對企業文書檔案工作芻議

張帆

[摘 要]結合實際工作，針對如何做好文書檔案管理工作，如何對文書檔案進行科學管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準確性，同時調整和發展創新文書檔案工作運行機制，從而適應企業發展的需求，使文書檔案管理工作更全面、更深入地在企業中發揮作用，是文書檔案管理工作的進一步科學化體現。

[關鍵詞]企業；文書檔案；分析

檔案是直接形成的歷史紀錄，也是社會發展的記載器，記錄著社會發展的各種信息。文書檔案是國家機構、社會組織在社會實踐和各種管理活動中直接形成的具有保存價值的文件。

隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對文書檔案進行科學管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的及時性、有效性和準確性，從而適應社會發展的需求，使文書檔案管理工作更全面、更深入地在企業中發揮作用，這是文書檔案管理工作的進一步科學化體現。

如何做好文書檔案管理是文書檔案管理人員的歷史責任，結合工作實際談談對做好文書檔案工作的認識和體會。

一、要想做好文書檔案工作，必須提高文書檔案管理者的綜合素質和專業技能

提高文書檔案工作者的素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。鑒于文書檔案工作服務對象的重要性，以及其較強的專業性，決定了文書檔案工作者必須具備專業知識，擁有較強的檔案管理技能。文書檔案人員要不斷努力學習《行政許可法》、《保守國家秘密法》、《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作管理規定，要充分認識到搞好文檔工作是自己應盡的法律責任和義務。運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進文檔工作，實現單一型向多樣復合型轉變，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

二、要想做好文書檔案工作，必須加強制度建設，建立長效培訓機制

首先要建立健全在職教育的長效管理制度，明確在職教育的原則，從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地開展各類專業培訓，使在職教育具有目的性、現實性和時效性。要引進一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新，更應該運用現代科學技術手段不斷強化管理水平。文檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔。

三、要想做好文書檔案工作，必須調動職工工作積極性

有時文檔工作者未必都能明白自己工作的重要性，這是因為他們純粹是為了工作而工作，忽視了總結自己對社會的影響。這就要求領導人員要做好宣傳和教育工作，對文檔工作提高重視，對文檔人員重視，要求文檔人員要有高尚的職業道德修養，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，耐得住寂寞，甘于清苦，發揮主觀能動性，當好領導的參謀，及時為領導提供相關文件材料，在埋頭苦干的同時，多一些敏感和睿智，體現出文書檔案工作的重要性。

四、要想做好文書檔案工作，必須提高檔案的科學化、現代化管理

隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等。如我公司現采用的OA辦公系統，不僅提高工作效率，而且加強了電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成了文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，企業檔案必須適應信息化要求，把電子文檔妥善保管起來。企業在制定信息建設規劃當中必須要將檔案工作納入進去，檔案部門要參與到企業信息化當中去。首先要解決紙質檔案與電子文件信息的對稱問題，其次要解決紙質和電子文件一致性的問題。檔案畢竟是傳統的記錄和保存方式，企業信息化應用起來可以很瀟灑，實現無紙化辦公，財務、科研、外事等許多部門都進行網上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上去，而是要借助現代化信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。這就要求我們不斷學習，吸納新知識，利用現代化技術整理檔案，真正達到簡化整理、深化檢索的目的。

五、要想做好文書檔案工作，必須遵循歸檔原則

就企業日常管理來說，其往往要面對不同形式的文檔資料，每種文件涉及到的內容也是各不一樣的，如：工程文件、財務文件等等，若不及時分類處理則會給企業的文件管理帶來很大的困難。因而，對文檔資料歸檔管理則是不可缺少的工作。雖然電子文件與紙質文件有著很多的不同，但二者都是文件，因而歸檔時可以參照紙質文件的歸檔范圍來確定電子文件歸檔范圍，并根據單位的具體情況和電子文件的特點適當調整歸檔范圍。在歸檔過程中要遵守相應的原則，以保證文件資料保存其原有的使用價值。一般情況下，歸檔需要堅持的具體原則主要有：將電子文件歸檔提前介入到系統中，實現前段控制；在電子文件的歸檔時保證文件信息保持不變，保證文件信息的真實性；歸檔時保證電子文件沒有缺損，其相關文件也保證齊全；在歸檔后，要保證電子文件借助必要的工具能夠可讀以及有效的利用。

創新、合理的管理模式、先進的計算機技術等自然而然地成為文書檔案科學化管理的重點。文書檔案科學化管理，提高了文書檔案管理的效率性和準確性，使文書檔案管理工作步入了先進的、科學的管理模式。檔案管理工作平時不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但檔案工作又是一項對歷史負責、為現實服務、替未來著想的依據憑證。文書人員不僅在公司領導的重視及大力支持下勇于奉獻，還要增強檔案意識，掌握豐富的知識，再加上平時認真負責的工作態度，就一定會做好文書與檔案工作。