加強房地產企業(yè)檔案數字化建設分析

魏艷

在網絡化、信息化高速發(fā)展的今天，以計算機技術為核心的檔案數字化管理受到了越來越多的關注，許多政府機關與企事業(yè)單位已投入大量的人力物力，積極推進檔案數字化建設。充分挖掘檔案信息資源的價值，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，及時為房地產企業(yè)經營管理提供優(yōu)質的檔案信息服務，是新經濟形勢下房地產企業(yè)檔案管理的必由之路。

目前，房地產企業(yè)的檔案數字化建設處于成長階段，還存在諸多問題，主要表現(xiàn)在：一是企業(yè)員工檔案意識、法律意識淡薄，檔案管理力度不大，軟硬件設施不健全，無法實現(xiàn)檔案數字化；二是企業(yè)考慮成本因素，實行檔案數字化外包，承包商在數字化過程中只考慮進度，而對細節(jié)問題重視不夠，數據錄入錯誤、掃描頁數缺漏等，使數字化的檔案無法利用；三是沒有建立統(tǒng)籌管理機制，集團與分公司各自為政，沒有實現(xiàn)跨區(qū)域資源共享；四是沒有必要的檢索、統(tǒng)計、分析工具，電子檔案的利用途徑單一，利用效率不高，利用效果不明顯；五是配套措施不健全，缺少信息存儲，網絡防火墻、數字加密、應急電源等必需設備，給電子檔案的安全構成了嚴重的威脅；六是技術支持力度不夠，許多企業(yè)檔案管理人員缺乏計算機技能，而又無法及時得到技術人員的支持，遇到問題無法及時解決，造成投資巨大的數字化檔案管理系統(tǒng)成為“空中樓閣”。

為充分利用檔案信息資源，提升檔案價值，為房地產企業(yè)經營管理提供優(yōu)質的服務，筆者認為，房地產企業(yè)檔案數字化建設應從以下幾點加強：

一、做好檔案數字化基礎建設工作

（一）硬件基礎建設。檔案數字化建設需要根據房地產企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，及房地產檔案自身的多樣性、復雜性、利用的頻繁性的特點，配置高性能的服務器及大容量的服務器，建立暢通無阻的網絡環(huán)境。對于跨區(qū)域辦公的集團公司，要考慮遠程網絡連接的解決方案；對檔案收集與管理部門，配置電腦、影像掃描設備、備份設備等，做好硬件基礎建設。

（二）軟件基礎建設。如果說硬件是檔案數字化建設的骨架，那么軟件就是檔案數字化建設的靈魂。因此，選擇優(yōu)秀的檔案數字化管理系統(tǒng)，將成為檔案數字化成敗的關鍵。檔案數字化系統(tǒng)應具備如下特性：1、與企業(yè)OA系統(tǒng)無縫連接，實現(xiàn)文檔一體化管理。隨著信息化程度加深，辦公自動化系統(tǒng)已成為房地產企業(yè)員工工作所依賴的平臺，也成為檔案形成收集的主要平臺。2、強大的圖像處理工具與成熟的數字化加工流程。根據房地產檔案管理的特點，開發(fā)強大的掃描與圖像處理工具，高效高質量進行圖像處理。3、高效的檔案利用查詢平臺。建立房地產企業(yè)網上檔案信息服務平臺，完善數字檔案建設，是進行電子檔案的保管和提供檔案信息服務的最佳手段。現(xiàn)在，房地產企業(yè)的各種生產、經營、管理活動都離不開信息的傳遞和交流，房地產企業(yè)各分公司及各部門之間的信息溝通交流越來越依賴于計算機與網絡。4、嚴謹的安全控制系統(tǒng)。由于電子檔案具有易改性等特點，因此在建設檔案信息化系統(tǒng)時應充分考慮信息安全。5、檔案數字資源由集團統(tǒng)一管理，各分公司互通有無，實現(xiàn)資源共享。

二、加強宣傳工作，提高房地產企業(yè)檔案意識和法律意識

房地產檔案管理工作是一項政策性、業(yè)務性較強的工作，但目前人們對房地產檔案管理工作及其重要作用認識不夠，房地產檔案意識和依法治檔的意識相對薄弱，一些房地產單位往往不主動向城建檔案館報送檔案，有些建設行政主管部門存在著“重建設、輕檔案”的現(xiàn)象，使建設單位因檔案缺失造成巨大損失而影響城市建設與管理。因此，必須提高全社會特別是房地產部門的檔案意識和法制意識。房地產檔案部門要加大對房地產檔案工作的宣傳力度，以依法治檔作為檔案宣傳工作的切入點，讓全社會了解、重視、支持房地產檔案工作。一是要以宣傳《檔案法》、《城建檔案管理辦法》等一系列政策、法律、法規(guī)為主要內容，利用新聞媒體、網站等大力宣傳房地產檔案工作的重要作用，引起民眾對房地產檔案工作的重視，擴大社會影響，增強全社會的房地產檔案意識。二是要不斷強化房地產檔案工作者的意識，建立和完善與之相配套的管理制度和辦法，提高房地產檔案干部的整體素質，使其樹立起強烈的信息意識、開放意識、培養(yǎng)理論研究能力以及運用現(xiàn)代科技管理檔案的能力，造就一支業(yè)務精通、作風過硬、執(zhí)法公正、知識全面的房地產檔案管理隊伍。三是加強對房地產部門，尤其對房地產檔案工作中的違法單位、個人的宣傳和教育、堅持以教育為主、處罰為輔，使房地產檔案管理行為符合法制要求。

三、打造數字化管理隊伍

實現(xiàn)房地產檔案現(xiàn)代化管理，離不開高素質的管理人才，人才資源是實現(xiàn)房地產檔案管理現(xiàn)代化的前提，是開發(fā)利用房地產檔案的基本條件。房地產檔案的信息化建設，要求檔案管理隊伍中不但有既掌握檔案專業(yè)知識，又熟悉房地產產權、產籍管理基本知識的檔案專業(yè)管理人才，而且需要具備系統(tǒng)開發(fā)或維護、數字化加工與管理、標準化建設、數據庫運行管理、信息資訊發(fā)布等方面能力的人才。

四、加強檔案信息安全建設

安全是檔案數字化建設不可忽視的一個重要方面。由于有相當一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案數字化建設中必須采取管理制度和相應技術來保證信息安全。只有保證系統(tǒng)的安全順利運行，房地產檔案管理現(xiàn)代化的目標才能得以實現(xiàn)。因此，做好系統(tǒng)的安全防范工作是重中之重。做好房地產企業(yè)數字化檔案信息安全保障應從制度著眼，從技術手段著手，健全安全保密制度，合理設置用戶權限，構建防火墻，配置大容量存儲設備，實現(xiàn)增量備份和定期備份。

總之，房地產檔案管理部門要解放思想，更新觀念，變被動為主動，積極為利用者提供優(yōu)質的服務。大力宣傳房地產檔案數字化的重要性，使企業(yè)員工深刻認識到檔案的重要性，積極主動地向數字化檔案管理靠攏，充分利用計算機技術、網絡技術、數據庫技術等，在為用戶提供信息服務的同時，加強數字化檔案的開發(fā)工作，提取檔案精華，使之成為企業(yè)與社會寶貴的財富資源。