高校圖書館業務外包生存機制探源

劉春鴻

摘要 高校圖書館的業務外包涉及圖書館工作的方方面面，該文通過分析圖書館業務外包產生的原因，以及影響圖書館業務外包持續發展的因素，探討業務外包的生存機制。

關鍵詞 業務外包 生存機制 影響因素 風險分析

高校圖書館的業務外包就是通過委托外部企業或機構提供本來應該由圖書館提供的各種業務活動，以起到降低人力成本、節約時間、提高效率和改進質量的效果。近十年來，圖書館業務外包發展很快，將一些業務承包給社會專業公司的北京高校圖書館就有數十家。為什么會出現這種情況？未來圖書館的業務外包能否持續發展？其生存機制如何，本文試作探討。

1 圖書館外包業務的基本類型

1.1 基礎業務外包

包括圖書加工外包：蓋章、貼條碼、貼標簽、嵌磁條、貼期限表、貼書標、貼膜；書庫、閱覽室管理外包：上架、下架、順架、整架、倒庫、盤庫、改館藏址；目錄數據編制：新文獻編目數據；回溯文獻編目數據。

1.2 特色資源建設外包

指古籍、拓片、珍貴手稿、地圖、地方文獻等館藏紙本特色資源的數字化，并在數字化的基礎上搭建系統平臺，建成可供檢索的特色數據庫。

1.3 專用系統平臺搭建外包

包括特色數據庫加工系統平臺、移動圖書館、發現系統、座位管理系統、研討室預約系統、電子閱覽室管理系統、OPAC書目管理系統、圖書館信息發布系統等平臺的搭建外包。

1.4 采訪業務外包

采訪館員給供貨商提供所需求的文獻類型、復本量、品種要求、載體要求、經費額度控制等，供貨商整合出版社書目，把符合圖書館要求的書目數據發給采訪館員口]。采訪館員審核之后反饋給供貨商，由供貨商向圖書館配送圖書和書目數據。

1.5 信息咨詢業務外包

一些高校圖書館依靠圖書館聯盟如CAIAS、CASHL、BALIS等組織形成的專業化服務機構，以及具有很高水準的高校圖書館，共同完成高校教學、科研中的信息咨詢問題。

1.6 行政管理外包

圖書館的安全保衛、衛生保潔、樓宇電氣化設備管理、建筑內外的綠化美化管理等工作從行政管理工作轉變為后勤保障工作，有些學校把圖書館的安保、保潔、樓宇設備管理的工作當作學校整體化后勤管理的一部分。

上述六大方面的業務外包是圖書館界認可的廣義的圖書館業務外包。從狹義的方面講，一般指的是編目數據外包和流通閱覽、書庫管理的業務外包。

2 圖書館業務外包產生的原因分析

2.1 解決圖書館人員編制不足的問題

近些年，圖書館建筑規模急劇擴大，為讀者服務的面積相應增加，開館時間也在延長，而圖書館事業編制人員的核定數額卻在逐年減少，導致圖書館人員不足。另外在學校進人指標中由于對學歷的要求和限制，導致圖書館某些崗位嚴重缺人。多數高學歷館員從事采訪、編目、信息咨詢、自動化、網絡化等技術含量比較高的工作。而借還書、圖書的上架和整架等基礎性工作，人員補充不及時。

2.2 解決圖書館某些工作效率低下的問題

高校圖書館的一些業務崗位的工作效率低下，比如圖書編目，編目員的定額長期處于很低的水平，造成圖書到館后長期積壓，不能及時上架，讀者意見很大。

2.3 解決館員管理難度大的問題

長期以來，圖書館一直作為學校解決職工子弟、教師配偶、關系戶人員、學校機關分流人員的就業主渠道，由于這些人都有各種背景，自我感覺良好，期望值高于能力所及，怨氣大于朝氣，時常搬出救兵阻礙正常管理工作，在這種情況下，一些館長寧可外聘臨時人員，解決讀者服務的數量和質量上不去的問題，也不愿意投入很大精力放在這些人身上，有些圖書館編制不缺，也要把圖書館的部分業務外包出去。

3 高校圖書館業務外包持續發展的原因分析

3.1 編制內人員持續短缺的現象將長期存在

在現行的人事管理體制下，事業編制內定額是根據在校本科生、碩士生、博士生人數核定出來的，高校首先確保的是教師人數，其次是教輔人員人數，再次是行政人員人數，支付這些人員的工資及福利費用大部分來源于國家的財政撥款，總體而言，國家撥款與學校實際行政事業經費需求會有一定差距，長期以來，這樣的缺口一直未能補齊，在這種情況下，事業編制內人員永遠都不可能滿足圖書館應對讀者服務工作的需求。高校圖書館編制內人員持續短缺的現象的存在就成為利用其他來源的人員補充圖書館所需的重要影響因素。

3.2 圖書館業務工作的層級化管理導致圖書館業務的社會化需求

一般認為，圖書館的業務工作分為幾個部分，一是以圍繞紙質書刊為核心的業務工作，包括采訪、編目、加工、閱覽室及書庫管理；二是以非書資料為核心的業務工作，如電子資源的存取、多媒體閱覽、參考咨詢服務、課題查新、引文收錄、文獻傳遞等；三是圖書館的專用設備管理、專用軟件維護；四是圖書館行政管理工作。從上述業務流程設置，從業務工作本身的難易程度、技術含量、對人員的要求等來考量，圖書館管理層面會把“館員不愿意做的事情”、“圖書館做不了的事情”、“圖書館做的不專業的事情”拿出來交給學校以外的專業化公司或機構。從圖書館業務的四個方面看，“編目、圖書加工、書庫管理”等工作屬于“館員不愿意做的事情”，而圖書館某些專用設備和系統平臺的開發和維護是“圖書館做不了的事情”，那么什么是圖書館做的不專業的事情呢？圖書館特色數據庫的建設、館藏資源的數字化加工等，的確不如社會上的專業公司做得專業、效率高。這三方面需求的存在，必然導致外包業務的持續供給。

3.3 外包公司提供可持續的專業化服務是圖書館業務外包的前提條件

以北京地區的專營圖書館業務的公司為例，A公司成立于2003年，主要定位于圖書館流通業務外包、圖書館編目業務外包、圖書管理軟件代理業務、圖書館搬遷等文獻整理業務、圖書補采銷售業務、中小學圖書館籌建/管理業務，經過十余年的打磨，已經在高校圖書館界擁有眾多用戶。B公司在2005年，根據高校圖書館業務的市場需求和所具備的資源優勢，成立了圖書數據及加工部門，在與高校圖書館的合作過程中積累經驗，業務發展很快，跨省用戶眾多。從這幾年的業務外包的實際開展的情況看，其編目外包、流通閱覽業務外包服務趨于成熟，公司對圖書館業務發展的動態理解比較到位，有越來越多的高校圖書館向其提出了業務外包的需求。endprint

3.4 信息技術的飛速發展完全顛覆了圖書館固有的“包打天下”的管理理念

以圖書館文獻資源建設發展階段為例，第一階段為傳統文獻形式+傳統采集方式。該階段圖書館以印刷型文獻館藏為主，資源采集以傳統的手工采集方式為主，資源建設的目的是滿足讀者的借閱需求。第二階段為傳統文獻形式+自動化采集方式。該階段圖書館仍舊以傳統的印刷型文獻為采集對象，自動化系統在圖書館的應用將高度重復性的采集工作從手工狀態中解放出來，率先實現了自動化處理。第三階段為電子化、數字化資源形式+網絡采集方式。圖書館的資源采集范圍擴大到了圖書館之外的更廣泛的領域，方式上也結合了網絡采集工具。資源建設是圖書館業務流程的龍頭，從文獻載體形式到采集方式的變化，意味著圖書館業務流程、技術手段、讀者服務模式都要適應這種變化。由簡單到復雜，由館員包攬一切工作崗位，到很多工作必須借助專業公司或機構來共同完成，當圖書館面對很多業務想做又做不了的時候，圖書館的管理者們的觀念也在悄然改變，圖書館界“自力更生”的年代已經被“合作共贏”的現實所取代。

4 圖書館業務外包的生存風險分析

4.1 用人制度的改變將會影響圖書館的業務外包行、內

現行的使用業務外包人員最多的是編目人員和流通閱覽的服務人員，其根本原因是圖書館整體人員編制不足引起的，如果學校擁有更多的自主辦學的權利的時候，圖書館有可能具有更靈活的選擇不同學歷層次、不同學科專業背景、性別、年齡、特殊技能等多方位人員的權利，這時候的圖書館管理者就不一定選擇業務外包的形式來補充人員不足。

4.2 經費運作體制的改變也會影響圖書館業務外包

高校圖書館的人員編制由學校核定，經費由學校劃撥，有些學校把雇傭臨時工作人員的費用交由圖書館自行處理，這些圖書館對這筆經費的使用相對比較靈活，可以采取業務外包的形式補充人員不足，也可以單獨聘用臨時人員。而有些學校對于經費控制比較嚴，規定圖書館用人形式，專款專用，圖書館的自主權非常小，補充人員的模式一般會選擇易操作、學校容易認可的方式，業務外包就成為首選。隨著高校辦學自主權的趨勢明朗化，經費來源的多渠道化，經費使用方向也會出現多元化，學校也會增加圖書館經費使用權限的自由度，圖書館不光在文獻資源建設方面有自主權，更應該體現在人員使用的靈活度、行政經費使用的彈性化。

4.3 圖書館工作人員的主體意識會影響圖書館業務外包

主體意識，指主體的自我意識。它是人對于自身的主體地位、主體能力和主體價值的一種自覺意識，是人之所以具有主觀能動性的重要根據。在圖書館工作的業務外包人員，他們的人事管理、勞動關系隸屬于所在的公司，他們跟圖書館的關系是兩個機構之間的契約關系，他們只是勞務合作中的具體執行人員。從圖書館角度看，從沒有把業務外包工作人員當作本單位的人員管理；從公司角度看，公司承包了圖書館的某項業務，業務之外的事情與公司沒有直接關系，合同之外的問題他們可以不負責任；從外包人員角度看，他們只是機械地完成公司派給的任務就可以拿到報酬，在圖書館的工作環境下，他們深知和圖書館編制內的館員既不同工也不同酬，他們的工作具有很強的被動型和流動性，會在公司承包的圖書館之間輪轉，所以他們不可能具有主體意識，像編制內的館員一樣具有主觀能動性，與圖書館共榮共生。但是對于讀者而言，讀者進入圖書館，會把在圖書館工作的人員“一視同仁”，讀者遇到的任何問題都會向外包人員提出來，當他們得不到滿意答復的時候，就會對圖書館服務水準提出質疑，圖書館也無法向讀者作出詳細的解釋；另一方面，外包人員對于讀者的各種不符合圖書館規定的行為會采取充耳不聞的態度，除非圖書館方有特別的交代。外包人員的責任意識不強和他們的身份認可度有關，這不能強加于人。問題是，圖書館使用的外包人員越多，編制內人員與編制外人員的主體意識越分裂，這意味著外包人員的使用會是有限度的使用，圖書館的業務外包項目也會是有限度的發展，絕不會是無限增長的態勢。

5 圖書館業務外包應關注的幾個問題

實踐表明圖書館的部分業務外包的效果是明顯的，補充了人員、提高了工作效率，規范了管理流程，職責明晰，獎懲到位，利弊明確。雖然圖書館業務外包有發展前景，但有些問題還是應該考慮清楚。

5.1 高校圖書館業務外包人員的比例以多少為科學合理

以中國人民大學圖書館為例，2013年編制內員工為135人，業務外包人員為40人，外包人員占總人數的22.85%，就是說5個工作人員中有一位是外包公司派來的人員。流通部門有35人，其中外包人員有20名，占到流通部的57.14%，這個比例數還有可能提升。筆者認為，外包人員數占總人數的30%，就達到可容忍的上限，再增加比例，會有新的問題出現。比如在每周103個小時的閱覽室開放時間內，周末和晚上就沒有足夠的編制內工作人員值班，讀者需要解決的問題，業務外包人員是不能完全勝任的。

5.2 圖書館業務外包的增長點是什么

在已經開展的外包業務中，圖書館的基礎業務，包括流通閱覽、編目、圖書加工等方面的工作已經開展得比較成熟，特色數據庫建設對于有特色館藏的、有經費支持的圖書館做了一些工作，建成了一批數據庫，圖書館專用系統平臺搭建的工作也因館而異，圖書館技術力量強的、特別是系統開發能力強的圖書館與公司合作開發的情況比較普遍，但對于大多數不具備開發能力的圖書館，圖書館專用系統平臺外包給專業公司的情況比較多，圖書館的行政管理工作基本上取決于學校對這塊工作的認識，安保、保潔的業務外包大多數是學校統一安排，圖書館提需求就可以了。采訪業務、咨詢業務雖然有些圖書館采取外包形式，但畢竟還是少數圖書館做的事情，不具有普遍意義。那么哪些業務才是未來圖書館實行外包的重點呢？圖書館占有優勢的采訪業務、咨詢業務能否成為外包業務的增長點，是值得思考的問題。

5.3 如何確立外包人員的主體意識

這是一個在現有體制下很難說得清楚的事情，在講究責、權、利三者互為關系的今天，要求外包人員具有主體意識，不如說希望外包人員更有責任心，能承擔更多的咨詢導讀類的業務工作，但這是悖論，筆者認為，在責權利三者中，首等重要的是權力，外包人員有權享有與編制內工作人員相同的待遇、福利和平等工作的權利，而不是時時刻刻被貼上臨時工作人員的標簽，沒有相應的權利，就沒有相應的責任和義務，他們就不會按照圖書館希望他們做到的那樣去“認真負責地”完成工作。要想解決這個問題，根本解決之道在于改變現有的用人制度，加強“人人享有平等權利”的觀念，讓在同一場所工作的人員沒有被歧視的感覺。

5.4 未來的圖書館誰在掌控

當圖書館熱衷于業務外包的時候，實際上是把自身推向了越來越尷尬的地位，比如等專業公司成熟起來，有了自我培養編目人員能力的時候，圖書館的編目人員就沒有存在的必要了，事實上也的確如此，現在除了一些大館還有一些專業的編目人員外，很多圖書館都不設編目崗位了。同理，采訪崗位、咨詢崗位、系統維護等技術崗位同樣面臨著被專業公司替代的可能性，到了那個時候，圖書館是誰在掌控就很難說了。

總而言之，高校圖書館的業務外包既然有其存在的原因，就有其不斷生長的環境，但這樣的圖書館運營模式能夠維持多久，是高校圖書館管理者需要思考的問題，既不要盲目跟風，也不可舉步不前。

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