淺談檔案員如何規范房地產檔案工作

劉杰

[摘 要]房地產權屬檔案管理工作具有專業性、法定性、統一性、永久性等特性。在房屋登記及房地產管理工作中，需要隨時查閱使用，直接為房屋登記、房地產管理工作以及房地產信息公開提供查詢服務，這就要求檔案員在檔案管理過程中要有依法治檔的理念、培養專業管理的素養、為用戶提供高效優質的服務。

[關鍵詞]房地產檔案；依法管理；專業素質

房地產檔案是房地產管理機構在管理活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著我國房地產市場的不斷升溫，房地產檔案的存儲數量日益增加，房地產檔案的利用率也在大幅提高，以往通過人工處理為主的管理方式暴露出很多弊端：工作效率低、錯誤量大、信息共享困難等。這就要求房地產管理部門在檔案管理過程中貫穿依法治檔的理念、培養專業管理的素養、提供有效優質的服務。

一、加強檔案員依法管理理念

在房地產檔案管理過程中，應以《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《物權法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《房屋登記辦法》等法律法規為依據。其中，《檔案法》是我國檔案管理的根本大法，連同地方制定和頒發的有關檔案法規，引領著檔案管理部門的管理活動；國家建設部頒發的《城市房地產權屬檔案管理辦法》及各地方為貫徹本法所出臺的有關文件，明確了房地產交易管理部門實施的房地產權屬檔案管理工作的規范。此外，房地產交易部門的制度規定也是實現房地產檔案管理內部控制的有力保證。依法治檔體現于房地產交易管理部門的檔案工作必須遵循相關法律規定，嚴格執行部門建立的各項規章制度，將擋案管理工作置于法律規范和部門制度的制約之下。作為檔案管理人員應該自覺地學習和領會相關法律法規的內容，做到三個明確：其一，明確房地產檔案是城市建設檔案的重要組成部分，房地產檔案的管理體現了政府管理的職能。其二，明確房地產檔案工作是法律賦予房地產交易管理部門的工作職責，管好房地產檔案工作是房地產檔案管理部門必須履行的義務。其三，明確房地產檔案管理人員的工作需要接受法律和法規的約束，要依法管理各種權屬資料、房屋基礎數據資料等，任何損毀、丟失、擅自提供、抄錄、公布、銷毀、涂改、偽造、擅自出賣或不按照規定歸檔的行為，將被依法追究行政責任或刑事責任。

二、加強檔案員專業素質建設

專業化是工作高標準的前提，房地產檔案管理的專業化需從以下幾方面人手：一是強化業務手段。房地產檔案雖不是商品，卻是珍貴的信息資源，既有歷史價值也有現實價值，既有地方價值又有全局價值。房地產檔案工作擔負著采集、管理與提供房產信息的責任，可為房地產管理提供準確而可靠的基礎性資料。因此，必須注意強化業務手段，努力實現業務管理新突破，進一步完善產權產籍信息化建設，構建和完善權屬登記發證系統、產籍檔案管理系統、抵押登記管理系統、房屋產權平面敬字控制系統，實現產權產籍管理模式的創新。二是做好檔案編研。房地產檔案管理工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務為主體，不斷地、及時地對檔案史料進行選材、鑒別、考證、加工、整理。根據不同的編研內容，把分散的資料，按照稠用規律有機地編制起來，以利于檔案資源的開發利用。三是嚴格日常管理。建立嚴格的庫房管理制度，定期透行安全檢查，尤其是逢節假日要更加重視檢查，并做好安全檢查記錄。庫房內應有檔案資料存放示意圖，檔案柜架要排放規范，保證庫內清潔衛生，無火災、水淹事故，無霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象。建立規范的全宗卷以及詳細的檔案移交接收、借閱登記、鑒定銷毀記錄，做到檔案進館詳細無誤，借有憑還有據。及時對檔案進行調查統計，成立檔案鑒定銷毀領導小組，以利于對已保管過期限的檔案展開銷毀鑒定工作。

三、加強檔案員服務利用工作

房地產檔案提供利用的方式包括：設置閱覽室接待查檔，根據利用者需求出具查詢結果證明；為權利人提供所繳交房屋原始登記材料的復印件；以房產產權檔案為依據，為利用者提供咨詢服務；向城市建設及房地產開發單位提供產權檔案信息。房地產檔案工作人員應以履行以上職能為己任，滿腔熱忱地提供服努。一是強化服務意識。在全面落實社會服務承諾制的基礎上，以創新管理理念為主線，使窗口建設再上新臺階。一要明確服務方向，努力為城市建設和管理服務。二要了解客觀需要，化被動為主動，取得利用者滿意的效果。三要掌握房地產檔案的特點和規律，通過檔案分析工作，改進各項業務工作，促進檔案管理水平的提高。四要處理好利用和保密的關系，在做好提供利用的同時，廣泛接受社會各界監督。二是強化服務規范。完善工作制度、辦事程序，及時調整和改進服務方式，全面、系統地規范服務工作程序要求，并抓好檢查和督查工作。三是提高服務效率。實踐證明，房地產檔案進行數字化使檔案的編排效率、檢索速度和準確程度有明顯的提高。計算機檢索既能改變目錄單點線性的檢索模式，實現同一界面的多點選擇查詢，還支持關鍵詞的模糊查詢，大大提高了檢索速度、查準率、查全率，目錄維護也十分方便；鑒于隨著房地產檔案利用率不斷提高，檔案原件損壞越來越突出的情況，把房地產檔案資料掃描錄入計算機，不僅可以解決利用與保護的矛盾，還提高了檔案的完整性和安全性；也有利于規范房屋產權產籍管理，電子檔案中的查封、抵押等限制性信息加強了對房產交易和登記發證等工作的控制功能，有效陣低房產發證工作的失誤率；可以把公示性信息放在互聯網上，方便群眾查閱，而合理化的建議和要求可以及時反饋回來，有利于房地產檔案管理水平和服務水平的提高。

參考文獻：

[1]劉敏艷；淺談房產檔案管理中的法治觀念[J]；經濟研究導刊；2011年17期

[2]劉金苓；新時期房地產檔案管理工作之我見[J]；蘭臺世界；2006年19期