淺談地質科技檔案的管理與利用

焦珊珊

[摘 要]隨著科技的飛速發展，科技檔案的信息功能，將越來越顯著。那么如果想讓科技檔案充分發揮作用，實現檔案自身的價值，就必須先從檔案的管理即收集、整理、保管、鑒定、統計等這些基礎工作做起，針對地質科技檔案的管理與利用展開了論述。

[關鍵詞]地質檔案；管理；利用

1、地質檔案的特性

（1）地質檔案形成的周期性長，區域特征明顯

地質現象復雜多變，在通過各種勘探方法掌握工作區的各種地質現象后，最終形成報告，往往需要很長時間。所以，地質檔案是地質現象的綜合反映，它的形成具有明顯的地域性和周期長的特點。

（2）地質檔案內容廣、綜合性強

地質工作是一項多專業、多工種、多手段的綜合性工作，它的內涵很廣，諸如區測、普查、勘探、物探、化探、巖礦測試、水文工程、環境、各種礦產等等，相應地也會產生這樣多的檔案材料。

（3）地質檔案利用廣，具有持久性

廣泛搜集、反復地翻閱利用已有的地質檔案、地質成果，在此基礎上進行現場踏勘，并結合工作的性質、特點、任務要求編制設計以指導工作進行，這在地質部門和其他有關部門已成為慣例。這樣不僅避免了一些重復勞動，節省了人力、物力和財力，加快了工作步伐，而且通過對已有的地質檔案的綜合研究分析判斷，已發展到尋找深部隱伏礦并滲透到人類生存環境保護工作上面。現根據地質檔案本身的特點，淺談地質科技檔案的管理與利用工作。

2、科技檔案的基礎工作為收集、整理、統計、鑒定等

科技檔案的收集。我所檔案管理部門經過十幾年的摸索與實踐，并根據《地質科學研究檔案立卷歸檔辦法》形成了一套比較可行的、較系統的管理方法。具體做法是：明確一條原則，就是在執行、貫徹和制定有關科技檔案管理規章制度工作中，始終明確堅持執行集中統一管理地質科技檔案的原則。按照有關管理要求，結合我所實際，把處于分散狀態的科技材料集中統一起來，維護科技檔案的完整和安全，健全科技材料歸檔制度。如何在工作中貫徹和實現這一原則，我們具體抓了三個環節：

（1）地質工作開始前，抓住立項材料環節。立項材料是檔案的基礎，是項目審批的必備材料，也是項目驗收的依據。重視項目準備階段的立項材料收集工作，為科技檔案材料的收集工作打下了基礎。

（2）項目進行中抓住科技資料收集環節。地質項目進行過程中的原始數據記錄、圖件、材料等是整個地質原始檔案的核心，必須作為中心環節來抓。我們根據地質項目工作周期長短不一的特點，請項目技術負責人指定一人負責地質資料的收集整理工作，把分散在地質人員手中的材料集中保管，使其具有系統性、準確性、完整性，這樣做，是為今后科技檔案的歸檔做好了充分準備。

（3）項目進行完，抓好驗收環節。當地質項目完成后，科技檔案管理人員要參加驗收，以便對科技檔案的完整、準確進行鑒定。地質部門的科技檔案實行由業務部門立卷的制度。由參加項目的地質科技人員按照《科學技術檔案工作條例》和其他有關規定，做好地質科研檔案的立卷歸檔工作。歸檔的文件材料，規格要統一，填寫的《卷內材料目錄》字跡工整、清晰，要注明科技文件的名稱、作者、編寫日期、保管期限和注明密級。左側鎖線。卷內文件材料要按其自然形成規律排列，保持文件材料之間有機聯系。對歸檔的科技文件材料要進行全面的審查，這是保證歸檔項目質量的關鍵。項目負責人要及時向檔案管理部門提交全面的科技材料。檔案室要負責檢查歸檔材料是否完整、準確和系統整理，否則，不予驗收。

經過大家的努力，我所目前在科技檔案管理工作方面做到了項目組專人收集材料責任明確，項目負責人認真把關，科技檔案管理部門專人負責審查，形成了比較合理的科技檔案管理系統。隨著科技項目的日益增多，我們正在加強管理力度，把科技檔案工作做得更具體規范化。

科技檔案的整理。有了齊全完整的檔案材料，還必須進行系統的整理，給予正確分類。大體把科技檔案分為五大類：即化學分析報告、選礦測試報告、科研專題成果報告、地質勘查報告（原始檔案、復制本檔案）、水質分析報告五大類。總體按專業分類、按時間順序排列，每個專業除《總目錄》外，還分別建立《分目錄》。

經過科學的分類以后要進行整理編目工作，檔案編目工作是檔案整理工作的深化和發展，也是深入提示檔案內容，全面開發檔案信息的重要手段。為滿足科技人員調卷的需要，而建立了查找性的檢索工具，編制有《案卷總目錄》《案卷分目錄》和備考表。《案卷總目錄》反映了建所以來，每個專業所有的科技文件檔案的主要內容和形式特征，其登載的內容包括：檔案號、專業分類代碼、順序號、項目名稱、歸檔日期、數量、備注。《案卷分目錄》登載的內容包括（以地質勘查原本檔案為例）：封面、索引、分類目錄。備考表記錄資料的齊全程度，遺留問題，立卷人、審查人和歸檔日期等。

科技檔案的鑒定。鑒定工作是一項不可缺少的重要環節，按照一定的標準，鑒別科技檔案的價值，并根據價值的大小來確定保管期限，對失去保管價值的檔案材料進行銷毀。地質科技檔案原則上都是按長期卷來保管。由其是實驗測試數據和地質原始本檔案必須永久保存。

科技檔案的統計。統計工作指的是制定計劃、總結經驗、改進管理、提高效率以及維護科技檔案的完整與安全的具體措施。通過統計數字了解和反映科技檔案的數量與質量，及科技檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作的基本情況。

保存科技檔案的目的是為了利用。科技檔案的特點之一是數量大，與生產結合緊密利用頻繁。因此面向生產一線，面向科技人員，是做好科技檔案利用的基本準則，要求當好技術后勤，創造各種條件，以各種有效的方法，將科技檔案提供出來，滿足科技人員的需求。

本所科技檔案室自成立以來，為便于廣大科技人員利用查閱，從實際情況和科技人員的習慣將其檔案按不同專業，不同方式分類編號。給利用者提供方便的查找辦法，不論在那一種類編號中都能查找到科技人員所需的科技檔案。