學校檔案管理的信息化建設與問題對策

李靜

[摘 要]隨著信息化社會進程的不斷深入，傳統的學校檔案管理方法、落后的技術與設備已經不能滿足學校檔案管理工作的需求，現代化的管理技術逐步融入到學校檔案日常管理工作中。通過對學校檔案管理的信息化建設，逐步實現學校檔案管理工作計智能化，提高工作效率。

[關鍵詞]信息化社會；學校檔案管理；工作效率

引言

隨著社會不斷進步發展，全球化及信息化進程的逐步加快，信息技術的應用給我們的工作環境帶來了巨大的便利，實在有效的提升了工作效率。信息化進程目前基本已經遍布各個領域，學校檔案管理工作在其中，檔案管理信息化不斷成為各個學校的工作轉型重點，撇去以往人工、低效率的工作模式，檔案管理信息化使得檔案管理工作更加合理化、效率化，在人力資源和時間成本上都有著無可比擬的優勢。但是我國進入信息化社會相較西方發達國家時間較短，技術水平上仍有缺陷和不足，因此學校檔案管理信息化建設將會是一個漫長并且曲折的過程。

學校檔案管理信息化概念：

國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面融入現代信息技術手段，對檔案信息資源進行合理配置、管理并提供借閱等服務即是檔案管理信息化。學校檔案管理信息化是把學校檔案管理從傳統實體檔案保管的工作重點轉向由計算機化檔案保管的工作轉型，并向學生及社會提供服務[1]。

學校檔案管理信息化建設的主要內容包括以下幾點：（1）學校檔案信息化基礎設施的建設，主要包括用于學校檔案管理所需的計算機，服務器及網絡服務等，通過建設高等級的計算機化學校檔案館，使得師生及需要檔案信息服務的人士得到快捷的服務；（2）數字化的檔案信息資源建設，建設數字檔案全文數據庫和多媒體數據庫，全面完善檔案管理工作文件的歸檔工作。數字化學校檔案信息化的建設對于檔案管理質量的提升也是作用明顯，避免的人工的查閱資料，通過信息檢索快速定位所需檔案信息，很大程度上可以避免檔案信息錯誤，極大的提高了檔案管理工作效率；（3）學校檔案管理信息化的業務性標準、技術性標準和規范建設等；

學校檔案管理信息化所面臨的問題及對策：

伴隨著科學技術的高速發展，我國各大院校的學校檔案管理工作也逐步走上了信息化的道理，越來越多的學校由單一的人工檔案保管工作轉向信息化學校檔案管理，但是結合已有的經驗和一些學者所作的調查來看，學校檔案管理信息化工作中仍然存在著不少的問題阻礙了學校檔案管理信息化的發展，只有明確并且解決已有的問題才能使學校檔案管理信息化得到更好的運用及發展[2]。

（1）對學校檔案管理工作重視程度不夠：目前仍然有個別學校對學校檔案管理工作沒有足夠的重視，沒有意識到學校檔案管理工作對于學校建設發展及教學質量的作用。個別學校只花大力氣在完成教學目標，疏忽了日常管理工作，導致學校檔案管理影響到了學校檔案管理發展規劃，對學校建設發展買下了隱患。

（2）學校檔案管理信息化所需的硬件設備落后，制度缺乏：隨著我國經濟發展部分地區的經濟仍然達不到滿足所有學校檔案管理信息化所需基礎設備，學校檔案室老化、空間不足及防護措施不夠完善等，容易導致檔案信息破損丟失，嚴重威脅到了學校檔案管理的安全性。對于制度方面部分學校對于學校檔案管理沒有完善的計劃性，對于學校檔案管理標準沒有足夠的認識，在管理流程上存在漏洞，使得學校檔案管理缺乏有效的監督機制，導致制度只是一紙空文，學校檔案管理信息化不能有效地開展。

（3）檔案管理人員綜合素質不夠：對于學校檔案管理信息化工作對檔案管理工作人員提出了許多的要求，除了自身檔案管理工作業務能力以外，學校檔案管理信息化進程對管理人員的計算機能力、檢索能力提出了更高的要求。過于繁忙的事務、專業知識的匱乏及創新意識的缺失都會影響到學校檔案管理信息化建設的進程。

對于上述提及的學校檔案管理信息化所面臨的問題提出一些針對性的對策來解決。對于學校檔案管理工作信息化應當予以足夠的重視，對于建設一所一流的學校，管理水平、辦學理念、特色與文化底蘊等都是關鍵的因素，而學校檔案管理則是建設一所一流學校的基石，學校檔案管理信息化可以提高工作效率、保障檔案信息的安全、避免檔案信息人為性低極性錯誤和檢索便利等好處，同時也可以向社會提供一個了解學校教學成果，規范管理檔案信息的平臺。對于重視學校檔案管理信息化能夠促進學校發展和建設，提高學校在社會上知名度等一系列積極的意義。學校檔案管理信息化基礎設施建設需要有關部門重視，加大投資力度，支持學校檔案管理工作向信息化、現代化轉型。管理人員的綜合素質在學校檔案管理信息化建設影響因素中是重中之重，管理人員也需要不斷學習計算機知識提高計算機水平能力，適應新形勢的發展要求，以專業的管理水平為依托不斷實現自身管理能力水平的突破。另外也有一些其他改進對策，隨著智能手機應用的越來越廣泛，Android操作系統下的手機App應用廣泛使用，對于有較好基礎設施建設的學校而言依托自身軟件研究能力可以開發手機版檔案管理的應用，進一步實現學校檔案管理信息化，使得學校檔案管理更加方便，易查詢，使得工作效率更上一個臺階。最后，也有學者提出了基于集成高等學校檔案信息管理與服務研究的觀點，通過集成服務來實現集成管理的最終目的。通過創造性運用集成模式對學校檔案管理信息資源進行整合重組，使得學校檔案管理信息化發揮更大的作用。

總結與展望：

檔案管理工作為學校發展的重要基礎組成部分，是反映一所學校綜合實力的重要表現。提高對于學校檔案管理信息化建設的重視程度，加強基礎設施建設，提高檔案管理人員綜合素質等問題都將會是我們在未來很長一段時間內在學校檔案管理信息化進程中所要面對的問題。

參考文獻：

[1]林李霞，“學校檔案管理信息化建設”，金華職業技術學院學報，Vol.10，No.5，2010，pp.24-26.

[2]楊美芳，“試談學校檔案管理與工作效率的提高”，華章，2014，pp.368.