行政事業單位如何強化經費包干制度及辦公費管理

盛可

摘要：文章針對行政事業單位經費包干制度及辦公費管理進行了分析與探討；重點結合實踐體會，對經費包干制度的弊端及辦公費管理的難點進行分析，進而提出了相應的改進對策與思路。

關鍵詞：經費包干制度 辦公費 問題 對策

大部分單位為了實行厲行節約，控制年度費用支出總額，實行了部門或個人經費包干的辦法，將財政批復單位的預算分專項分部門切塊，并包干到相關部門及個人進行使用管理。此舉的優點是部門和個人有自己的包干指標，增加了部門和個人的自主權力和責任心，同時便于財務部門核算管理，能夠分專項分部門進行同期比較，對控制經費支出進度和降低行政事業成本起到一定的積極作用。另外，黨中央頒布的“八項規定”、“六項禁令”出臺后，各地都先后出臺了“三公”經費、差旅費等管理辦法，分別對公務接待費、會議費、差旅費等進行了規范。因這些費用不好處理，部門和個人逐漸將辦公費等未予以規范的項目變成了節余包干經費融通處理的對象。

一、經費包干制度的弊端

一是對部門按人均一定費用的比例采用包干制，未有綜合考慮部門和個人之間的工作性質及繁簡程度，很難做到科學準確合理，部門和個人難以平衡，工作量大的部門或個人基本不留節余甚至不夠，而相對輕閑的部門或個人則節余較多，多數人形成的共識即包干經費就是個人經費。長此以往，有些部門或個人在平時工作時，將屬于本部門或個人份內工作所發生的支出找領導特批擠進公用經費里進行報銷，目的是為自己多省包干經費。此外，為了自己部門或個人福利的發放，通常會想盡辦法，收集各種票據報銷套現或是虛開發票報銷。

二是單位為了鼓勵部門向上爭取經費，或者鼓勵具有行政收費、處罰職能的部門完成創收任務，通常會按照爭取到經費或者收費罰款的一定比例返給部門或個人作為工作經費，這些返回的經費越多，部門或個人受益就越大。有些部門或是個人由于前期未能很好的控制用款進度，導致后期無經費開展正常工作之需，以各種理由找領導特批增加經費，未能發揮“包干”二字的作用，只會加劇部門或是個人之間的不平衡。

二、辦公費管理的難點

筆者認為“商品和服務支出”類里辦公費是漏洞最多，管理最難的項目，亟需完善規范。如在某小型商店購買的煙酒等消費品，采用掛賬的方式，累積到一定金額后進行結賬，采用轉賬或刷公務卡的方式，可以開具成辦公用品的發票，并附辦公用品明細清單。再如報銷時所持發票章為煙酒商行、食品經營部等類型的發票，所附明細全為辦公用品類，因其所附營業執照上列明的經營范圍包含辦公用品，財務人員因未參與其活動事項，無法判明其中經濟業務是否真實。有些部門和個人在商場超市購置商業預付卡，能開具正規發票，且發票內容為辦公用品，但是不能打印明細清單，因其銷售行為本身就是買家預付充值行為。一般就是給你幾張加蓋了公章的空白大宗商品銷售清單，讓買家自行填寫。而在這些超市商場，進行正規的辦公用品購置，因每樣物品都有掃描條碼，所列明細一目了然，并能清楚的羅列在稅控機打發票上。還有的情況是將本應作為固定資產入賬的實物，采用化整為零的辦法，以數碼單反相機為例，價值及使用年限已符合固定資產定義，為達到個人控制的目的，采用分次開具發票并報銷，內容及所附明細清單全為電腦耗材等辦公用品目錄。另外就是發票亂開、代開現象普遍，尤其是私人商家，如服裝、皮具、鞋店等，稅控發票就是私人的名字，在這些商家購買任何種類的產品，都可以自己選擇開具發票的種類，而多數都會選擇開辦公用品。強制實行公務卡結算后，這類問題稍稍得到了些解決，但是如果實行轉賬支付，問題依舊存在。

三、如何加強包干經費制度

一是要嚴控包干額度。在確定包干經費數額時，要根據各部門和人員工作的特點和年度工作內容，合理確定包干經費數額。不能簡單實行平均主義，在實行經費包干時，要嚴格預算審核，盡量細化，科學論證，做到既能保工作正常運轉，又不留給部門或個人過多的自由空間。確定包干經費數額后，應建立公示制度，誰都不能有特權，想方設法找理由增加包干經費，讓大家相互監督。

二是要嚴格支出管理。將包干經費的預算執行、績效考評、監督管理等各環節以制度化的形式確定下來，逐步建立科學合理、層次清晰、分工明確、覆蓋全面的包干經費管理制度體系。對部門和個人的包干經費使用情況每月公示一次，增加使用的透明度。

四、如何加強辦公費管理

一是政府部門應規范行政事業單位辦公用品報銷范圍，必須明確不是所有物品都能列入辦公用品范圍。實際報賬環節中，運動鞋、羽毛球拍等之類的運動用品發票，都擠進了辦公用品科目進行報銷，完全脫離了辦公用品的范疇。另外，爭議較多的是茶葉否應列入辦公用品？高檔茶葉跟名煙名酒一樣，屬奢侈品范疇。因此，有必要進行規范，以便操作。

二是對辦公用品的購買，建議各級政府應指定定點單位，就象規定政府采購定點的公務用車維修地點、會議培訓酒店那樣，辦公用品必須到指定的正規文體用品商家購置，起碼正規文化用品商店不會出售煙酒副食、服裝、珠寶等物品，此舉可以有效解決發票種類亂開及其他費用如接待費等轉嫁成辦公費的問題。若有的地方還沒有或者還不具備實行辦公文印政府定點管理，筆者認為辦公用品零星購置業務中必須實行公務卡結算，發票章和poss機商戶名必須一致，且必須附明細清單并加蓋公章，否則財務部門拒辦。若采用賒購方式累積到一定金額后再轉賬的情況，那么所附明細清單應該是發貨單復件聯的累積，發貨單上注明有詳細日期、物品、送貨人及收貨人共同簽字，若明細不是正規的多聯單復件并加蓋公章，財務部門可以拒辦。

三是應從源頭入手加強管制，制止亂開、代開發票現象。除稅務等執法部門嚴格執行發票管理辦法，加強稽查，嚴厲懲處外，行政事業單位應當建立健全發票審核制度，確保發票與其內容相符，經濟業務真實合規。

四是行政事業單位內部應建立健全辦公用品管理制度，用嚴格的內控手段加強管理，用制度來控制辦公用品的管理，提升行政事業單位辦公用品管理的有效性。行政事業單位應根據本單位自身特點，建立起辦公用品的采購、驗收、保管、領用、損失丟失賠償等制度。具體措施如下：單位的辦公用品管理應統一由專門部門負責管理，如資產部門或是辦公室等部門，建議用專業化的管理軟件實行計算機管理，筆者認為要健全單位的資產管理，辦公用品的管理和固定資產的管理應該一樣嚴格。單位所有辦公用品的購買，應由單位專門部門統一購置，各部門不允許自行購置，否則財務部門拒絕報銷。若采購標準達到政府采購的要求，應嚴格執行政府采購程序，未達標準的，應由單位辦公用品專管部門、黨風廉政部門、財務及內審部門組成的聯合人員本著節約、合理、適用的原則，貨比三家，購置價廉質優的物品。辦公用品的日常管理中，應將辦公用品分類進行管理，辦公用品應分耐用品和易耗品兩類。耐用辦公用品包括：電話機、電水壺、計算器、U盤、訂書機、文件欄、多功能插座等 ；易耗品指除耐用品以外的辦公用品如打印復印紙、硒鼓、回形針、訂書針等。對耐用辦公用品的管理應視同資產管理，誰使用誰保管，使用壞了要有殘體存在，領用人調離部門或辭職要辦理物品轉移或交接手續。對易耗品的管理應分部門嚴格管控，認真核對部門的用品領用清單與實際用品清單，從厲行節約的角度出發，要定期公示各部門易耗品消耗情況。辦公用品還應定期清點，必須做到賬物一致，如果不一致必須查明原因。單位黨風廉政部門、財務及內審部門還應聯合不定期對辦公用品管理部門賬實情況進行抽查復核。每月末，辦公用品管理部門將各部門及個人認可后的實際領用清單交財務部門，財務部門據此下賬，從相關部門及個人包干經費中予以扣除。

五、結束語

加強經費包干制度及辦公費管理只是加強單位內部控制的某一方面而已，加強單位內部控制就是對相關制度、措施和程序進行持續調整、改進的過程，使各項制度、措施和程序能夠適應新情況、新形式，促使行政事業單位不斷提高管理水平和風險防范意識，進而促使單位既定的目標得以實現。

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