辦公自動(dòng)化技術(shù)在圖書館管理中的應(yīng)用

寧勇

[摘 要]利用辦公自動(dòng)化進(jìn)行管理，可以針對(duì)圖書館內(nèi)的固定資產(chǎn)管理、文件管理和網(wǎng)絡(luò)管理等繁雜的工作事務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，讓其變得更為輕松。基于此，本文針對(duì)圖書館管理工作中如何提高工作效率，來(lái)應(yīng)對(duì)當(dāng)前高速發(fā)展的社會(huì)需求進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化技術(shù)；圖書館管理工作；應(yīng)用與發(fā)展

對(duì)于辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展，是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為基礎(chǔ)而進(jìn)行推進(jìn)的一種新型辦公管理形式。這個(gè)辦公概念主要是以計(jì)算機(jī)、通信、行為科學(xué)相結(jié)合的產(chǎn)物。可以通過(guò)個(gè)人辦公設(shè)備，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行支持，而進(jìn)行工作管理的一種綜合性信息控制系統(tǒng)。圖書館的管理工作中，引入辦公自動(dòng)化形式，可以利用好現(xiàn)代化的信息技術(shù)和科學(xué)管理手段，對(duì)繁雜圖書館的辦公事務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，可以有效地提升管理工作的效率與質(zhì)量，同時(shí)也能實(shí)現(xiàn)管理水平的提升。

一、辦公自動(dòng)化的基本概念以及發(fā)展趨勢(shì)

利用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)綜合性數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，提供出相應(yīng)的信息，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，并且做出相應(yīng)的決定。辦公自動(dòng)化的搭建，可以增強(qiáng)圖書館辦公的快捷性與方便性。當(dāng)前許多圖書館都在不斷的進(jìn)行擴(kuò)大，隨著圖書館的藏書以及信息的不斷增加，信息的查詢與部門之間的交流越來(lái)越不方便。通過(guò)辦公自動(dòng)化，可以幫助圖書館提升館內(nèi)的工作效率。隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的不斷發(fā)展，有助于圖書館管理人員實(shí)現(xiàn)繁雜事務(wù)信息化、決策高度現(xiàn)代化以及信息咨詢智能化等。整個(gè)自動(dòng)化辦公流程，是基于網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)計(jì)算機(jī)與自動(dòng)化辦公軟件等高科技手段，讓整個(gè)圖書館管理工作環(huán)境得到極大的改善，提高了辦公的效率。與此同時(shí)，還能通過(guò)辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)讀者與圖書館之間的溝通，促進(jìn)了圖書館成為知識(shí)需求者學(xué)習(xí)搜索資料的首要選擇。自動(dòng)化辦公的發(fā)展，可以實(shí)現(xiàn)館內(nèi)收發(fā)文件、會(huì)議管理、簡(jiǎn)報(bào)管理、領(lǐng)導(dǎo)辦公、日程安排、資源管理、會(huì)議室管理、配車管理、設(shè)施管理、值班管理、個(gè)人通訊錄、訂票管理、網(wǎng)上瀏覽、公共信息等功能。同時(shí)還可以利用自動(dòng)化辦公，通過(guò)下達(dá)圖書館管理人員的決策，以及所確定的工作核心。也能讓管理人員及時(shí)掌握到圖書館管理工作中的工作流程與工作進(jìn)度。對(duì)于后期的工作決策分析提供了相當(dāng)重要的輔助。圖書館辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)應(yīng)該更多的體現(xiàn)出協(xié)同辦公自動(dòng)化方面的功能。

二、辦公自動(dòng)化技術(shù)在圖書館管理的應(yīng)用

1.應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)管理館內(nèi)固定資產(chǎn)

對(duì)于圖書館館內(nèi)固定資產(chǎn)的管理工作，是圖書館管理工作中的一個(gè)重要的工作環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理工作中，大多都是采用卡片或者是紙質(zhì)的形式進(jìn)行填單式管理。這樣的管理形式，很容易造成遺失與損失。從而造成在管理工作中進(jìn)度較慢，查找困難的問(wèn)題。基于此，利用自動(dòng)化辦公軟件中的Access來(lái)進(jìn)行管理，建立起一個(gè)小型的數(shù)據(jù)庫(kù)。利用運(yùn)行速度快、資源點(diǎn)用小的特點(diǎn)，來(lái)提升固定資產(chǎn)的管理工作。同時(shí)，Access數(shù)據(jù)庫(kù)還具有與Excel兼容的特性，可以簡(jiǎn)單地實(shí)現(xiàn)兩者之間的轉(zhuǎn)換。通過(guò)利用Access數(shù)據(jù)庫(kù)讓固定資產(chǎn)的管理變得更為簡(jiǎn)單。通過(guò)Access數(shù)據(jù)庫(kù)的操作，可以很方便地針對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行更改、刪除。對(duì)于圖書館的固定資產(chǎn)的管理，需要進(jìn)行及時(shí)的上報(bào)工作。如果上級(jí)管理部門的數(shù)據(jù)庫(kù)是SQL數(shù)據(jù)庫(kù)，Access數(shù)據(jù)庫(kù)也同樣支持SQL語(yǔ)句。增強(qiáng)了軟件的通用性與方便性，也增強(qiáng)了多個(gè)部門之間的數(shù)據(jù)交流。利用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件傳遞與交互信息，提高了固定資產(chǎn)信息的時(shí)效性與精確性。

2.應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)管理館內(nèi)文件

在自動(dòng)化辦公技術(shù)出現(xiàn)前，傳統(tǒng)的圖書館的文件都是紙質(zhì)文件，隨著檔案文件的增加，不容易對(duì)所需文件進(jìn)行查找與存放。自從自動(dòng)化辦公技術(shù)的出現(xiàn)，檔案文件利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行制作，并能及時(shí)傳達(dá)到所需部門，提供給部門之間進(jìn)行下載與填寫，并可以再利用辦公系統(tǒng)進(jìn)行上傳與電子文檔的歸檔。通過(guò)把原始紙質(zhì)文件進(jìn)行電子化，利用超級(jí)鏈接工具制作出辦公文件目錄。通過(guò)自動(dòng)化辦公技術(shù)，實(shí)現(xiàn)通過(guò)這個(gè)目錄可以直接打開檔案文件，促進(jìn)了館內(nèi)文件的管理工作，讓文件管理工作變得更加方便，從實(shí)質(zhì)上提高了文件管理的工作效率與文件使用率。

3.利用網(wǎng)絡(luò)提高圖書館管理工作效率，增強(qiáng)與讀者交流

計(jì)算網(wǎng)絡(luò)技術(shù)經(jīng)歷了多年的發(fā)展，已經(jīng)可以很好實(shí)現(xiàn)圖書館讀者利用不同的形式與圖書館工作人員進(jìn)行良好的交流溝通。利用自動(dòng)辦公系統(tǒng)中的電子郵箱，每一個(gè)工作人員，都可以通過(guò)電子郵件進(jìn)行交流與溝通。同時(shí)也為圖書館讀者提供了一個(gè)途徑，可以設(shè)立一個(gè)管理人員的長(zhǎng)期有效郵箱，利用網(wǎng)絡(luò)讓讀者給予圖書館提出相應(yīng)的管理建議，這不僅可以有效地改進(jìn)圖書館的管理工作，還能接近讀者與圖書館工作人員之間的距離。此外，還可以在圖書館的網(wǎng)站上，預(yù)設(shè)一個(gè)留言簿，只要讀者通過(guò)注冊(cè)，就可以在這個(gè)留言簿上進(jìn)行討論、或者提出需求。網(wǎng)站管理員需要依照這些留言進(jìn)行回答。通過(guò)這樣的形式，還可以針對(duì)讀者進(jìn)行大數(shù)據(jù)的收集，分析圖書館讀者的用戶群，通過(guò)這些數(shù)據(jù)可以有效地掌握讀者的借閱規(guī)律與需求，更好的為讀者提供更好的借閱服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，圖書館辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，是圖書館管理工作的必經(jīng)之路，也是圖書館管理工作的大勢(shì)所趨。在今后的工作中，需要克服困難勇于探索，就能實(shí)現(xiàn)圖書館辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，辦公自動(dòng)化技術(shù)在圖書館中的應(yīng)用與時(shí)俱進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

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