淺析縣級(jí)公司內(nèi)部控制建設(shè)

王承超+歐陽(yáng)毅

摘 要：內(nèi)部控制，是指為了合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)、資金安全、財(cái)產(chǎn)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果、促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略而制定和實(shí)施的政策和程序。近幾年，煙草行業(yè)連續(xù)開(kāi)展了財(cái)經(jīng)秩序整頓、同級(jí)審計(jì)、清產(chǎn)核資等專(zhuān)項(xiàng)檢查，在內(nèi)部控制方面的問(wèn)題得到較為徹底的整改，會(huì)計(jì)信息真實(shí)性進(jìn)一步提高，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)秩序明顯好轉(zhuǎn)，基本業(yè)務(wù)管理大都有章可循。本文主要闡述我公司在領(lǐng)導(dǎo)的重視下內(nèi)部控制也取得一定的成績(jī)。

關(guān)鍵詞：控制;機(jī)制;文化;管理;信息

一、公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀

1.建立了健全的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

沒(méi)有監(jiān)督的企業(yè)無(wú)法讓股東、員工和消費(fèi)者放心。只有實(shí)施合理的監(jiān)督控制才能使內(nèi)部控制適應(yīng)環(huán)境的變化。因此，公司建立了一整套科學(xué)合理的監(jiān)督機(jī)制，并根據(jù)具體情況增加內(nèi)部審計(jì)隊(duì)伍人員的方式以期實(shí)現(xiàn)經(jīng)常對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行督導(dǎo)和檢查，并且要求企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)也應(yīng)對(duì)其內(nèi)部控制的貫徹執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)制止和糾正，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。同時(shí)公司也經(jīng)常組織有關(guān)機(jī)構(gòu)和人員對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題進(jìn)行分析研究，及時(shí)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行調(diào)整。

2.切實(shí)加強(qiáng)了資金的監(jiān)管

通過(guò)逐步建立資金有效監(jiān)管的網(wǎng)絡(luò)體系，著重從資金的安全性，規(guī)范性，有效性角度加強(qiáng)了監(jiān)管，規(guī)范了結(jié)算程序，加強(qiáng)了對(duì)重點(diǎn)資金和大額資金結(jié)算的監(jiān)管，建立健全了資金開(kāi)支的審批辦法，明確了單位內(nèi)部資金審批的權(quán)限，實(shí)行了嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度。

3.強(qiáng)化了預(yù)算管理

建立了嚴(yán)格的資金審批制度，明確了審批權(quán)限，嚴(yán)格了審批程序。對(duì)于已列入預(yù)算的開(kāi)支項(xiàng)目，要求嚴(yán)格按照資金的審批權(quán)限進(jìn)行審批，堅(jiān)決不允許先開(kāi)支再補(bǔ)報(bào)手續(xù)的情況的出現(xiàn)。

4.嚴(yán)格執(zhí)行不相容崗位分離

企業(yè)的不相容職務(wù)分離是設(shè)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)時(shí)首先確定的內(nèi)容。公司通過(guò)制度嚴(yán)格規(guī)定了授權(quán)審批與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會(huì)計(jì)記錄、會(huì)計(jì)記錄與財(cái)產(chǎn)保管、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核檢查、授權(quán)批準(zhǔn)與監(jiān)督檢查崗位的分離，從根本上防范了舞弊行為的發(fā)生。

二、公司內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

公司內(nèi)部控制建設(shè)在很多方面公司還是存在著一些不足，特別是各分公司，本文將從控制環(huán)境、控制活動(dòng)和信息與溝通等三個(gè)方面進(jìn)行探討。

1.內(nèi)部控制環(huán)境方面

控制環(huán)境具體包括：管理者思想和經(jīng)營(yíng)作風(fēng)、單位組織結(jié)構(gòu)和部門(mén)職能和對(duì)這些職能的制約、確定職權(quán)和責(zé)任的方法、企業(yè)在監(jiān)控和檢查工作時(shí)所采用的控制措施、影響本單位業(yè)務(wù)的各種外部關(guān)系等。控制環(huán)境對(duì)一個(gè)公司的內(nèi)部控制的成功與否至關(guān)重要。

目前公司控制環(huán)境主要存在如下幾點(diǎn)問(wèn)題：

（1）人員素質(zhì)結(jié)構(gòu)對(duì)內(nèi)部控制的貫徹落實(shí)的影響

在內(nèi)部控制系統(tǒng)中，由于員工本身素質(zhì)不高，致使掌握的信息量不完備、曲解指令等，影響其主觀判斷失誤，從而會(huì)導(dǎo)致控制失效。目前公司現(xiàn)狀是人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，部分員工并不具備有必要的素質(zhì)，更有甚者，長(zhǎng)期的工作年限往往還會(huì)使得部分員工可能會(huì)凌駕于內(nèi)部控制之上，這就將直接導(dǎo)致空有完善內(nèi)部控制制度，卻無(wú)法正常執(zhí)行，人員結(jié)構(gòu)成為了公司內(nèi)部控制環(huán)境的第一道坎。

（2）部門(mén)權(quán)責(zé)不對(duì)等對(duì)內(nèi)部控制的影響

我們可以發(fā)現(xiàn)公司在目前的機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配方面還存在一定的缺陷，權(quán)責(zé)分配方面沒(méi)有按照權(quán)責(zé)對(duì)等的原則進(jìn)行權(quán)利分配，有的部門(mén)權(quán)利大于義務(wù)，甚至只有權(quán)利沒(méi)有義務(wù)，而有的部門(mén)卻存在缺乏對(duì)等的權(quán)利，例如財(cái)務(wù)部門(mén)作為內(nèi)部控制的一個(gè)重要部門(mén)，肩負(fù)著公司內(nèi)部控制的主力軍的重任，但我們卻發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門(mén)尤其是分公司的財(cái)務(wù)部門(mén)并沒(méi)有被授予相應(yīng)的權(quán)利，財(cái)務(wù)部門(mén)尤其是縣公司財(cái)務(wù)在進(jìn)行內(nèi)部控制時(shí)，尤其是進(jìn)行預(yù)算控制時(shí)，面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、面對(duì)其他各部門(mén)根本就沒(méi)有足夠的權(quán)利進(jìn)行控制，這樣直接導(dǎo)致內(nèi)部控制的執(zhí)行力度不夠。

（3）企業(yè)文化對(duì)內(nèi)部環(huán)境的影響

衡陽(yáng)煙草的“船文化”是一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)文化，但是我們卻不得不承認(rèn)目前我們的“船文化”并沒(méi)有真正的得到全體員工的認(rèn)同，尤其是對(duì)新進(jìn)員工的企業(yè)文化方面的培訓(xùn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

2.從控制活動(dòng)方面分析

控制活動(dòng)是確保管理階層的指令得以執(zhí)行的政策和程序，是將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍之內(nèi)。隨著縣級(jí)分公司法人的的取消，要處理好市本級(jí)和縣級(jí)分公司的權(quán)屬關(guān)系及管理職能，必須運(yùn)用多種有效的控制活動(dòng)措施的組合，這樣就可以充分考慮市本級(jí)的主體地位，又能兼顧縣級(jí)公司的自主性和能動(dòng)性的平衡。我們主要采取了不相容崗位分離、授權(quán)審批會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、預(yù)算控制以及績(jī)效考評(píng)控制，但是還是存在著一些不足：

（1）授權(quán)審批不能有效執(zhí)行

實(shí)際上授權(quán)審批控制是比較常用的一種內(nèi)部控制活動(dòng)，簡(jiǎn)單而有效。我們縣級(jí)貫徹的是多重授權(quán)審批制度，就是所有財(cái)務(wù)收支均需要由兩個(gè)或者兩個(gè)以上的審批人員共同審批通過(guò)。這樣達(dá)到相互牽制的目的，提高審批質(zhì)量，不過(guò)做起來(lái)相對(duì)較為繁瑣。所以在縣級(jí)局授權(quán)審批很多時(shí)候流于形式，授權(quán)審批人并沒(méi)有仔細(xì)考察審批經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)就貿(mào)貿(mào)然就簽了字，后者看了前者已經(jīng)審批通過(guò)也不加審批就通過(guò)。授權(quán)審批甚至出現(xiàn)流程順序顛倒的情況，很多時(shí)候?yàn)榱思涌鞂徟剩?jīng)辦人越過(guò)中間審批人直接交由單位負(fù)責(zé)人審批，這樣前期審批的部門(mén)出于自身利益考慮或?yàn)槠胶飧鞣N關(guān)系，往往也不敢有異議直接審批通過(guò)。這其中就隱藏這種種風(fēng)險(xiǎn)。

（2）全面預(yù)算控制還處于初級(jí)階段

由于行業(yè)特殊性，我們對(duì)公司的預(yù)算控制最終是關(guān)注費(fèi)用控制，而且很多情況下預(yù)算的編制方法不科學(xué)。一方面，我們的預(yù)算并沒(méi)有形成一項(xiàng)全程性和全員性的管理活動(dòng)。另一方面，預(yù)算的執(zhí)行力度也缺乏剛性，部門(mén)預(yù)算超支了，并不是積極去進(jìn)行業(yè)務(wù)改進(jìn)或縮減費(fèi)用開(kāi)支，而是寄希望于期中預(yù)算調(diào)整，造成結(jié)果和預(yù)算普遍存在較大差距。

（3）績(jī)效考評(píng)制度設(shè)計(jì)不合理endprint

在很多員工眼中所謂的績(jī)效考核僅僅是行政管理部門(mén)“扣工資”的工具，激勵(lì)和處罰機(jī)制并不配比，不能有效的激勵(lì)員工的積極性。

3.內(nèi)部信息的不對(duì)稱(chēng)直接降低了內(nèi)部控制的效率

信息與溝通環(huán)節(jié)貫穿于其他四個(gè)環(huán)節(jié)之中，內(nèi)部控制基本規(guī)范要求我們首先要對(duì)收集的各種內(nèi)部信息和外部信息進(jìn)行合理篩選、核對(duì)、整合，保證將內(nèi)部控制相關(guān)信息在企業(yè)內(nèi)部各個(gè)管理層級(jí)以及企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)之間進(jìn)行有效的溝通和反饋，然而事實(shí)上從我們工作的實(shí)際情況來(lái)看，無(wú)論是市級(jí)公司與縣級(jí)公司之間通還是縣級(jí)公司內(nèi)部各部門(mén)之間的溝通都不充分，就會(huì)出現(xiàn)公司財(cái)務(wù)部門(mén)不知道業(yè)務(wù)部門(mén)各項(xiàng)開(kāi)支具體發(fā)生情況，業(yè)務(wù)部門(mén)又不清楚部門(mén)相關(guān)數(shù)據(jù)的來(lái)源的情況。在經(jīng)過(guò)層層的取舍和整理后，信息的真實(shí)性、完整性、可信性往往就會(huì)大打折扣，信息傳遞的速度和質(zhì)量也必然都會(huì)受到影響，從而加劇了內(nèi)部信息的不對(duì)稱(chēng)。

三、優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制措施

1.內(nèi)部控制環(huán)境是一種氛圍，職員在這一氛圍中從事控制活動(dòng)并履行其控制責(zé)任。所以我必須首先必須做到以下幾點(diǎn)來(lái)全力優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境，為公司的內(nèi)部控制奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)：

第一，在人力資源政策方面，公司職員的勝任能力和正直性在很大程度上取決于公司的有關(guān)雇傭、訓(xùn)練、待遇、業(yè)績(jī)考評(píng)及晉升等政策和程序的合理程度，當(dāng)然培訓(xùn)是必不可少的。（1）企業(yè)應(yīng)設(shè)置定期培訓(xùn)機(jī)制，即每隔一段固定時(shí)間就要對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn);（2）豐富培訓(xùn)內(nèi)容，不能只把培訓(xùn)當(dāng)作過(guò)程形式，一定要以提高員工的素質(zhì)和技能為目的進(jìn)行培訓(xùn);（3）注重對(duì)全體員工在企業(yè)價(jià)值觀方面的培訓(xùn)，使其能深深的滲透到每個(gè)人思想當(dāng)中。只有每個(gè)人都能認(rèn)同企業(yè)的文化理念，才能真正起到效益;（4）努力建立“學(xué)習(xí)型組織”，提高培訓(xùn)的效果。學(xué)習(xí)型組織是不斷進(jìn)步的組織，在其中大家可以不斷突破自己的能力上限，創(chuàng)造真心向往的結(jié)果，培養(yǎng)全新、前瞻、開(kāi)闊的思考方式，全力實(shí)現(xiàn)共同的抱負(fù)以及不斷學(xué)習(xí)如何共同學(xué)習(xí)。第二，在企業(yè)文化建設(shè)方面，我們加強(qiáng)對(duì)公司新進(jìn)員工的企業(yè)文化培訓(xùn)，使公司的“船文化”真正的落實(shí)在員工的心里。所有內(nèi)部控制活動(dòng)都是由人來(lái)執(zhí)行的，因此要樹(shù)立員工對(duì)任務(wù)持久的奉獻(xiàn)精神，就只能通過(guò)創(chuàng)造有助于形成內(nèi)在機(jī)理的條件。所以企業(yè)更需注重培育健康、合理的企業(yè)文化，且內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)和建設(shè)也應(yīng)處處體現(xiàn)出企業(yè)文化理念，必須使企業(yè)員工在價(jià)值觀上與企業(yè)達(dá)到統(tǒng)一，使他們對(duì)內(nèi)控制度有著強(qiáng)烈的認(rèn)同感。所以充分發(fā)揮企業(yè)文化，不僅有利于科學(xué)合理地制定和執(zhí)行內(nèi)部控制， 還能夠有效克服人為因素對(duì)內(nèi)部控制運(yùn)行的不利影響和內(nèi)部控制自身的局限性，使企業(yè)的內(nèi)部控制始終處于有效狀態(tài)。

2.控制活動(dòng)是關(guān)鍵，它是為了合理的保證經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，指導(dǎo)員工實(shí)施管理指令，管理和化解風(fēng)險(xiǎn)而采取的政策和程序。針對(duì)公司目前控制活動(dòng)中存在的缺陷采取相關(guān)措施對(duì)其進(jìn)行完善。

（1）在授權(quán)審批方面，組織授權(quán)審批人員及單位負(fù)責(zé)人認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《會(huì)計(jì)法》，精通其內(nèi)涵，領(lǐng)會(huì)其精神，使其樹(shù)立審批簽字不能走“形式主義”，每一個(gè)簽字都是要承擔(dān)責(zé)任的思想，發(fā)現(xiàn)的濫用職權(quán)未按規(guī)定程序?qū)徟⒔o企業(yè)造成損失的追究審批人員的責(zé)任。

（2）預(yù)算管理方面，我們應(yīng)該更好更快更有效的落實(shí)全面預(yù)算管理，要深入應(yīng)用煙草行業(yè)預(yù)算管理制度的建設(shè)成果，重點(diǎn)我們應(yīng)該要關(guān)注以下內(nèi)容：一是要做好預(yù)算的編制，實(shí)現(xiàn)預(yù)算項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理，使企業(yè)的財(cái)務(wù)預(yù)算更具科學(xué)性;而是要做好預(yù)算的執(zhí)行（執(zhí)行力往往是一個(gè)制度切實(shí)有效的關(guān)鍵），明確預(yù)算執(zhí)行的偏差率，要嚴(yán)格執(zhí)行;二是要把好好預(yù)算調(diào)整關(guān)，這是保障財(cái)務(wù)預(yù)算的重要措施，明確預(yù)算調(diào)整的條件、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)，做到有理有據(jù)、增加預(yù)算的剛性;三就是要做好預(yù)算的監(jiān)控，我們財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)該要定期不定期的加強(qiáng)相關(guān)檢查和監(jiān)督，這樣才能確保預(yù)算的嚴(yán)肅性;四是全面預(yù)算管理是“一把手工程”，領(lǐng)導(dǎo)要重視，充分認(rèn)識(shí)和培養(yǎng)預(yù)算管理理念，各級(jí)一把手親手抓、親自管，要讓企業(yè)的全體員工積極參與到預(yù)算的偏制、執(zhí)行和控制中來(lái)，為更好地實(shí)施全面預(yù)算管理獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

（3）績(jī)效考評(píng)方面，我們應(yīng)該要建立長(zhǎng)效激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)激勵(lì)的方式控制人的行為，使他們的行為與企業(yè)目標(biāo)相協(xié)調(diào)，所以我們的績(jī)效考核制度不能僅僅看看處罰這一方面，企業(yè)應(yīng)建立約束與激勵(lì)相結(jié)合的用人制度，真正體現(xiàn)獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。公司職員的勝任能力和正直性在很大程度上取決于公司的有關(guān)雇傭、訓(xùn)練、待遇、業(yè)績(jī)考評(píng)及晉升等政策和程序的合理程度。因此，首先，在用人制度上應(yīng)明確各層級(jí)人員的任職資格標(biāo)準(zhǔn)，能力要求職責(zé)范圍、晉升晉級(jí)等規(guī)定，并嚴(yán)格執(zhí)行;其次，在激勵(lì)員工方面，應(yīng)該從制度上規(guī)范考核機(jī)制，建立科學(xué)合理的考核指標(biāo)并盡可能予以量化，增強(qiáng)考核結(jié)果的客觀性和公正性，避免主觀臆斷，以達(dá)到充分調(diào)動(dòng)員工工作積極性的效果，這樣就可以將員工單體的利益同企業(yè)的目標(biāo)結(jié)合，充分發(fā)揮績(jī)效的杠桿效應(yīng)，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)更好的發(fā)展。

3.信息與溝通方面

企業(yè)有效信息溝通是內(nèi)部控制的重要保證，也是提高管理能力的重要抓手。所以公司應(yīng)通過(guò)信息與傳遞機(jī)制建設(shè)強(qiáng)化內(nèi)部控制，公司應(yīng)關(guān)注信息的收集、加工、傳遞、報(bào)告與反饋。首先，建立和制定與企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)相結(jié)合的信息溝通制度，包括會(huì)議制度、反饋制度等。建設(shè)信息收集與加工的組織機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)和任務(wù)，并予以監(jiān)督考核。其次，完善信息傳遞的機(jī)制，明確不同等級(jí)之間、同一等級(jí)不同部門(mén)之間、企業(yè)組織內(nèi)外部直接信息傳遞的管理辦法和要求，合理保證信息傳遞的有序。在這個(gè)方面應(yīng)該說(shuō)是目前公司最急需改進(jìn)的，目前說(shuō)來(lái)，主要任務(wù)還是提高在信息溝通上的執(zhí)行，所以我們可以從以下兩點(diǎn)著手改進(jìn)：首先我們可以采用定期的會(huì)議制度來(lái)建立相關(guān)的信息共享機(jī)制以加強(qiáng)各部門(mén)之間信息的共享，特別是關(guān)鍵信息在各相關(guān)部門(mén)之間的溝通;其次，財(cái)務(wù)部門(mén)在充分了解自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)的前提下，更應(yīng)該深入了解各業(yè)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)切實(shí)提高內(nèi)部控制的執(zhí)行力。

總之，在公司領(lǐng)導(dǎo)的重視下，公司內(nèi)部控制已初具成效，控制手段也逐漸成熟，在此基礎(chǔ)上我們只有持續(xù)不斷實(shí)踐創(chuàng)新，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的執(zhí)行力，才能有效構(gòu)筑起防范風(fēng)險(xiǎn)的安全網(wǎng)防火墻，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。endprint