淺談新時期高校特殊載體檔案的收集歸檔工作

王獻飛

[摘 要]面對日益深化的教育體制改革，高校檔案管理工作中也面臨著許多新情況。特別是隨著新材料、新技術逐漸地應用于檔案的載體，對這些特殊載體檔案的收集歸檔、保存所日益顯露出的問題，更增加了解決問題的緊迫性。

[關鍵詞]高校檔案；特殊載體；收集歸檔

特殊載體檔案是指學校工作中形成的不同于普通紙質載體檔案的聲像檔案、電子檔案、榮譽檔案及其它具有保存價值的實物等，它與紙質載體檔案同為學校檔案的重要組成部分。筆者結合工作實際就新時期高校特殊載體檔案收集歸檔工作談一些粗淺的認識。

一、聲像檔案

聲像檔案包括學校重要活動形成的照片、錄音帶、錄像帶、影視膠片等。

（一）歸檔范圍

1、上級領導、業務主管部門來校視察、檢查工作，校際交流等的聲像材料；

2、反映本校部門、學院、直屬單位主要職能活動和工作成果的聲像材料；

3、反映本校教學、科研、校園文化、外事活動各種重要活動的聲像材料；

4、本校歷屆領導人、歷屆畢業生、先進集體照片；

5、本校校園歷史變遷、重要建筑物、校園風光等聲像材料；

6、記錄本校發生的重大事件、重大事故、異常現象及治安、災害等事件的聲像材料；

（二）收集、歸檔要求：

1、紙質照片歸檔時應配文字說明，文字說明的成分主要包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六個要素。文字說明要根據六要素，用簡潔、通順的語言概括出揭示照片影像反映的全部信息，總說明一般不超過200字，并以每一自然張為單位編寫分說明。

2、數碼相機拍攝的照片應整理刻錄成光盤并選出3—5張擴印成紙質照片。紙質照片應配以文字說明，光盤必須建立光盤目錄，注明拍攝的事件、時間、地點、主要人物、拍攝者等要素。

3、錄制的錄音、錄像帶要附以簡要說明，說明該帶存儲的內容、錄制的時間等。若整理刻制成光盤，重要的聲像檔案應將原件與刻制的光盤一同歸檔。

二、電子檔案

電子檔案是在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤、移動硬盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的有保存價值的電子文件。

（一）歸檔的范圍

具體可參照本校制定的紙質文件歸檔范圍。此外，還應將各部門、各單位形成的有重要參考利用價值的數據庫文件和相關軟件、多媒體課件、超媒體鏈接文件（WEB網頁）、數字化的影像文件、聲音文件、CAD圖形文件等進行收集、積累歸檔。

（二）收集、歸檔要求

1、電子文件的格式要求：

（1）對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時要保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。

（2）對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。

（3）對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據。

（4）對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。

（5）對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

（6）特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。

2、歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗。

3、電子文件的存儲要選用耐久性好的載體，光盤一般應采用只讀光盤或一次寫光盤。光盤刻錄一式2套，一套送校檔案室歸檔，一套留本單位備用。

4、對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。電子文件的歸檔應可能包括相應的背景信息和元數據。

5、更換管理軟件時應將不再使用的軟件與數據一同歸檔。

三、榮譽檔案

榮譽檔案包括獎杯、獎牌、獎狀、獎章、證書、錦旗等。

（一）歸檔范圍

1、學校獲得各種榮譽的獎杯、獎牌、獎狀、獎章、證書、錦旗；

2、學生組隊參加各種比賽集體獲得的獎杯、獎牌、獎狀、獎章、證書、錦旗（學生個人獲獎榮譽應掃描或拍攝處理成電子文件歸檔）；

3、外單位贈予學校的錦旗。

（二）歸檔要求

1、歸檔時應配寫文字說明，說明要包含事由、時間、地點、人物、背景等要素。

2、相關單位收集后即送校檔案室歸檔。

四、其它具有保存價值的實物

具有保存價值的實物包括字畫、題詞、證件、紀念品、首日封、紀念郵票、禮品等。

（一）歸檔范圍

1、社會各界名流贈予學校的字畫；

2、上級領導、社會各界名流在各種場合為學校的題詞；

3、對外交流中外單位或個人贈予學校的禮品；

4、校牌、校徽、不再使用的學校及內設機構公章；

5、學校內印制的各種證件，如學生證、教師證等；

6、舉辦或承辦重大活動形成的有保存價值的憑證性實物。

（二）收集、歸檔要求

1、歸檔時應配寫文字說明，說明包含事由、時間、地點、人物、背景等要素。

2、相關單位收集后即送校檔案室歸檔。

特殊載體檔案送檔案室歸檔時，應填寫移交清單一式兩份，校檔案室與移交單位各存一份。

總之，特殊載體檔案由于載體的特殊性，雖然與相關主題內容的紙質檔案密不可分，但在整理時為了便于保管和利用，應當單獨進行分類、整理和組成保管單位，通過注明檔案參見號的方式來與相關主題的紙質檔案進行鏈接，維護檔案的完整性和系統性。