淺談軍隊高校年鑒編撰工作

蔣夢薇

[摘 要]隨著全國高校的快速發展，高校年鑒工作日益受到重視，軍隊高校年鑒編撰工作也得以長足發展。本文以第二軍醫大學年鑒編撰工作為范例，從軍隊高校年鑒的功能、編撰要求入手，粗淺地分析了軍隊高校年鑒編撰工作需要把握的關鍵環節。

[關鍵詞]高校年鑒;功能作用;寫作要求

近些年，隨著編寫高校年鑒熱情的高漲，軍隊高校編寫年鑒的工作也進行得如火如荼。作為軍隊高校中較早編制年鑒的單位之一，第二軍醫大學從2007年開始，至今已連續編制完成了7個年度共350萬字的年鑒，年鑒編撰工作受到了學校和總部領導的一致肯定。

一、軍隊高校年鑒的功能定位

高校年鑒是以年為期，全面、系統、翔實地介紹學校基本面貌和發展情況，記載學校年度教學、科研、管理的重大事件、重大成果、重要統計資料，匯集學校各方面重要信息，逐年編撰，連續出版的大型資料性工具書，是對年度內教學、科研、管理等各方面工作的如實總結[1]。由此可見高校年鑒具有資料權威、反映及時、連續出版等特點，這就決定了它在高教管理中具有多方面的功能[2]：

1.存史功能。高校年鑒是一種獨特的歷史記載，它以年為單位，以檔案為基礎，通過系統有效地整理，最終編輯成冊。它真實的記錄著學校的發展歷程。單本的年鑒，可能不足以證明它的重要性;但是隨著時間的推移，數量的累積，年鑒中所記載的各項系統的數據和內容，就成為了彌足珍貴的歷史史料。它展示著高校發展史的最原始的面貌，為校史、教育史、軍事志、軍事年鑒等各類文獻編撰提供著翔實而準確的資料。從2007年至今，第二軍醫大學積累的7年年鑒資料，詳實地記錄了學校“十一五”、“十二五”各方面發展的過程與成就。它不但為以后了解這個時期學校的發展歷程提供方便，還可以為學校編寫各種關于“十一五”、“十二五”的總結匯報提供參考憑證。

2.資治功能。高校年鑒是對學校教學、科研、外事、管理、后勤等方面的客觀總結，其顯著特點是客觀性和史實性并存，既反映取得的成績，也不忌避學校工作中的失誤和不足[3]。年鑒中真實的信息、準確的數據、簡明扼要的概述，是學校領導、部門領導熟悉本校、本部門工作情況、歷史面貌及建設、發展軌跡的重要渠道。這些翔實的材料從多層次、多方面比較系統地反映了學校的發展水平和發展狀況，為領導制定出既符合國家、社會需要、又符合學校情況發展規劃、為領導的科學決策提供了依據。

3.借鑒功能。高校年鑒能夠準確、全面、系統地搜集、整理和匯編每一年度學校教育事業發展變化的概況和基本統計資料，反映高校教育指導思想、辦學管理水平、教學質量的基本情況。機關工作人員在平時工作中可隨時從年鑒中查找相關信息、數據，作為向上級主管部門、領導匯報情況、上報材料的依據;教師和科研人員在開展科研和教學研究時也可以利用年鑒掌握學校的大政方針和學校的發展動態。比如說在本校年鑒中設有大事記一欄，詳細地記錄著學校一年內各部門發生的大事件，學校的參謀干事就常在上報材料的時候查閱參考相關信息。

4.信息功能。高校年鑒是高質量的信息載體，是條理化的信息庫。高校年鑒運用條目、表格、概述等形式對零亂繁雜的各類信息進行分門別類，再通過專門的格式編輯加工，最終形成條理性強、信息量大的信息庫。同時，它還每年定期添加新的數據，是取之不盡的再生性信息資源。本校年鑒中設有科學研究、人才培養、學員名錄、表彰獎勵等欄目，對學校每年的科研項目、學術論文、學員進出、職務變動、表彰情況等進行數據統計，經過7年的積累，已經形成了數據可觀的信息資料庫。

5.宣傳功能。高校年鑒是檔案編研成果，其取材主要來源于檔案，是對檔案資源的匯編和整理。所以也可以說年鑒的編寫是對學校檔案工作的檢查與宣傳。通過年鑒的利用，間接地擴大著檔案的影響，傳播著檔案的文化，提高著檔案的地位。如今，年鑒被越來越多的用于校際交流，這有助于增強高校間的了解與協作;有助于各校校園文化的傳播;更有助于學校間的對比借鑒、共同提高。每年年鑒編輯成冊后，學校辦公室都會給各兄弟院校和總部領導機關各寄去一本年鑒，用以匯報學校上一年的發展情況，這已然成為我校宣傳交流的一種固定方式。

二、軍隊高校年鑒的編撰要求

1.定位準確。首先，要明確高校年鑒既不是單純的學校年度工作總結也不是簡單的資料匯編，而是對學校各部門的年度工作總結和全年工作中形成的重要材料的一種規范化提煉。所以在編撰年鑒的時候，我們必須按照一定的編寫規范來編制材料。比如，要用第三人稱的方式編寫;要綜合使用記事體、敘述體、條目、圖表數據等多種編寫手法;要重敘述而輕評論;要客觀地體現學校的成功與失敗兩面;要剔除帶有感情色彩的形容詞或定語等。其次，要明確高校年鑒也不同于地方志、軍事志之類的其它年鑒。高校年鑒的形成單位是學校，編撰目的是為學校教育服務，所以高校年鑒的記錄重點應該是學校的“教育教學”“科學研究”等能凸顯高校核心功能的事業。它應該有別于其它類史志資料，在堅定政治立場、提升政治覺悟的前提下，適當地淡化行政管理與政治氣息。在本校年鑒的編撰過程中，我們有意識地控制了領導講話等政策性宣揚類內容的篇幅，把年鑒的主要篇幅用在了學校的學科建設、醫療工作、科研課題等方面內容上。

2.框架合理。年鑒的框架是全書內容和結構的整體設計，是年鑒的基本結構，直接影響年鑒的質量。好的架構可方便編撰者和查閱者，最終可達到規范存史和閱史的目的。本校年鑒采用的是通用的欄目、分目、條目三級結構層次;在欄目之首設“綜述”，分目之首設“概況”，用以記述各單位的總體情況;在分目之下設條目，用以記述各單位的具體事件。本校年鑒以條目為主要編寫形式，其欄目的設置依據學校工作的任務和性質，分目的設置則依據學校的編制體制情況。年鑒的欄目和分目相對比較固定，基本只在學校編制體制調整時才進行相應的增減。為了能體現年鑒“年年更新”的特點，我校在年鑒的整體框架中特別設置了用來反映年度特點的專記欄目，比如，2009年的建校60周年系列校慶活動、2010年的上海世博會，都在當年年鑒的專記欄目中進行了專題報道。

3.內容豐富。年鑒的內容是年鑒編寫的基礎，只有有了翔實的材料，才能盡可能全面地反映學校的年度情況。年鑒的內容豐富主要表現為兩個方面：一是年鑒材料的來源豐富。為了最大限度地豐富年鑒的內容，我校年鑒編撰辦公室在材料的來源方面盡可能做到了多途徑全面收集。既收集學校所接收和發行的各類與本校工作相關的文件，又收集校內外各報刊雜志、新聞媒體中關于本校工作的報道等符合年鑒編輯需要的素材。同時，還發動全校各教職員工主動提供其工作中形成的跟年鑒內容相關的各種材料，例如獎勵、科研、重大活動的材料等。二是年鑒材料的種類豐富。我校是軍事醫學綜合類大學，這就決定了要收集的年鑒材料除了基本的教學類材料外，還有醫療類的材料和演習類的材料。而且為了使年鑒變得更具可看性，我們在收集文字材料的同時，還注意收集圖片材料和表格材料。

4.審查嚴格。年鑒的審查貫穿著年鑒編寫的整個過程，是年鑒質量保證的關鍵。年鑒的審查包含三個環節：首先，在編寫之前，要對原始材料進行審查，要核對材料是否齊全、有無差錯。對不真實、不合理的材料直接舍棄，對不完整、不配套的材料應發回提供者進行補充完善。其次，在編寫的過程中，要對材料進行篩選審查。年鑒在內容的設置上應充分考慮本校的辦學層次、辦學水平、目標定位、特色優勢，所以在內容的篩選上就要做到有側重的審查。最后，編寫完成后還要進行校對審查。從總體上看，內容是否反映了學校的全貌，重大事件有無遺漏;從文字上看，標題設置是否規范、文體運用是否規范、內容要素是否規范;從格式上看，照片是否清晰能否反映主題，表格數據是否準確真實，排版是否合理美觀。我校作為一所軍隊院校，有些學術研究和教學任務具有很強的保密性，所以在本校年鑒的編撰過程中我們除了要進行以上三環節的基本審查外，還要進行去密審查，以確保沒有敏感內容的出現。

5.出版及時。年鑒一年一編，如果出版周期過長的話，會導致信息老化，相應地降低年鑒信息的現實使用價值，影響年鑒信息傳播的實效性。我校年鑒編撰辦公室目前已使用計算機來完成年鑒編撰前期的文件信息收集與整理工作。下一步打算制定固定的年鑒文體格式下發給部門撰稿人，要求相關人員按照規定格式提前編制有關內容，并通過學校的辦公平臺系統直接傳給年鑒辦，然后再統一進行修改和校對。這樣既便于各單位及時提交材料，又可以有效地節省編輯周期，從整體上提高年鑒的質量。

三、軍隊高校年鑒工作的條件保障。

1.取得領導的支持。領導的重視是做好年鑒工作的必要前提。為了更好地開展學校年鑒工作，我校領導在三個方面給予了高度重視：第一，在組織機構方面，學校于2005年成立了年鑒編審委員會，由分管檔案工作的副校長領導負責年鑒編撰的全面工作。并于同年設立年鑒編撰辦公室，由校辦直接領導，具體負責年鑒編撰工作。第二，在物力、財力方面。學校在檔案館中單獨安排了一間辦公室作為年鑒辦的常駐辦公場所;每年還劃撥專項經費用于年鑒的人員聘用和出版印刷。第三，在制度落實方面，年鑒編審委員會多次召開會議，協調和安排年鑒工作的重要事項。首先，明確了各學院、各部門的分管領導和部門撰稿人。其次，制定通過了各種相關制度，如年鑒材料征集制度（規定年鑒材料的收集范圍，上報時間等）、年鑒審批制度（規定年鑒的審批校對手續和權限等）等。另外，對年鑒框架、欄目進行了總體設計。

2.建立固定的編撰班底。編輯人員的高素質是編好年鑒的關鍵。雖然和大多數高校的情況一樣，每年學校的二級部門辦公人員都會有些微的變動，這使得年鑒的部門撰稿人也會有所更改。所以為了保障年鑒編寫風格的延續性，我校年鑒辦的工作人員都是返聘的退休老干部，他們沒有其它工作的干擾，專職從事年鑒的整理編撰工作，相對比較穩定。他們在學校從事了多年的機關工作，對學校的工作流程、部門設置、人員配備非常的熟悉和了解;他們還有著較強的文字編輯能力和廣泛的群眾基礎，有些老干部更是具備了計算機網絡知識，這些條件都極大地便于年鑒材料的收集和編撰工作。而且在他們剛開始接觸年鑒工作的時候，學校都對其進行過專門的培訓，所以他們清楚地了解學校年鑒收集與編寫的具體要求和注意事項。

3.爭取學校各部門的通力合作。年鑒主要反映學校各部門發展的新情況，各部門每年相關材料的收集是年鑒編撰的基礎。只有收集到足夠數量的材料，才能確保年鑒的質量，所以學校各部門的積極主動配合就顯得極其重要，不但能確保年鑒內容的全面性，還能縮短年鑒的編撰時間，提高年鑒的實效性。從另一個角度來講，學校各部門也是年鑒的主要利用對象，各部門的積極配合，也在一定程度上保證了年鑒的利用率。

高校年鑒的編撰工作是一個龐大的系統工程，是一項長期而又繁瑣的工作，涉及并影響到學校的方方面面。要編好一本年鑒，既要對年鑒的功能有足夠的認識，又要對年鑒的內容和編寫框架有明確的要求，還要學校的各個部門的通力協作，上到領導，下到具體編寫人員，大家共同努力才能把年鑒編撰工作做得更精細、更周全、更合理。

參考資料：

[1]錢峰.加強高校年鑒編撰工作的幾點思考.蘭臺世界，2009（5）

[2]范作義.年鑒的功能與使用[M].北京：中國書籍出版社，1990.47-54.

[3]許秀萍.關于編輯高校年鑒的思考.中國民航學院學報，2005（5），23

[4]許向東.對編制高校年鑒的思考.機電兵船檔案，2008（2）

[5]陳軍.高校年鑒編撰規范性研究初探.中國電力教育，2010（7）

[6]周繼明.關于當前高校年鑒編撰工作的思考.邵陽學院學報（社會科學版），2006（12）