當前醫院檔案管理中的風險分析

林佃相+張濤+顏景潤

[摘 要]當前，我國醫院檔案管理的風險與問題日益凸顯，隨著衛生事業改革的不斷深入，該問題得到了一定程度的緩解，但并沒有從根本上得以解決。如何解決檔案管理中存在的問題，使檔案管理的水平和利用率得以提升，從而為醫院的發展與衛生事業的改革更好的提供服務，是文章探討和研究的重點。

[關鍵詞]醫院；檔案管理；風險與問題；對策

作為醫院工作計劃與決策的依據，醫院檔案是醫院各類活動具有保存價值的歷史記錄，內容包括圖表、文字、聲音及視頻等，被醫院作為參考資料用于各項工作的指導與協調，在醫院管理中的作用相當重要。但是，目前醫院檔案管理的現狀卻不容樂觀，投入和重視不足，管理手段傳統落后，制度不完善，人員知識結構陳舊，已經無法與現代醫院檔案管理的需要相適應。因此，對醫院檔案管理中的風險與問題進行深入剖析，找出相應的對策，對醫院檔案管理，乃至醫院管理都具有十分重要的意義。

一、醫院檔案管理工作中的風險與問題分析

醫院檔案資料是隨著各項工作與活動的開展而漸漸形成的，對醫院本身和病人都有著十分重要的意義，但目前很多醫院的檔案管理制度并不完善，檔案管理工作還存在著很多問題，主要問題總結如下：

（一）檔案管理制度體制和機制與時代的發展不相適應。相比于其他行業的檔案管理，醫院檔案管理有著很大的區別。在上級檔案業務主管部門的指導下開展檔案工作業務，而工作關系又受到本單位的領導。諸如針對醫院檔案發展方向、檔案工作人員薪資考核以及檔案管理結構的制定上，業務主管部門與單位領導常因意見不同而發生爭執，甚至產生矛盾，檔案管理人員也因此無所適從。顯而易見，這種體制已經無法適應時代的發展和現實工作的要求。

（二）領導對檔案管理工作的重視程度不夠，意識較為薄弱，對檔案資源的利用并不充分。醫療服務管理往往是醫院領導較為重視的，但對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案意識很淡薄，有沒有檔案都無所謂，檔案管理對醫院管理的重要性與作用并沒有被充分認識。也正因為如此，醫院并沒有充分開發檔案信息資源，也就導致了極低的檔案利用效率，檔案管理的社會效益與經濟效益并沒有真正實現。

（三）檔案管理水平深受檔案管理工作人員專業素質的影響。雖然醫院從不缺乏醫療專業技術人才，但是檔案管理工作人員相對匱乏。而目前的這些檔案管理從業人員當中，在專業素質與技能水平上也存在著很大差異。與現代化的檔案管理不相適應，醫院檔案管理工作的發展受到了嚴重的制約。如何積極引進人才，規范培訓體系，提高檔案管理人員的專業素質與技能水平，是醫院管理工作的重點。

（四）投入預算不足，規劃不到位，檔案管理標準化與正規化受到了嚴重的制約。隨著信息時代的到來，要求檔案管理工作進一步向信息化與網絡化發展。現代醫院檔案工作的建設，要求必須有穩定長期的投入。但是，目前很多醫院的近期與長期規劃中，很少會考慮檔案管理與檔案基礎設施設備的投入，導致檔案管理水平嚴重滯后于醫療業務的發展水平，并最終影響醫院管理水平的提高。

（五）沒有明確界定檔案管理的內容與范圍。目前，醫院檔案管理內容與范圍的界定還沒有統一的制度與標準。雖然各級醫院都已自身實際情況為依據，制定了相對健全的管理制度與崗位職責，但是卻很少甚至完全沒有涉及檔案管理的相關制度檢查考核措施，從而導致了檔案管理工作的混亂和管理手段的落后，極大的制約了醫院檔案管理工作的規范開展。

二、醫院檔案管理工作改善的建議分析

（一）推進檔案管理體制與機制的改革完善，實現科學管理、規范管理。檔案的是真實性、完整性與有效性的集中體現，其工作非常嚴肅且有很強的條理性。推進檔案管理體制與機制的改革完善，能夠使檔案管理的隨意性得以減少，促進其工作健康有序的開展。各級醫院應從單位工作實際出發，推進檔案統一管理的逐步實現。建立以檔案管理人員為主，其他科室兼職檔案人員為輔的檔案管理機制，使檔案管理的憑證與利用作用得以充分發揮。

（二）加強領導與宣傳，促進檔案意識的增強。領導對檔案管理的重視，是加強檔案制度建設的前提。要在醫院的規劃發展當中，重點來抓檔案管理工作，與醫院業務建設一同規劃發展。同時，要對檔案工作進行大力宣傳，將檔案工作的重要性充分展示給醫院領導、管理者和全體職工，并制定相應的考核制度，使其增強檔案意識，從而使檔案管理工作得到更多更好的支持。

（三）積極開展培訓，使檔案管理人員的專業素質得以提升。提高檔案管理水平的一個重要途徑就是開展培訓，隨著深入推進的檔案信息化建設，檔案管理人員需要具備較高的專業素質與技能水平。具體措施有：1.招聘檔案專業的高校畢業生，是檔案服務層次得以提升；2.積極開展系統化培訓，使現職檔案人員的專業素質與管理能力得以提升；3.引入考核機制，激發檔案管理人員的積極性與主動性，自覺學習并提升其業務能力。

（四）硬件投入必須加大，推進現代化管理的實現。從醫院的實際情況出發，檔案管理的資金投入必須加大，使檔案管理環境得以改善。一方面，引進現代化的技術，增強保管措施，諸如專門檔案庫房的設置以及庫房干燥、空調與滅火設備等。另一方面，計算機管理的引進與應用，使檔案管理中計算機的作用得以充分發揮，同時引入檔案管理系統專用軟件，替代傳統的手工存儲與檢索，使檔案管理的工作效率得以提升。

（五）明確界定檔案管理的內容與范圍，使檔案的歸檔范圍得到進一步的拓展。通過信息檔案科室的建立，對職能進行明確，統一管理、統一考核醫院各門類、不同載體的檔案，同步考核評價檔案管理和醫療業務。另外，檔案的歸檔范圍需要進一步拓展，目前檔案工作的一個新課題就是加強有關內容的收集。因此，要推進檔案管理組織的進一步健全，專人收集相關檔案信息。

三、結束語

綜上所述，檔案管理工作的科學規范與加強，是與時俱進的表現，是適應新形勢的需要，有利于提高醫院檔案的利用率，有助于醫院與醫學科學的發展，能夠使醫院的管理水平得到有效的提升，在實現其自身價值的同時，也促進了人民健康事業的發展與進步。

參考文獻：

[1]郝瑩.醫院檔案管理工作問題淺析[J].中國科技信息，2012（5）：95.