探究如何推行檔案工作規(guī)范化與標準化

張磊

[摘 要]檔案管理工作較為復雜繁瑣，因此推行檔案工作的規(guī)范化和標準化對于檔案工作的順利開展具有極為重要的意義，本文以此作為切入點，探討在推行檔案工作規(guī)范化和標準化的相關措施，以促進檔案工作更準確、有效地進行，使檔案發(fā)揮應有的作用。

[關鍵詞]檔案工作；規(guī)范化；標準化；措施

前言

檔案管理工作較為復雜繁瑣，因此推行檔案工作的規(guī)范化和標準化對于檔案工作的順利開展具有極為重要的意義。在實際工作中，檔案的主要工作有檔案資料的收集、歸檔、利用等，檔案資料的形成主要是在日常的零散工作中，而且在很多單位中，各部門的檔案管理是由各部門自行負責，各自為戰(zhàn)，并無統(tǒng)一的規(guī)范和標準，不同部門檔案間無法形成聯(lián)系，這樣的管理模式不利于檔案工作的開展，效率較為低下，因此，為提高檔案工作效率，推行檔案工作規(guī)范化和標準化勢在必行，而如何推行檔案工作規(guī)范化和標準化是需要重點考慮的問題，筆者結合自身工作經驗，總結提出以下幾點措施：

1.建立健全科學的檔案管理制度

檔案的種類繁多，從載體方面說，有紙質檔案、電子檔案，從形式上來說有文書檔案、業(yè)務檔案等，因此做好檔案管理工作需要建立在健全的、科學的檔案管理制度之上，各單位的檔案管理制度要根據自身的實際情況建立，但都要以《中華人發(fā)共和國檔案法》為基本的指導原則。首先，應當加大對檔案管理的硬件設施投入，建立專門的檔案室或檔案館，將各部分的檔案全部存放在檔案室，并對檔案進行科學分類、編碼，對紙質檔案做好防火、防潮、防腐、防盜、防蟲蛀等工作，降低檔案資料的損耗，以充分延長其壽命，同時要建立科學的檢索系統(tǒng)，方便檔案的檢索和使用。其次，要建立有層次的檔案工作網絡，高層領導負責檔案工作的決策、規(guī)劃，對檔案工作提出總體要求，并制定符合當前情況的管理制度，監(jiān)督制度的實行情況；應設立專門檔案管理人員對所有檔案進行統(tǒng)一管理，檔案管理人員要經常深入各部門了解當前的業(yè)務活動，目的是使各部門工作過程中形成的具有一定價值的資料能夠及時立卷和歸檔，在檔案資料保存和使用過程中要嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，做好對檔案資料狀態(tài)的跟蹤，防止資料丟失以及損壞。

2.做好公文的規(guī)范化和標準化

公文是檔案的前身，公文質量的好壞與檔案工作息息相關，因此要做好檔案工作的規(guī)范化和標準化，就首先要做好公文的規(guī)范化和標準化的基礎工作，實際工作中，要提高公文的質量，可以從以下幾個方面著手：首先，保證公文用紙的質量，一方面要保證紙張的尺寸規(guī)格要統(tǒng)一，同時要符合國家相關規(guī)范的統(tǒng)一規(guī)定，例如排版方式為橫排版，裝訂線在左側等；其次，對于制發(fā)公文的簽發(fā)手續(xù)要嚴格執(zhí)行，要確定審批的公文是否有審批權限，如無則不能制發(fā)，在制發(fā)公文時要檢查公文的標題是否有誤，主送單位與抄送單位、落款是否有誤等；再次，公文的字跡要清楚，并能夠保證持續(xù)不褪色，以利于長期保存。

3.立卷歸檔堅持“以我為主”的原則

檔案工作推行標準化和規(guī)范化的過程中，文件資料的重復性以及立卷歸檔的無序性是最常見也是最大的問題，因此在立卷歸檔時要堅持“以我為主”的原則，即歸檔的文件以本單位、本部門或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這一原則的實現(xiàn)可最大程度的保證檔案資料的利用價值最大化、檢索簡便化，可以說是給檔案工作的“瘦身”原則，將不符合立卷歸檔要求或者重復的文件進行剔除，從而使檔案的管理更有效率。在實際工作中，“以我為主”的立卷歸檔原則實施時要注意好以下三個方面的問題：第一是為防止檔案管理的無序性和混亂，應當在立卷歸檔時把握好文件的時效性，即保證予以立卷歸檔的都是已經完成現(xiàn)行文件階段任務的，對未完成的不予歸檔；第二是為降低檔案管理工作中的信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果，應當主動區(qū)分在形式和作用等方面有相似之處的文件資料；第三是要在降低文件信息冗余度的同時，最大程度地維護檔案資料完整性，在保證不混入無用文件的同時，也要防止應立卷歸檔文件不被排除在外，造成損失。

4.電子檔案的管理規(guī)范化

隨著科技的發(fā)展，電子檔案以其占物理空間小、方便實用等特點受到廣泛的關注，電子檔案的應用將是檔案發(fā)展的重要方向，很多時候，為達到檔案數(shù)字化和保險的雙重目的，常是電子檔案與紙質檔案共同存在，因此做好電子檔案的管理是推行檔案工作規(guī)范化和標準化的重要組成部分。電子檔案的形成一般是將紙質檔案進行數(shù)字化處理得到的電子文件，需要儲存到硬盤、光盤、軟盤等介質中，這些不同種類的存儲設備使用年限有很大差別，同時同類存儲設施之間由于質量方面存在差異，其使用壽命也不盡相同，尤其是軟盤，其使用壽命在1年到10年之間不等，因此給檔案的管理帶來困難，為使其符合規(guī)范化和標準化管理的要求，應當在選擇儲存設備時嚴格把好質量關，防止由于質量問題造成檔案文件的丟失和損壞，并定期對檔案文件進行轉存，以確保檔案能夠持續(xù)保存，同時應當將軟盤遠離電磁場，并做好防塵和防潮處理，并盡可能保持溫度恒定。

5.提高紙質檔案立卷質量

相對于電子檔案而言，紙質檔案的立卷工作受到的影響因素更多，其中案卷的裝訂質量等問題對檔案的規(guī)范化和標準化具有較大影響，因此實際工作中要提高案卷的裝訂質量，并結合科學的立卷方法，使之更有利于檔案的分類和檢索，有利于檔案的規(guī)范化管理。

6.加強對聲像檔案的管理和保護

聲像檔案是相對于文字檔案而言的，是將重要的具有保存價值的信息以聲音、圖像、錄像等形式保存下來的資料，隨著社會的發(fā)展，聲像檔案資料的數(shù)量也越來越多，相對于文字檔案來說，聲像檔案對于時效性的要求更高，因此必須做到形成的檔案文件及時歸檔，以免資料流失，實際工作中應當將聲像檔案從收集到歸檔、保存、使用的全過程做好統(tǒng)一管理，嚴格按照制度進行，對有重要保存價值的資料要及時備份等。

結束語

綜上所述，檔案工作的規(guī)范化和標準化推行是一項復雜的工作，無論是從制度上還是管理方法上都必須要把握為檔案工作規(guī)范化和標準化服務的原則，從多方面、多個角度入手，使檔案工作更加高效地進行，為社會提供更優(yōu)質的服務。

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