強化管理創新服務做好醫院干部人事檔案工作

許芳

[摘 要]由于醫院人事檔案真實地記載和反映干部個人經歷、政治思想，品德作風、業務能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為醫院合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國醫療衛生體制改革的不斷深入，人事檔案出現了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰，檔案工作如何與時俱進，加快發展，更好地為醫院人事工作服務，筆者結合幾年來檔案管理的實踐，就醫院人事檔案的管理工作談談幾點體會。

[關鍵詞]醫院；人事檔案；管理

醫院干部人事檔案工作是干部工作的重要組成部分，是組織人事工作的基礎，事關干部職工的切身利益，事關醫院改革與發展的大局。我院現為三級乙等醫院，共管理人事檔案2122卷，其中在職干部人事檔案1543卷。近年來，我院對干部人事檔案工作高度重視，加強管理，創新服務，提高了干部人事檔案管理水平，實現了更好地為醫院中心工作服務的目標。

一、加強領導，夯實干部人事檔案工作基礎

認真分析當前工作形勢，結合醫院實際，堅持“三抓三到位”，為干部人事檔案工作奠定了堅實的基礎。

一是抓關鍵，領導重視到位。醫院對干部人事檔案工作高度重視，成立了院長掛帥的檔案管理領導小組，院領導經常聽取檔案管理工作情況匯報，深入庫房督促檢查檔案管理制度的落實情況，在人力、物力、財力等方面，對檔案工作實行“三個優先”：即在辦公用房緊張的情況下，優先安排檔案室；在辦公經費緊張的情況下，優先購置檔案用品；在人員緊張的情況下，優先安排專職檔案管理人員。

二是抓規范，基礎工作到位。完善基礎設施是開展好醫院檔案管理工作的有力保障。醫院專門騰出四間辦公用房，實現了檔案室庫房、微機室、閱檔室、辦公室“四室”分開，并投資五萬多元購置了“三鐵”、空調、溫濕度計、消毒柜、加濕器、計算機、掃描儀、復印機、打印機，新上了密集架、新型檔案盒，還安裝了防盜門窗、火災警報器、滅火器等消防裝置，確保“六防”措施落到實處。

三是抓素質，隊伍建設到位。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部人事檔案管理出現了新情況、新問題，對檔案管理人員的綜合素質提出了新要求。面對新形勢，醫院采取先配后調和以老帶新的方法，選調了一批政治素質高、保密意識和服務意識強、業務較熟悉的同志，從事干部人事檔案管理工作。同時，認真抓好教育培訓，積極組織有關人員參加檔案工作學習及業務培訓。從整體上提高了檔案管理隊伍的綜合素質，促進了干部人事檔案管理工作上檔次、上水平。

二、強化措施，推進干部人事檔案管理規范化建設

干部人事檔案是記錄干部個人經歷、活動、表現的有力載體，為確保其原始客觀、真實有效，醫院從抓制度、抓規范入手，嚴把三關，保證了檔案工作有序開展和科學管理，使干部人事檔案步入規范化軌道。

一是嚴把收集鑒別關。堅持定期收集和日常催收相結合，對年度考核、專業技術任職、獎勵等形成時間相對固定的材料，做到事前安排、事中指導、事后催要，定期集中收集；對新形成的檔案材料，堅持隨形成、隨辦結、隨歸檔，確保各類檔案材料即時歸檔、隨時整理，進一步健全了干部人事檔案材料收集的長效機制。為確保干部檔案精煉、翔實，對收集到的每份材料都一一進行仔細鑒別，對不該歸檔的堅決退回，不符合要求的一律拒收，對缺漏的及時催交。

二是嚴把審查核實關。檔案內容的真實準確是干部人事檔案的生命和價值所在。為確保干部人事檔案信息準確，醫院建立了一套嚴格的審核制度，對不符合政策規定的學歷、出生時間、參加工作時間等，依照有關規定給予重新認定；對符合標準的，填寫驗收卡，經審核人簽字后入庫，切實做到干部檔案內容完整、分類準確、目錄工整、查閱方便。

三是嚴把規范管理關。醫院堅持以制度管人，以制度管檔案，將安全保密、查閱借閱、檔案轉遞等八項制度全部上墻，建立了《查（借）閱干部檔案登記簿》、《檔案轉遞登記簿》、《檔案材料銷毀登記簿》、《接收檔案登記簿》、《收、發檔案材料登記簿》等臺帳。為嚴肅紀律，醫院實行“五不查”、“三不轉”制度，即：無《干部檔案查閱審批表》不準查、非正式黨員不準查，本人不準查，未經批準不準查，涉及親屬不準查；個人帶檔不轉，沒有調函不轉，接收單位不明不轉。這些制度實施以來，有效地規范了檔案查借轉遞工作，沒有發生一起泄密、涂改和丟失檔案的事件。

三、創新服務，實現干部人事檔案利用效能化

加強干部人事檔案管理的目的，是為了充分利用干部人事檔案。為此，醫院進一步創新服務手段，拓寬服務領域，通過強化服務來促進信息資源的開發，使干部人事檔案更好地為干部工作服務，為醫院改革與發展服務。

一是實行信息式服務。為了更好地發揮計算機信息技術在干部人事檔案管理工作中的作用，醫院安裝使用《干部人事檔案管理系統》軟件，建立和完善了干部人事檔案數據庫，并及時做好更新維護工作，動態化管理干部人事檔案信息，可以準確快捷地進行打印或瀏覽，為干部選拔任用等工作提供了便捷服務。

二是實行咨詢式服務。一方面建立干部業績檔案，及時將干部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案，為后備干部、中層干部任職前資格審查提供了重要信息。另一方面建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業技術水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試等資料，確保真實、準確、完整、立體地反映干部的情況，為醫院選好用好干部提供了重要依據。

三是實行開放式服務。當前，干部檔案的利用范圍進一步延伸，特別在辦理職工出國進修、工作調動、購房貸款、財產繼承、離退休和養老保險統籌等手續時，都需要本單位出具證明，醫院在嚴格執行保密制度的前提下，熱情為干部提供相關服務，使干部人事檔案發揮了更大作用。

醫院的人事檔案管理作為人才開發的重要資源在醫院發展中所處的基礎性和關鍵性地位不容忽視，要做到科學化、規范化管理，只有堅持與時俱時，不斷創新，才能適應新形勢的需要，才能使得人事檔案管理工作更加切實有效。