淺論會展項目的運營管理及發達國家會展業對我國會展業發展的借鑒

徐常勇

【摘要】當今世界，發達國家在國際會展業的競爭中具有絕對的優勢，這是與發達國家在會展各方面的綜合競爭力分不開的。我國會展業的發展是經濟全球化在我國的一個縮影，自改革開放以來，會展業以年均近20%的速度增長，并迅速成長為一個新興的產業。不過與發達國家會展業相比，我國會展經濟在諸多方面存在很大的差距。因此，我們可以借鑒一下發達國家會展業的經驗，以促進我國會展業更好地發展。

關鍵詞：會展項目 運營管理 發達國家 借鑒

“會展”是會議、展覽、展銷等集體性活動的簡稱，是在一定地域和空間由多個人、單位聚集在一起形成的定期或不定期的制度，或非制度的集體性活動。包括各類大型會議、地方及民族節慶、展覽展銷活動、文化藝術表演、體育競技活動、商品交易活動等。其產品在國際上統稱為“MICE”，即Meeting（會議）、Incentive（獎勵旅游）、Convention（大會）、Exhibition（展覽）。根據ICCA（國際大會和會議協會）的要求，50人以上才能夠列入正式被統計的會展活動。會展業作為當今世界范圍內發展迅猛的朝陽企業，是集商務活動、會議展示、觀光旅游、對外宣傳“四位一體”的產業，有力推動著各國旅游業和整個國民經濟的發展。由于會展業屬于一個前瞻性經濟，能夠反映經濟發展的未來趨勢，因此經濟發達、風光宜人、交通便利的城市都非常重視拓展其會展功能，從而帶動相關行業的發展。

本人在會展行業服務多年，對會展項目的運營也是在由淺入深的學習與實踐中。在這兒就會展行業的理論以及發達國家在會展運營管理模式行業的優勢與大家分享，以共勉之。

一、會展項目概況

會展項目是綜合性的活動，所需要的協調、計劃、組織、控制能力特別強。而在諸多的能力中，最主要的就是能把組織管理、人力資源管理、服務管理、危機管理、會展信息管理的理論與知識轉化為能力，特別是危機管理能力。在會展運營中危機屢有發生，在危機之中，需要管理人員及時而敏銳發現問題，做出決策，快速處理問題，果斷解決問題。

作為會展專業人才，應該是一位通才，會展業是涉及面廣、政策性強、專業化程度高的行業，對專業人才和復合型人才的要求特別高，即能對所收集到的市場相關信息進行分析，發現新機會，通過綜合創新，開發出新的項目。這兩種能力的結合，有助于開發新主題，賦予原有的展會項目新的元素。

會展活動觀眾復雜，需要具備較強的溝通能力和展會營銷能力，精通溝通、協商、組織等技巧。從事會展工作必須與多方面人員打交道，要進入各種場合，要面對經常變化的情況，因此需要較強的適應能力，尤其是快速應變能力。會展業是多部門、多企業，甚至不同文化的聚集，需要從業人員善于學習。

會展項目是在一定時間，在預算規定范圍內達到預定質量水平的一項一次性任務；在總體上符合如下條件：

1、具有一定的目標

2、具有時間、財務、人力和其他限制條件

3、具有專門的組織。

（一）、會展項目的特征及分類

會展項目是以會展活動為管理對象的新型項目形式，其主要特征主要表現在以下幾個方面：

顧客導向性；項目連帶性；客戶廣泛性；效益整合性

會展項目的分類

按展覽項目目的，分為展示類展覽項目和交易類展覽項目；

按展覽項目性質，分為貿易類展覽項目、消費類展覽項目和科技類展覽項目；

按展覽內容，分為綜合類展覽項目和專業類展覽項目。

會展項目管理的過程

會展項目啟動階段，確認一個項目或者一個階段應當開始付諸行動；

會展項目規劃階段，為實現啟動過程提出目標而制定計劃；

會展項目執行階段，為計劃的實施所需執行各項工作，包括對人員和其他資源進行組織和協調；

會展項目控制階段，測量項目的進程，并在必要的時候采取糾正措施，以確保啟動階段時提出的目標得以實現；

會展項目結束階段，通過對項目或者項目階段成果的正式接受，以使從啟動階段開始的這一周期有條不紊的結束。

（二）、會展項目組織管理

會展項目組織結構的類型：

工作隊式；部門控制式；矩陣型

會展項目型特征：企業中所有人都是按會展項目劃分，幾乎不存在職能部門；優點：會展項目型組織的設置能迅速有效地對會展項目目標和客戶的需求做出反應。缺點：資源不能共享，成本高。會展項目之間缺乏信息交流。適用范圍：適用于同時進行多個會展項目；

會展項目團隊成員的選擇標準：

盡職盡責；分擔責任；靈活；任務導向；依據進度和約束完成工作的能力；互相信任與支持；團隊導向；能夠接受不同觀點；跨越部門和權限工作的能力；會展項目團隊建設；團隊建設活動；績效考核與激勵；集中安排；培訓；

會展項目經理的職責：

科學的組織和協調；制定周密的會展項目計劃；有效控制費用、進度和質量；爭取會展項目所需資源；及時決策；

會展項目經理的權利：

決策權；人力資源管理權；資源支配權。

二、發達國家會展業對我國會展業發展的借鑒

世界發達國家會展行業對我國會展業的影響；首先總結發達國家包括歐美和亞洲發達國家及地區的會展業發展經驗；然后分析我國會展業發展的基本狀況，包括優勢和劣勢；最后，結合發達國家會展業在管理體制、場館建設、人才培養模式、會展營銷方式、法律法規等方面的經驗，提出應如何發展我國會展業。

我國自改革開放以來，市場經濟迅速發展，會展業以年均近20%的速度增長，并迅速成長為一個新興的產業。特別是在北京和上海相繼申奧申博成功后，發展勢頭更加迅猛。雖然我國的會展業發展速度很快，但和發達國家的會展業相比，我國的會展業還處于起步階段，存在著很多不足，而發達國家的會展業已經發展比較成熟。因此，我們可以借鑒一下發達國家會展業的經驗，以促進我國會展業更好地發展。

（一）、發達國家會展經驗總結

1.政府高度重視，強調宏觀管理

幾乎每個發達國家會展業的發展都與政府密切相關，政府在投資、制定政策、對行業協會的管理等方面做出了巨大的貢獻。

2.加強會展專業人才的培養

會展業的發展需要大量既熟悉業務、了解慣例又富有經驗的專業人才。國際上會展業發達的國家，如德國、美國、法國等在大專院校都設有會展專業，系統地向學生講授會展理論知識。

3.先進的會展場館

發達國家先進一流的會展場館保證了會展活動可以朝著規模化、品牌化和現代化方向發展，從而使得其在世界會展業具有領先地位和國際競爭力。正是由于發達國家的這些先進現代的會展場館設施，從而使得一些會展企業能在將會展做大做強的同時發展成為具有一定國際競爭力的跨國際會展集團公司。

4.完善的會展法律法規

發達國家在長期的會展實踐過程中制定了一整套完整的會展法規，正是這些嚴格的會展法規保證了他們會展業健康有序的發展。

（二）、我國會展業發展的基本現狀

隨著我國市場經濟的進一步發展，會展經濟得到了飛速的發展，特別是北京、上海、廣州、成都等城市的會展業蓬勃發展。國外大型會展集團企業特別看重中國會展業的發展機遇，我國會展業的發展呈現了以下一些特征。

1.會展業發展前景良好

黨的十六屆五中全會強調，必須把加快轉變經濟增長方式作為“十一五”時期的戰略重點，努力取得突破性進展，使經濟增長建立在提高人口素質、高效利用資源、減少環境污染、注重質量效益的基礎上。這是“十一五”時期創新發展模式、提高發展質量的必然要求。會展業作為一個無污染的綠色行業，完全符合我國的經濟發展要求。一方面，隨著我國整體經濟實力的不斷增強，國際地位的不斷上升，以及國家吸引外資的政策，西方國家到我國舉辦各種各樣的會展也越來越多，使我國在會展業的世界地位不斷上升。

2.展覽項目數量和質量的增長速度迅猛

近幾年，全國各地舉辦的展覽會數量迅猛增長，統計表明：2001年2387個，2002年3075個，2003年達到了3298個。我國展覽會數量的年增長率為20%-30%。2005年，我國獲得10個UFI認證項目，是中國展會和展覽機構獲得認證最多的一年。

3.優越的地理條件和便利的交通條件

我國幅員遼闊，南北跨度很大，所以氣候類型多樣化，這是舉辦會展的一大優勢，因為無論在何時，都能在國內找到一個氣候宜人的理想城市來辦展。

4.缺乏權威性的行業協會、管理體制有待理順

我國的會展協會很多，但大多是地域性的，規模都不是很大。展覽業發達的北京、上海、大連、寧波、重慶、廈門、深圳等會展城市都有了會展行業協會。直到2005年4月由國內行業知名企業共同組織發起的中華全國工商業聯合會會議展覽業商會，我國的會展行業才算有了一個全國性的行業組織。雖然我國會展業舉辦權正由多頭審批向登記制過渡，但目前仍是多頭審批，管理體制仍顯混亂。

5.會展場館建設存在問題

從目前我國已有的會展大型場館來看，利用率非常地低下，例如：北京的大型會展在我國可以說是非常之多，但是其展館利用率也只有30%多，會展場館的利用率低下，資源浪費現象嚴重。與國際上配備智能化、現代化的大型場館還存在著非常大的差距。

6.會展人才缺口大、人才培養體系落后

根據上海師范大學旅游學院、上海申博工作領導小組和上海外服公司等單位的調查，2005年初，上海會展業有經驗的高級項目經理不足50人，復合型會展人才不到100人，會展運營管理、廣告和物流等人才僅能滿足1/3的市場需要。如此巨大的人才需求缺口成為目前阻礙我國會展業發展的一大劣勢因素。另外，我國會展業還存在法律法規不健全，市場競爭秩序混亂，會展營銷手段落后，國際化水平較低等諸多問題。

當今世界，發達國家在國際會展業的競爭中具有絕對的優勢，這是與發達國家在會展各方面的綜合競爭力分不開的。我國會展業的發展是經濟全球化在我國的一個縮影，一方面國際會展巨頭大舉進人中國會展市場，憑借其雄厚的資金、發達的營銷網絡、高素質的人才、豐富的管理與服務經驗，與國內會展公司展開激烈的競爭；另一方面，國內許多企業也開始走向國外，在國外參展，辦展。不過與發達國家會展業相比，我國會展經濟在諸多方面存在很大的差距。我國會展業應充分借鑒歐洲會展業經過100多年發展所總結出來的經驗，結合我國國情，大膽創新，在實踐中不斷發展中國的會展經濟。相信我國會展業的行業水平定會不斷提高，行業實力也會不斷增強，不僅僅成為世界會展大國，更要成為世界會展強國。

綜上所述，隨著我國市場化進程的加快，利用會展這一形式來宣傳自己的企業越來越多，他們通過各種國內外會展活動來尋求合作、拓展市場。與國外相比，我國的會展業發展潛力巨大。這一切表明，我國的會展經濟有著非常良好的發展前景。