識，要把收集檔案工作的重要環節，作為衡量工作優劣的標準。

（二）要增強協調意識。在檔案工作的各個環節中，要把協調、協作作為農經檔案工作與其他部門聯系的紐帶。農經檔案工作不僅僅只是農經檔案部門的事，更是基層農經單位和上級農經主管部門應當共同關注的事情。各級農經部門單位所產生的檔案，如不及時收集存檔，極容易造成檔案資源的流失。因此，農經檔案工作者應樹立協調意識，加強與基層農經單位及其部門之間的聯系溝通，建立農經檔案協調聯系制度，及時提供資料，主動服務。

六、加強檔案信息化管理

農經檔案信息化管理是以計算機技術應用為載體的，這就要求農經檔案工作者不僅要具有圖書、情報和檔案學的專業知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力。加快培養和構建一支多層次的農經檔案信息化建設復合型人才隊伍是當務之急。具體措施可從以下幾個方面入手：

一要制定切實可行的培養計劃，鼓勵專、兼職農經檔案人員通過在職培訓、業余進修等多種形式，根據缺什么補什么的原則，提高農經檔案工作者掌握和運用信息技術的能力。

二要引進信息技術、計算機、數據庫、網絡技術等方面的專業人才，優化人員結構，以適應農經檔案工作者現代化的需要。

三要加強對農經檔案工作者信息意識的培養，改變傳統農經檔案“重藏輕用”的局面，使農經檔案人員充分運用信息資源管理理論和信息技術手段，對農經檔案信息資源實施科學管理與有效開發利用。

四要建立必要的激勵機制，充分發揮農經檔案管理人員愛崗敬業和積極進取的工作熱情和主觀能動作用，提高工作效率和質量，增強農經檔案管理改革和發展的動力。