對事業檔案實施以“件”為單位歸檔的思考

張杉杉

[摘 要]事業單位的改革在不斷深入進行，事業單位通過轉型、重組、重構及轉制等獲得了新的發展。在保證事業單位高效、協調、有序運行過程中，檔案管理發揮了巨大的作用。本文主要對事業檔案實施以“件”為單位歸檔進行分析。

[關鍵詞]事業檔案；以“件”為單位；歸檔

《歸檔文件整理規則》的頒布實施至今已有數年，其推出的歸檔文件整理程序步驟簡化，易于掌握，實施后，受到了廣大機關事業單位檔案人員的普遍歡迎。我們結合事業單位檔案管理工作的特點，積極探討了事業檔案以“件”為單位進行歸檔的方法。實踐表明，事業單位檔案以“件”為保管單位進行整理、保管、利用是一種切實可行的方法，也是一種先進的管理模式。

一、事業檔案以“件“為單位歸檔的可行性分析

與傳統的文書立卷所暴露的繁瑣、復雜和效率低的弱點相比，事業單位傳統立卷整理程序、整理方法及檢索利用等方面與事業單位的發展已經格格不入，采取以“件”為保管單位進行整理則可以解決這些問題，這種新歸檔文件整理方法的優點表現在：

（一）適應計算機管理檔案的需要。隨著事業單位現代化程度的提高，計算機技術在事業單位管理中日益普及。傳統的案卷級加文件級手工檢索方式不僅增加了數據錄入量，還影響檢索速度，不能滿足事業單位高速運作的要求。同時，繁瑣的立卷程序使檔案管理軟件的設計過于復雜，計算機輔助管理難以實現，影響了計算機在事業單位檔案部門的使用，所以在事業單位實施以“件”為保管單位的歸檔辦法有利于事業單位檔案工作的計算機管理，為事業單位檔案信息化的實現奠定基礎。

（二）減輕了檔案人員的勞動強度。由于事業單位發展的目標是以增加經濟效益為目的，以最低的人員投入獲得較高的經濟效益，因而多數事業單位檔案人員身兼數職，工作繁忙。實行新《規則》后歸檔文件是隨辦隨歸檔，將整理工作化整為零，減輕了集中整理的壓力，從而大大減輕了立卷人員的工作強度。

（三）降低了檔案人員的業務“門檻”。事業單位檔案大部分采用裝訂形式，檔案人員在具體立卷工作中不僅要考慮文件的類別劃分，照顧案卷厚度等問題，還要擬寫出反映卷內文件內容的案卷標題，這就要求立卷人員既要有較高的業務素質，又要熟悉本單位的業務，同時更要具備一定的檔案專業知識、具有一定的文化素養和一定的實際操作能力。而在實際工作中.多數事業單位檔案立卷人員工作不穩定，調動頻繁，這就很難確保案卷的質量，不得不在年初或年中立卷時，邀請檔案局業務指導人員幫助立卷，這種做法既增加了檔案行政管理部門的業務量，又為事業單位增添了不少麻煩。而實施以“件”為保管單位的歸檔方法，則不需要訂卷及擬寫案卷標題，并便于拾遺補漏，從而降低了立卷人員的實際操作難度。

（四）解決了檔案利用時的保密問題。傳統的立卷方法所產生的案卷都是由較多文件組成，在提供利用時，有時利用者往往只得要其中的一份文件。但因不能拆卷，檔案部門只能整卷提供，極易造成泄密事件的發生。實施以“件”為保管單位的歸檔方法，就會解決檔案利用時的保密問題。

（五）便于復制檔案。事業單位業務人員外出聯系有關事宜經常需要單份文件，檔案部門在提供利用或對檔案進行掃描、復印時，必須將案卷拆成散頁才能進行，拆卷再裝訂的過程不僅增加檔案人員的工作量，同時也破壞了檔案原件。實施以“件”為保管單位后，既節省了人力物力，又便于掃描、復制和提供利用。

二、具體做法

（一）隨辦隨歸。我們在實際指導過程中發現，基層檔案人員對“隨辦隨歸”的認識存在一定的偏差，有人認為隨辦隨歸的做法其主要內容是無論收文發文，只要形成一件就歸檔一件，不進行其它形式的整理，這種做法違背了檔案歸檔原則，把檔案管理變成了文件管理。實際工作中，我們強調，“隨辦隨歸”中的“辦”指的是辦結而不是辦理，因此文件應在辦理程序結束后才能歸檔。我們在糾正這種認識偏差的同時，針對各事業單位的實際情況開展了方向性的指導工作，對于那些檔案數量不太多的事業單位，我們指導他們結合平時的工作，做到隨辦結，隨存檔，將整理工作做在平時。對形成文件較多的事業單位，我們指導該事業單位在隨辦結隨歸檔的同時，其檔案部門變一年一次接收歸檔為多次接收歸檔。

（二）歸檔鑒定。根據檔案鑒定工作的原則（即根據事業單位需要和為國家積累歷史文化財富的需要，用歷史的、全面的、發展的、效益的觀點，正確分析和鑒別檔案保存價值，明確劃分檔案的保管期限），事業單位首先建立明確的檔案價值鑒定標準，其次確定事業單位歸檔與不歸檔文件的范圍，有效預防了“有文必檔”情況的發生。

（三）分類方法。由于新《規則》對歸檔文件的分類方法賦予了很大的靈活性，根據試點事業單位的具體情況，結合目前大部分事業單位檔案管理采取手工與計算機并用的特點，我們對黨群工作、行政管理、經首管理、生產技術管理四大類檔案的分類采用了年度一問題一保管期限分類法。

（四）檔號設置。事業單位實施了以“件”為保管單位的歸檔方法后，其檔號設置也要相應發生變化。從試點情況看，對于事業單位檔號可由分類號、保管期限、件號組成。

（五）其它方面。事業單位檔案盒排列方法保持原事業單位檔案排列方法，而在事業單位歸檔文件的排列、編目、裝盒方面的工作與實行新《規則》后機關歸檔文件整理工作方面的要求相同。

三、結論

總之，通過在事業單位實施以“件”為保管單位的歸檔辦法，我們認為《規則》在事業單位的應用既適應現實工作的需要，又立足于未來的現代化管理，并由于具有較大的靈活性和很強的可操作性，受到了事業單位檔案工作人員的歡迎，必將成為今后事業單位檔案立卷發展的趨勢。

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